7 práticas recomendadas para uma gestão de compras bem-sucedida

Procurement é um termo usado para descrever o gerenciamento de compras no sentido mais amplo do termo. Seja centralizado ou não, o processo de obtenção de suprimentos de fornecedores desempenha um papel estratégico nas operações de uma empresa, bem como em seu desempenho financeiro. Por isso, é essencial conhecer os métodos corretos a serem usados no dia a dia para gerenciar as compras da maneira mais eficaz possível.

O que é procurement?

Procurement é o processo de compra de produtos ou serviços de fornecedores. Há vários estágios importantes no processo:

• Elaboração de especificações, principalmente para compras complexas com especificações técnicas elaboradas.
• Sourcing para identificar e listar prestadores de serviços que possam oferecer o produto ou serviço necessário.
• Licitação competitiva para obter ofertas dos fornecedores.
• Fechamento : escolha do comerciante, negociação, validação interna e assinatura do contrato.

No setor público, a licitação competitiva pode ser realizada por meio de um procedimento de compras públicas, especialmente quando o valor total do contrato excede um determinado valor. No setor privado, a maioria das compras é feita por acordo mútuo, simplesmente assinando um orçamento.

Há alguns anos, você tem ouvido falar cada vez mais sobre e-procurement. Esse termo se refere à evolução do setor de compras em direção aos serviços on-line para gerenciar todo o processo de compras.

O papel central da aquisição corporativa

Quando você avalia os riscos aos quais uma empresa está exposta, não necessariamente pensa primeiro em compras. No entanto, a cadeia de suprimentos é totalmente dependente de seus fornecedores.

Se as matérias-primas não estiverem disponíveis nos fabricantes, você não poderá mais produzir. Se os preços aumentarem muito, você será forçado a reduzir suas margens, pelo menos temporariamente, até que possa aumentar seus preços ou melhorar sua produtividade.

Sem dúvida, você deve ter notado isso durante a crise de saúde em 2021. As tensões nas fontes de suprimento têm um impacto quase imediato na disponibilidade dos produtos finais, mas também em seu preço. É por isso que é tão importante garantir o relacionamento com os fornecedores, para que você continue sendo um cliente prioritário, mesmo em tempos de crise.

Como você pode otimizar o gerenciamento de compras?

1 - Torne seu gerenciamento de compras sem papel

Quando se trata de compras eletrônicas, a primeira prática recomendada é eliminar o uso de papel. Em muitas empresas, o funcionário que precisa de um produto preenche um formulário de pedido em uma folha de papel, que é então assinado por vários gerentes antes de ser enviado ao fornecedor.

Tudo isso consome muito tempo. Isso leva a atrasos problemáticos na cadeia de suprimentos. Às vezes, as solicitações se perdem no caminho.

Para enfrentar esses desafios, a Mon Intranet desenvolveu um módulo de software Procure to Pay que desmaterializa o processo de gerenciamento de compras de ponta a ponta:

• Os funcionários preenchem e enviam seus pedidos de compra eletrônicos on-line.
• Os gerentes validam a solicitação.
• O pedido de compra validado é enviado eletronicamente para o subcontratado.
• O funcionário confirma o recebimento dos produtos e gera uma solicitação de pagamento, que é validada pela pessoa responsável pelo pagamento das faturas dos fornecedores.

Com uma solução on-line como essa, os pedidos de compra em papel são coisa do passado. A economia de tempo na preparação e validação dos pedidos é considerável. Como resultado, você pode reduzir os prazos de fornecimento que podem afetar o bom andamento de suas operações.

Outro ponto importante é que esse software permite centralizar as informações do fornecedor em um banco de dados. Isso facilita o gerenciamento do sourcing.

2 - Centralizar as informações do fornecedor

Ao usar um banco de dados centralizado para todos os fornecedores da empresa, você se tornará mais eficiente em termos de sourcing, mas também na fase de negociação. Vejamos o exemplo de uma grande empresa com várias unidades industriais. Se cada departamento de compras fizer seus pedidos de forma independente, ele deverá :

• Procurar e listar fornecedores para cada produto no catálogo.
• Negociar as condições de preço individualmente.

Ao usar uma plataforma comum, o processo de aquisição é mais rápido. Você tem acesso a informações sobre cada fornecedor listado na empresa e o volume de negócios já realizados. Isso lhe dá uma vantagem efetiva na fase de negociação. Esse é um dos componentes essenciais de uma solução de compras eletrônicas.

3 - Avalie os riscos

A escolha de um provedor de serviços envolve o gerenciamento de riscos. Existem muitos desses riscos:

• Risco de conformidade: se o produto não atender a determinados padrões, principalmente quando for fabricado em outros continentes, onde os padrões são diferentes.
  
  
• Risco de flutuação de preços: o preço de determinadas matérias-primas pode variar consideravelmente, dependendo de vários critérios. Se o seu fornecedor for um atacadista ou distribuidor, ele estará mais diretamente exposto a essas flutuações e terá de repassá-las a você mais rapidamente.
  
  
• Tensões de fornecimento: qual é o volume de produção de seu produtor de matérias-primas? Onde ele está localizado? Essa é uma atividade estratégica para ele? Seu contrato representa uma proporção significativa do faturamento dele? Todas essas perguntas são essenciais para avaliar e antecipar quaisquer possíveis dificuldades na entrega dos produtos esperados.
  
  
• Problemas de qualidade: as especificações permitem que você defina o nível de qualidade esperado para cada entrega de produto. Os desvios aceitáveis devem ser definidos com precisão. Uma auditoria das instalações do fabricante fornece uma visão útil dos métodos de trabalho e do nível de qualidade que você pode esperar.

Para limitar os riscos, é sempre preferível fazer referência a pelo menos dois fornecedores para o mesmo requisito. Isso não apenas mantém a concorrência, mas também garante que você tenha uma solução de reserva se o seu fornecedor histórico tiver dificuldades.

Garantir o relacionamento com o fornecedor por meio de um contrato o ajudará a encontrar soluções rápidas para quaisquer problemas que possam surgir. Os contratos estabelecem uma estrutura legal. Nem tudo deve ser contratualizado, pois isso tornaria o processo de compras muito complexo. Mas é uma boa prática de aquisição elaborar um contrato, indo além das condições gerais de compra, assim que você exceder um determinado valor ou houver uma nova especificidade.

Mais uma vez, é uma questão de equilíbrio. Não devemos cair na armadilha da complexidade que encontramos na concessão de determinados contratos. Isso pode desestimular alguns fornecedores.

Além disso, a complexidade administrativa da contratação sempre se reflete na fatura paga pelo cliente. Além disso, um contrato não resolve tudo. O importante também é a relação de confiança que você pode estabelecer com o seu contato.

4 - Verifique cada compra adequadamente

Quando um funcionário faz um pedido, ele está incorrendo em uma despesa. Essa despesa é justificada? O valor é apropriado? A gerência deve monitorar cada compra para garantir que ela esteja de acordo com as prioridades operacionais e os objetivos orçamentários.

Esse controle deve ser proporcional. Não faz sentido ter uma solicitação de compra de 50 euros aprovada por 5 linhas de gerência. Por outro lado, quando se trata de um gasto de capital estratégico que comprometerá a empresa por vários anos, um controle mais rígido é plenamente justificado. Portanto, o processo de aprovação precisa ser adaptado à política da empresa. Ele deve permanecer eficiente e não levar a atrasos excessivos em toda a cadeia de suprimentos.

5 - Compre quando for necessário e ideal

As despesas têm impacto no fluxo de caixa da empresa. Cada pedido recebido significa que, nas semanas seguintes, há uma saída de caixa para pagar a fatura do fornecedor. Se os produtos encomendados não forem usados rapidamente, o dinheiro será usado para estoque que não produz nenhum valor agregado para a empresa.

O gerenciamento da programação da produção significa que os suprimentos podem ser previstos com a maior precisão possível. O preço das matérias-primas flutua com o tempo, dependendo do clima econômico e da estação. Como resultado, o departamento de compras precisa encontrar o equilíbrio certo entre um preço-alvo e níveis ideais de estoque. A prioridade é sempre garantir o fornecimento ininterrupto à cadeia de suprimentos. Afinal, quando a produção é interrompida devido à falta de matérias-primas, os custos fixos continuam existindo e pesam muito no balanço patrimonial da empresa.

6 - Evite derrapagens orçamentárias

A cada ano, a empresa define um orçamento de despesas para os diversos departamentos. A centralização das compras facilita o trabalho do departamento de contabilidade, que pode monitorar a evolução das despesas em relação ao orçamento, de acordo com a forma como ele é alocado. Qualquer aumento descontrolado nas despesas é então rapidamente identificado. Obviamente, isso só é possível com a implementação de ferramentas adequadas.

A lucratividade dos negócios de uma empresa ou mesmo de um simples projeto está intimamente ligada ao cumprimento do orçamento. Ele serve como base para calcular os custos e definir os preços dos produtos acabados. É por isso que o processo de aquisição deve estar diretamente vinculado ao orçamento.

7 - Entenda o valor geral do subcontratado

O valor agregado de um fabricante de matérias-primas não pode ser reduzido ao preço de seus produtos. Pelo contrário, é preciso levar em conta:

• Prazos de entrega, especialmente para necessidades não planejadas.
• Condições de pagamento.
• A variedade de produtos disponíveis.
• A qualidade dos produtos entregues: defeitos de qualidade e problemas de entrega acarretam riscos e custos para a cadeia de suprimentos.
• A estabilidade do relacionamento contratual e financeiro: tendências de preços previsíveis e razoáveis, política comercial equilibrada.

Todos esses fatores devem ser levados em conta ao fazer sua seleção. O preço sempre inclui um determinado nível de serviço. É a qualidade desse serviço que você precisa analisar para ver se ele atende às suas necessidades.

Há muitos fatores envolvidos na otimização do processo de aquisição. Para dominá-los, são necessárias as ferramentas certas e o envolvimento de todos na organização que fazem compras.