[Estudo de caso] Business Intelligence: finalmente uma ponte entre finanças e gerenciamento?

As ferramentas digitais estão ajudando os CFOs a se tornarem a força motriz por trás da criação de valor. Desde que consigam controlar o fluxo crescente de dados que resulta...

A beleza do Business Intelligence é que ele está se tornando o melhor ativo do CFO nesse processo, permitindo que ele faça as melhores propostas possíveis. Que melhor maneira de assumir uma nova função junto aos tomadores de decisão?

Neste artigo, apresentamos o feedback da Verdié Voyages sobre como o Business Intelligence melhorou seu desempenho.

[Questões] Finanças e gerenciamento: perder tempo não é propício ao diálogo

Os departamentos financeiros são constantemente solicitados pelos tomadores de decisão, que precisam de indicadores para o gerenciamento diário. Em duas palavras: dados confiáveis sem demora! Somente assim os departamentos financeiros poderão se sentar à mesa dos estrategistas.

Mas o que acontece quando o CFO coleta informações antes de uma decisão ser tomada?

Inicialmente, as equipes de finanças atualizam seus bancos de dados, enquanto permanecem presas às restrições do departamento de TI (D+1, D+3, etc.). Em seguida, elas precisam cruzar informações de vários pacotes de software de contabilidade e tesouraria ou planilhas do Excel. Por fim, eles fazem ajustes manuais para neutralizar esse ou aquele efeito, pois o excepcional costuma ser a regra.

Obter dados confiáveis no final da cadeia e o tempo necessário para analisá-los é um grande desafio. O resultado? As decisões são tomadas com base em informações incompletas, irrelevantes ou já obsoletas. E os gerentes acabam prescindindo dessa análise...

Como o Business Intelligence resolve esses problemas? Veja um exemplo concreto da Verdié Voyages

Implementação da solução de suporte à decisão MyReport na Verdié Voyages

Na Verdié Voyages, a ferramenta de Business Intelligence MyReport descompartimentou a empresa.

Os gerentes de BU e o departamento financeiro trabalham lado a lado para otimizar o desempenho.

Que problemas precisam ser resolvidos?

A Verdié Voyages tem 4 marcas, 35 agências e mais de 200 funcionários.

Essa configuração traz consigo uma série de problemas a serem resolvidos:

• Processos demorados e tediosos,
• Muito processamento manual no Excel,
• Pouco tempo para análise e gerenciamento,
• Necessidade de equipar a gerência com um painel de controle.

3 anos depois de entrar para o grupo, o CFO queria reformular alguns processos internos.

Os relatórios de dados eram tão complexos e demorados que era impossível ter uma visão geral do desempenho em tempo real. Como resultado, as equipes financeiras não conseguiam fornecer indicadores de direção para as várias unidades de negócios. A empresa era compartimentada, sem sinergia entre as finanças e as linhas de negócios.

Além disso, a equipe financeira era muito dependente do departamento de TI. Além de ter de solicitar ao departamento de TI que disponibilizasse os dados de acordo com as mudanças estruturais, o departamento financeiro tinha de se adaptar à disponibilidade do departamento de TI, que, por sua vez, estava muito envolvido em suas tarefas diárias e em outros projetos em andamento. Os funcionários, portanto, tiveram que refazer manualmente os relatórios e os demonstrativos contábeis que sustentavam as contas anuais no Excel.

Qual solução?

Desde que adotou o MyReport :

A gerência recebe automaticamente um instantâneo das vendas diárias, em vez de uma vez por mês anteriormente. Isso é essencial para nossos negócios.

Laurent Albouy, DAF

Portanto, a ferramenta ajudou a estabelecer "uma abordagem multifuncional dentro da empresa, que rompe as barreiras organizacionais e incentiva a tomada de decisões em conjunto".

Os benefícios

Uma visão de 360° do desempenho dos negócios

Ao centralizar os dados em um data warehouse e torná-los utilizáveis e acessíveis, o MyReport oferece ao CFO uma visão de 360° do desempenho de cada unidade de negócios.

Funcionários capacitados

Graças ao MyReport, os dados são acessíveis e utilizáveis. Os funcionários não precisam mais fazer solicitações ao departamento de TI. As unidades de negócios têm um alto grau de autonomia na elaboração de seus relatórios.

O acesso aos dados agora é fácil, podemos acessar todos os números da empresa de forma rápida e fácil.

Laurent Albouy, DAF

Otimização das análises financeiras

Nas palavras de Laurent Albouy:

"Por exemplo, o MyReport nos permitiu economizar cerca de 15 dias de trabalho na justificação das contas de clientes da nossa rede de agências de viagens.O MyReport nos permitiu economizar cerca de 15 dias para justificar as contas a receber de nossa rede de agências de viagens, porque as atualizações de dados entre nossos produtos comerciais e nossa contabilidade CEGID agora são quase instantâneas.

A gerência agora recebe automaticamente um instantâneo das vendas diárias, em vez de receber uma vez por mês anteriormente. Isso é essencial para nossa empresa, pois precisamos analisar a atividade de vendas de nossa rede diariamente, comparando-a com o total acumulado (YTD)".

Em conclusão, o BI possibilita que os tomadores de decisões financeiras e operacionais trabalhem juntos

Graças ao BI, estão sendo criados novos processos que permitem a tomada de decisões informadas de forma mais fluida.

Na prática, o CFO e suas equipes podem trabalhar em uma solução que coleta dados de diferentes fontes e os torna confiáveis e estruturados. Não há mais necessidade de atualizar três tabelas manualmente e verificar os links para garantir que os relatórios sejam confiáveis. Também não há necessidade de criar um painel do zero.

Com essa ferramenta de gerenciamento, o CFO tem uma visão operacional importante da atividade da empresa. Ele pode apresentar calmamente sua análise e propor alavancas de ação para seus gerentes. Isso cria uma relação de confiança e um diálogo genuíno entre iguais.

Um novo relacionamento que beneficia ambas as partes, então por que perder?