[Estudo de caso] Como otimizar os processos para aumentar o fluxo de caixa

Há milhares de facetas no mundo dos negócios. Algumas dessas facetas são tão importantes que podem ser o começo do fim. Ou, de forma otimista, o início do sucesso.

Todos nós sabemos que o fluxo de caixa é vital... até mesmo essencial. Mas como melhorar seu fluxo de caixa? Isso é algo que os empreendedores nem sempre sabem.

Quando Antony Bouteiller, diretor da Assistance Frigorifique, assumiu a empresa da família, ele embarcou em uma nova aventura com muitas ambições e um grande imperativo: ele tinha que trabalhar com o que já existia.

Então, como otimizar os processos de uma pequena empresa bem-sucedida? Como agilizar e repensar uma estrutura que existe há 25 anos? Nesta entrevista, Antony Bouteiller faz uma retrospectiva da equipe da Assistance Frigorifique e explica por que procurou o suporte da Evoliz.

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A Assistance Frigorifique em poucas palavras

A Assistance Frigorifique foi fundada em 1994 e está sediada na zona industrial de Saint Gelais, sendo especializada em sistemas de refrigeração para clientes particulares (ar condicionado, bombas de calor) e profissionais (indústria, catering, processamento de alimentos, empresas de refrigeração). O objetivo da empresa é claro: fornecer aos clientes serviços de qualidade usando equipamentos de alto desempenho e uma força de trabalho qualificada. Atualmente, sete pessoas trabalham todos os dias para satisfazer seus clientes.

Dificuldades logísticas e organizacionais afetam o fluxo de caixa

Quando decidiu assumir a empresa da família, Antony Bouteiller se deparou com três grandes problemas :

• O equipamento de software era gerenciado localmente, além de ser caro e consumir muita energia. Como Antony está baseado em Toulouse, ele trabalha em grande parte remotamente, o que significa que precisa ter acesso à administração da empresa de qualquer lugar e a qualquer momento.
  
• São usadas 3 ferramentas diferentes para gerenciar vendas, contas e cotações. Ele percebeu que essas ferramentas não podiam ser interconectadas e notou que estava perdendo tempo (entrada tripla do banco de dados de clientes) e que havia um risco maior de erro.
  
• O gerente não tem uma visão geral de sua situação contábil. Ele queria monitorar suas vendas e compras em tempo real para antecipar a situação financeira da empresa e destacar as áreas de melhoria.

Implementando o software certo

Com base em sua vasta experiência profissional e seu domínio de softwares de gerenciamento projetados para grandes grupos, Antony Bouteiller decidiu encontrar uma solução de software semelhante, mas adaptada a estruturas menores. Depois de testar quase 5 pacotes de software diferentes, ele descobriu o Evoliz em 2019. Em virtude de seu DNA, o Evoliz resolve uma série de problemas para os gerentes:

• Em primeiro lugar, seu modo SaaS (100% on-line, sem downloads), que permite que ele gerencie tudo remotamente,
  
• em segundo lugar, a gama de funções (vendas, compras, bancos) que permite centralizar toda a empresa em um único pacote de software. O Evoliz também oferece vários recursos que são raros em softwares de uso geral, como faturas de status e gerenciamento simplificado de estoque, que são essenciais para sua empresa.

Entre os softwares testados inicialmente, alguns foram além em termos de funcionalidades oferecidas, mas o peso e a complexidade de uso não agradaram à equipe de Antony. Contador, representante de vendas, técnico... na Assistance frigorifique, todos têm que ser capazes de usar o software... sem ficar com a cabeça em frangalhos!

Depois de algumas discussões com o atendimento ao cliente para estender o período de avaliação e testar a função de importação de dados, Antony foi em frente e escolheu o software banana!

Racionalizar seu fluxo de caixa, sim... mas como?

Dados limpos e em conformidade

A escolha de uma solução de software também se baseia nas garantias que ela oferece. As mudanças na ferramenta e na legislação são uma garantia de qualidade. No entanto, os editores podem ir ainda mais longe, submetendo-se a uma auditoria anual para obter a certificação NF203 - a lei antifraude do IVA.

Todo empresário está ciente de que documentos não conformes podem causar vários inconvenientes para a empresa (faturas não pagas com mais frequência, impossibilidade de buscar recuperação legal, auditorias fiscais etc.).

Portanto, a Antony Bouteiller aproveitou essa mudança de software para tornar seu processo de vendas mais seguro: os termos e condições gerais de venda são adicionados automaticamente a cada cotação , as notas de entrega são criadas com um único clique, as faturas incluem todas as informações obrigatóriasetc.

Graças à certificação NF203, a Evoliz implementa proteções no próprio software. Não há espaço para erros. Assim, a Assistance Frigorifique pode ter certeza de que seu faturamento é totalmente legal !

Melhore a conversão de clientes potenciais em clientes

Como explica Antony Bouteiller: "Um dos principais motivos pelos quais escolhi o Evoliz foi o fato de ele aceitar citações on-line, em formato de documento da Web.

Com um gerenciamento mais preciso e abrangente das cotações, os proprietários de empresas conseguiram proteger seu processo de vendas e agora têm um documento oficial de compromisso. A cotação é enviada por meio de um documento da Web, e o cliente em potencial pode facilmente aceitá-la, colocá-la em espera ou recusá-la. A equipe da Assistance Frigorifique valida o recebimento do documento, visualiza seu status e age de acordo: um método eficaz para converter novos clientes. Ele também dá à equipe visibilidade da taxa de conversão e da carteira de pedidos em tempo real. Uma verdadeira vantagem para o gerenciamento financeiro de sua empresa!

Faturamento: economize tempo... e dinheiro!

Cada dia que você atrasa o faturamento de um cliente é um dia de dinheiro perdido. A solução ideal é faturar imediatamente, assim que o trabalho for concluído. A ferramenta digital pode economizar tempo não apenas na criação da fatura, mas também no envio do documento : no Evoliz, diretamente por e-mail, por correio, por fax digital ou até mesmo via Chorus Pro para clientes da Administração Pública. Com apenas alguns cliques, o aplicativo cuida de tudo. Como as faturas são enviadas mais rapidamente, elas também são pagas mais rapidamente.

Por exemplo, o gerente da Assistance Frigorifique observa que "antes, podia haver um atraso de 2 ou 3 semanas, ou até mesmo 1 mês, entre o final da intervenção e o faturamento. Hoje, no dia 31 do mês, já faturamos o mês inteiro".

E para acelerar ainda mais a cobrança, os clientes podem pagar suas faturas diretamente on-line usando o PayPal, Payzen ou Stripe (Payplug em breve) , ou serem debitados pela empresa por meio de sua conexão com a GoCardless.

"Isso nos permitiu reduzir nosso DSO em 60%.

Acompanhe as despesas dos fornecedores em um piscar de olhos!

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Está claro que, para controlar seu fluxo de caixa, Antony precisa saber em tempo real o status de suas despesas passadas e futuras. Embora a Assistance Frigorifique ainda não tenha investido 100% em compras, o diretor da empresa já sabe que melhorou consideravelmente a rastreabilidade de suas despesas.

Agora eles podem :

• saber o status das faturas de seus fornecedores: pendentes, pagas, vencidas, etc.
• ter visibilidade quase direta de seus custos e do peso respectivo de cada categoria, para que possa racionalizar, se necessário.
• monitorar as tendências de preços dos fornecedores para negociar contratos e reduzir custos .

Muitas vezes nos esquecemos de que um bom relacionamento com nossos fornecedores é tão essencial quanto com nossos clientes. Por isso, é importante respeitar suas condições de pagamento para :

• garantir a durabilidade e a qualidade de sua colaboração - e por que não negociar condições especiais de pagamento?
• manter todo o processo de vendas funcionando sem problemas .

Após mais de um ano de uso do software Evoliz, os resultados são positivos para a equipe da Assistance Frigorifique, e o progresso é fácil de medir. Para Antony Bouteiller, o gerenciamento remoto da empresa e o monitoramento diário agora são possíveis graças a "uma ferramenta simples com uma interface agradável". Mas mudar de ferramenta é, muitas vezes, uma etapa difícil! Mudar hábitos de trabalho, treinar funcionários... é difícil! Para a Assistance Frigorifique, graças ao Evoliz, os pedidos de reembolso de despesas são reembolsados mais rapidamente e os cursos de treinamento on-line gratuitos fizeram com que a equipe se integrasse rapidamente... E com um verdadeiro entusiasmo! Uma posição de caixa mais saudável e maior tranquilidade, com um aumento médio de 22.000 euros no final de cada mês!