O que é uma estratégia de aquisição? Desenvolva uma em 8 passos simples!

Em um mercado cada vez mais competitivo, uma estratégia de aquisição é usada para prestar muita atenção ao desempenho operacional de uma empresa. O estabelecimento de um desempenho operacional correto permite que as empresas identifiquem áreas que geralmente são negligenciadas para reduzir custos.

Aqui está um guia completo sobre o que é uma estratégia de procurement e como desenvolvê-la em 8 etapas.

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O que é uma estratégia de procurement?

Definição

Nos negócios, o termo procurement refere-se ao ato de adquirir ou comprar serviços ou mercadorias em grande escala.

Uma estratégia de procurement detalha como uma empresa deve lidar com seu processo de procurement. Ela fornece uma visão geral de todas as etapas envolvidas na compra e pode ser usada como um roteiro para a forma como a empresa conduz sua atividade de procurement.

Uma estrutura de estratégia de procurement ajuda as empresas a escolher

• fornecedores,
• produtos ou serviços,
• métodos e procedimentos que serão usados durante as trocas com os fornecedores.

Uma estratégia de procurement eficaz deve incluir

• declaração estratégica: os objetivos de sua estratégia;
• resultado desejado: os resultados que você espera;
• cronograma: prazos que você deve cumprir;
• plano tático: explica como sua estratégia será implementada;
• indicadores-chave de desempenho: métricas de negócios que são usadas para avaliar o processo de aquisição;
• ferramentas dedicadas: ferramentas que podem ser usadas para estudar o ambiente interno e externo de sua empresa a fim de definir uma estratégia de aquisição relevante.

Tipos de estratégias de procurement

Como a maioria das empresas compra ou adquire bens ou serviços de fornecedores, aqui estão alguns tipos de estratégias de procurement que são comumente encontradas nos negócios:

• gerenciamento de riscos,
• otimização de fornecedores,
• compras ecológicas,
• desenvolvimento de fornecedores,
• sourcing global.

Matriz de estratégia de aquisição

A Matriz Kraljic é um método popular usado na definição de uma estratégia de aquisição. Ela é usada para classificar e analisar o portfólio de compras de uma empresa.

De acordo com Peter Kraljic, uma estratégia de compras depende de dois fatores principais:

• Importância estratégica das compras: volume de gastos, custo total de propriedade (TCO), lucratividade, diferenciação e valor agregado para a empresa e o processo de vendas.
• Complexidade do mercado de suprimentos: monopólio ou oligopólio, barreiras de entrada, evolução tecnológica, custo ou complexidade da logística, etc.

© manutan

Esse princípio é ilustrado com um gráfico que pode ser usado para priorizar as compras e classificá-las em quatro categorias principais:

• itens não críticos,
• itens de alavancagem,
• itens de gargalo,
• itens estratégicos.

Como desenvolver uma estratégia de aquisição em 8 etapas

8 etapas para implementar uma estratégia de aquisição eficaz para o desenvolvimento de sua empresa. Lembre-se de que essas etapas devem ser adaptadas aos seus procedimentos e que você deve implementar ações adicionais ou subetapas de acordo com suas necessidades.

1. Analisar as despesas

A primeira etapa que deve ser examinada é a análise de suas despesas atuais. Isso lhe dará uma visão dos seus hábitos de gastos atuais:

• para identificar áreas que geralmente são negligenciadas,

• e onde você pode cortar custos.

Além disso, essas informações servirão de base para a sua estratégia de aquisição e permitirão que você tenha uma ideia clara do que deve esperar do seu futuro fornecedor.

2. Identificar oportunidades

Em seguida, um ou mais membros da sua empresa (por exemplo, a equipe de compras) deve identificar e formular oportunidades de melhoria dos produtos ou serviços.

Essas melhorias devem ser analisadas e alinhadas com os requisitos de seu processo de aquisição. Esse é um fator fundamental que você deve considerar ao escolher os fornecedores para garantir a economia de custos.

3. Estude o mercado

Depois de identificar suas oportunidades, você deve ter uma visão geral das condições atuais do mercado com análise externa.

Para estudar o mercado de forma eficiente, aqui estão algumas metodologias que você pode escolher:

• As cinco forças de Porter podem ser usadas para entender a competitividade de seu ambiente de negócios e identificar a lucratividade potencial de sua estratégia,
• uma análise PESTEL o ajuda a identificar as principais oportunidades e ameaças externas em seu mercado,
• uma análise SWOT combina análises externas e internas para resumir seus pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças.

No entanto, é preciso ter em mente que as condições do mercado podem mudar com frequência, dependendo do tipo de setor em que você está. Portanto, é recomendável certificar-se de que as informações coletadas sejam atualizadas com frequência e permaneçam atualizadas ao longo do tempo.

4. Defina objetivos realistas

Agora que você identificou suas necessidades e concluiu uma análise externa do seu mercado, a próxima etapa é definir seus objetivos.

As informações coletadas nas etapas anteriores permitirão que você identifique as necessidades da sua estratégia de aquisição, que podem ser classificadas de acordo com o nível de importância.

5. Implementar diretrizes de aquisição

Depois de estudar o mercado e definir seus objetivos, você deve criar uma lista de práticas que podem ser implementadas para aprimorar o processo de aquisição atual.

Recomenda-se revisar suas diretrizes de aquisição atuais e adaptá-las às necessidades atuais da sua empresa que você identificou nas etapas anteriores.

Se você começar novas diretrizes de compras do zero, há uma chance de perder alguns aspectos importantes que podem ser negligenciados.

O ideal é que as diretrizes de aquisição sejam usadas por todos os envolvidos no processo de aquisição, pois elas listam soluções para possíveis desafios.

6. Use uma ferramenta dedicada

Um processo de aquisição envolve várias etapas que devem ser seguidas com precisão para evitar erros que possam resultar em atrasos ou atrasos nos pagamentos. Essa pode ser uma tarefa difícil de gerenciar, pois consome muito tempo.

Entretanto, com uma ferramenta dedicada, você poderá aumentar a produtividade dos funcionários e reduzir os erros, eliminando a entrada manual de dados e as ineficiências associadas.

Com um software de gerenciamento empresarial como o NetSuite, empresas de todos os tamanhos podem configurar e gerenciar procedimentos de aquisição em uma interface fácil de usar.

Isso pode economizar o tempo dos funcionários, reduzir erros e diminuir os custos, canalizando as compras para fornecedores aprovados e contratos pré-negociados.

7. Estabelecer e executar a estratégia de aquisições

A etapa seguinte é usada para identificar as metas desejadas de sua estratégia de aquisição e o método que será usado para alcançá-las.

Recomenda-se usar metas SMART ao definir sua estratégia de aquisições:

• Específicas,
• Mensuráveis,
• Attainable (atingíveis),
• Relevantes,
• Baseadas no tempo.

Assim, você poderá passar mais tempo concentrado em como melhorar os relacionamentos com os fornecedores e a parte estratégica das compras, em vez de se concentrar em tarefas administrativas que podem tomar muito tempo.

8. Adapte a estratégia às suas necessidades

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Depois de criar e implementar sua estratégia de aquisição, a etapa final é acompanhar e medir seu progresso e identificar as áreas que podem ser melhoradas no futuro. Isso exigirá a participação de outros departamentos envolvidos no processo, como RH, produção, administração, vendas ou finanças.

Agora que você sabe o que é uma estratégia de aquisição e como implementá-la, está em suas mãos escolher a que melhor se adapta às suas necessidades, dedicar tempo e planejar todos os detalhes que deseja incluir em sua estratégia.

Depois de colocá-la em ação, você poderá melhorar seu fluxo de caixa e seu relacionamento com os fornecedores!