10 etapas para a implantação de um WMS em seu depósito
Como ele permite que os recursos do armazém e os processos logísticos sejam otimizados, o bom funcionamento de um sistema de gerenciamento de armazém (WMS ) é crucial para os envolvidos na cadeia de suprimentos.
Portanto, é preciso ter cuidado durante a fase de implementação, pois a eficácia futura dependerá de sua implantação bem-sucedida.
A Generix WMS explica aqui as etapas a serem seguidas .
Etapa 1 - Envolva sua organização em uma abordagem colaborativa
A implementação de um WMS tem um impacto em toda a empresa:
- Departamento de marketing
- DEPARTAMENTO DE TI
- gerentes de logística, etc.
Para acelerar o retorno sobre o investimento e reduzir o risco de rejeição pelas equipes, cada departamento precisa estar preparado para absorver a mudança.
Uma vez que o princípio da implantação do WMS tenha sido aceito, é muito importante revisar a organização interna da empresa e planejar com antecedência o treinamento de todo o pessoal envolvido. Para atingir todo o seu potencial, o projeto precisa ser abordado como um todo, com os responsáveis pelos fluxos no centro de sua abordagem.
Portanto, para garantir que todos estejam comprometidos, o suporte ao gerenciamento de mudanças é muitas vezes essencial e estratégico para tranquilizá-los sobre como seus trabalhos evoluirão: não, seus funcionários não serão substituídos por robôs quando o software for implementado!
Há várias alavancas disponíveis para apoiar as equipes, dependendo do projeto, das pessoas envolvidas e dos recursos disponíveis, portanto, soluções como aprendizagem digital, treinamento ou coaching podem ser uma boa ideia.
Etapa 2 - Definir com precisão o escopo da mudança
Quer esteja instalando um WMS pela primeira vez ou substituindo um já existente, é necessário analisar sistematicamente o escopo das mudanças que deseja implementar. Pode parecer óbvio, mas.... Suas necessidades não são as mesmas que as do seu vizinho.
Portanto, você precisa levá-las em consideração e definir as metas de desempenho que deseja atingir para orientá-lo em direção à solução WMS correta. Esse é o dimensionamento local da estratégia global. Essa etapa é dividida em duas fases:
- Levantamento de requisitos: os locais de logística a serem equipados e os fluxos físicos a serem modelados devem ser definidos. Deve-se ter o cuidado de incluir os vários departamentos envolvidos.
- Elaboração de especificações: os principais objetivos da empresa e os desafios comerciais que ela enfrenta precisam ser especificados.
Essa fase de antecipação operacional identificará os recursos industriais a serem implantados em relação ao WMS.
Etapa 3. Consultar as equipes no local
Muitas vezes há discrepâncias entre as informações conhecidas pelos tomadores de decisão (gerente de armazém, gerente de projeto, gerente de logística) e o que os operadores sabem e fazem.
Em um depósito, você sempre precisa se colocar no lugar do operador: ele consegue se orientar e realizar sua tarefa com as informações que tem?
Nessa etapa, a ideia é comparar as previsões dos tomadores de decisão com as estimativas e o feedback das equipes operacionais. Isso permite que o tempo necessário para a mudança seja especificado dentro da estrutura das estimativas orçamentárias.
Etapa 4. Definir e implantar a equipe do projeto
A equipe do projeto de implementação do WMS é composta de duas partes:
Uma equipe de projeto externa
Essas são as pessoas encarregadas do projeto na editora e incluem:
- Um especialista funcional, que deve ter um conhecimento perfeito da ferramenta e sólida experiência em projetos de implementação do WMS. Ele poderá lhe dar a melhor orientação possível sobre as configurações padrão, mas também poderá aproveitar o feedback dele para adaptar a ferramenta às necessidades específicas do seu projeto.
- Um consultor técnico que implementará essas recomendações de personalização.
- Um arquiteto de soluções que será responsável pela integração da ferramenta à arquitetura técnica do depósito, bem como ao restante do sistema de informações da sua empresa.
- Um gerente de projeto, que será responsável pela coerência e pelo bom andamento do projeto como um todo: cumprimento do cronograma, fornecimento de recursos, registro de tempo, faturamento, gerenciamento de comitês de monitoramento e arbitragem de decisões.
Uma equipe de projeto interna
A identificação de seus membros é fundamental. De fato, a escolha e a disponibilidade das pessoas encarregadas do projeto WMS internamente estão no centro do seu sucesso. É importante ter um conhecimento muito bom da área:
- Gerentes de armazém e supervisores responsáveis por áreas de atividade como recebimento, preparação ou expedição.
- Um gerente de projeto também é necessário para conduzir o projeto durante os comitês de monitoramento e para fazer a ligação interna com a gerência da organização, cujo envolvimento é essencial. A equipe técnica também será chamada durante as fases de instalação e troca de informações entre o WMS e o software de gerenciamento existente.
Etapa 5 - Elaboração de um cronograma detalhado
O tempo necessário para implementar um WMS depende do escopo funcional. A implementação pode variar de algumas semanas a um ano, dependendo das necessidades da empresa, do tipo de depósito (manual ou automatizado) e da complexidade dos fluxos logísticos a serem gerenciados.
De acordo com a pesquisa de mercado do WMS, a implementação de um WMS leva em média de 6 a 9 meses.
- se o armazém for automatizado, em 30% dos casos, o tempo de espera será de 10 a 12 meses;
- se o armazém for gerenciado manualmente, em 50% dos casos, o prazo de entrega poderá ser inferior a 6 meses.
Etapa 6 - Configuração da solução e dimensionamento para o projeto
Essa etapa permite que o provedor de serviços adapte o software WMS à organização dos depósitos. Para isso, é necessário desenvolver um projeto que contenha especificações gerais e, em seguida, especificações detalhadas passo a passo.
Ele define o esboço e o conteúdo do projeto. Necessário para analisar os requisitos, esse é um estágio muito intenso de reflexão sobre os processos logísticos atuais e futuros.
Em seguida, é realizada uma análise funcional para garantir que a solução escolhida corresponda ao padrão o mais próximo possível e para identificar quaisquer desvios do padrão. A equipe responsável por essa etapa explorará os recursos de parametrização da ferramenta para atender a requisitos comerciais específicos, preparará uma especificação de aceitação completa e trabalhará com o editor para fazer melhorias.
Etapa 7 - Integrando a solução na prática... e testando-a
Pouco antes de entrar em operação, é necessário um período de testes, levando em conta todos os cenários possíveis. Essa é a última etapa antes da entrada em operação.
O envolvimento de todos é essencial para concluir essa etapa com êxito. Deve-se observar que os testes devem ser realizados pelo cliente e não pelo integrador, pois este não pode ser "juiz e júri".
Nessa etapa, um comitê de direção estratégica decidirá sobre o GO / NO GO à luz dos vários indicadores e alertas que receber. A fase de treinamento segue esse estágio, uma vez que os indicadores problemáticos tenham sido tratados.
Etapa 8 - Comunicação regular com as equipes operacionais
Mudar todo o mundo do trabalho da noite para o dia pode perturbar significativamente as equipes: portanto, é fundamental mantê-las informadas regularmente.
Um ponto importante a ser comunicado a elas: este é, antes de tudo, um projeto para elas, para facilitar o trabalho diário. De antemão, você precisa informar sobre o andamento do projeto, dar um nome a ele e fazer com que as equipes se envolvam para criar e manter o entusiasmo por ele.
Etapa 9 - Conhecer as possibilidades oferecidas pelo WMS
No dia em que o WMS for lançado, os operadores provavelmente não estarão com 100% da capacidade. Há uma curva de aprendizado. As equipes precisarão de um certo tempo para se familiarizarem totalmente com a nova solução, mesmo com treinamento prévio.
As primeiras semanas trarão à tona alguns problemas que não puderam ser identificados durante o período de teste, e os funcionários terão de aprender a dominar a ampla gama de funcionalidades. Entretanto, se as etapas anteriores tiverem sido seguidas, a adoção interna da ferramenta será relativamente rápida.
Etapa 10 - Mantenha contato regular com o editor
Com uma solução de WMS na nuvem, você pode ter certeza de que está usando a versão mais recente do software: as atualizações são automáticas, tanto tecnicamente quanto em termos de normas - seu gerenciamento de faturas estará sempre em conformidade. E tudo com a mesma fluidez de uma simples atualização de aplicativo em um smartphone. Mas isso não significa que você deva cortar todos os laços com o fabricante da sua solução!
Pelo menos por dois motivos:
- O primeiro é que os editores desenvolvem suas soluções com base no feedback do campo - ao formalizar suas necessidades ou dificuldades, você estará, sem dúvida, ajudando a desenvolver a ferramenta de acordo com seus interesses!
- O segundo motivo é que o editor, por definição, sempre estará disponível para ajudá-lo se você precisar, por telefone, chat, e-mail ou até mesmo pessoalmente.
Artigo traduzido do francês