[Entrevista] A integração como um processo fundamental para otimizar a gestão de RH.

A integração é um processo fundamental quando se trata de dar as boas-vindas a um novo funcionário e pode até mesmo se tornar o primeiro obstáculo na decisão de integrar ou não um novo perfil. Em primeiro lugar, a integração é um reflexo da cultura de uma empresa, mas como causar uma boa primeira impressão e garantir que o novo membro da equipe venha para ficar? Aarón Cogolludo responde às nossas perguntas.

Ver todos os software Recursos Humanos (RH)

1- Quais são as consequências de uma integração inadequada?

A integração é um processo fundamental quando se trata de dar as boas-vindas a um novo funcionário para que ele possa incorporar, em um determinado período de tempo, o maior número possível de valores, processos, metodologia e cultura da nova empresa. Nesse sentido, uma má implementação tem impacto direto no desempenho e nas tarefas do funcionário, erros no processo de onboarding e a falta de uma comunicação fluida e eficaz ao longo do processo repercutem nos resultados da equipe que incorpora o novo funcionário.

Por esse motivo, destacamos a seguir os principais pontos que devem ser levados em conta durante as primeiras semanas de trabalho:

São as pequenas coisas que contam

Pontualidade:

No início do dia de trabalho, você deve demonstrar respeito pelo seu novo colega, chegando também no horário. Muitas vezes acontece de um novo colega chegar ao escritório no horário, mas a pessoa designada para ajudá-lo ainda está em uma reunião por algumas horas. Para poupar seus novos colegas do caos típico das manhãs de segunda-feira e ter tempo suficiente de preparação para si mesmo, simplesmente permita que eles comecem a trabalhar naquele dia uma hora mais tarde do que o normal.

Cultura de boas-vindas:

O presente de boas-vindas deve ser preparado antes do primeiro dia de trabalho do novo funcionário (veja acima) e deixe o efeito surpresa agir. Desde o primeiro momento, pequenos gestos como esse estimulam o sentimento de pertencimento do novo membro da equipe e se tornam uma lembrança memorável. Pequenos gestos podem ter um forte impacto.

Apresentações:

Para começar bem, recomendamos que você organize uma pequena reunião de apresentação. Obviamente, isso não significa que toda a empresa tenha que estar esperando o novo colega no escritório no primeiro dia. Entretanto, no mínimo, os colegas com quem ele trabalhará diretamente no mesmo departamento e o mentor devem se apresentar e discutir suas áreas de responsabilidade. Isso facilitará o contato com a nova pessoa e reduzirá qualquer receio que ela possa ter de pedir ajuda diretamente a alguém.

Sentimento de equipe:

Almoçar com colegas do mesmo departamento no primeiro dia de trabalho reforça o senso de comunidade e cria uma base de confiança para o trabalho conjunto no futuro.

2- Por que a integração de novos funcionários deve ser "digitalizada"?

Um departamento de RH digitalizado proporciona à empresa uma vantagem competitiva decisiva, pois estabelece as bases para processos de trabalho eficientes em toda a empresa. Para os gerentes de RH, isso significa principalmente mais tempo para se concentrar no que realmente importa: seus funcionários. Infelizmente, o RH ainda é um departamento em que as decisões são tomadas muito lentamente, especialmente quando se trata de desenvolver novos processos, iniciativas e ferramentas. Nesse sentido, a crise pandêmica forçou as empresas a implementar a tecnologia certa para digitalizar seus procedimentos, especialmente quando se trata de integração.

Alguns números importantes a serem considerados:

• 88% dos funcionários acham que sua empresa não tem um bom processo de integração.
• Apenas 30% recebem treinamento interno nas primeiras duas semanas.
• Apenas 50% recebem informações sobre tarefas e processos.
• Apenas 60% consideram seu local de trabalho pronto para trabalhar.
• É possível obter 82% mais retenção de pessoal com um bom processo de integração.
• 70% mais produtividade pode ser obtida com uma integração eficaz desde o primeiro dia.

As empresas devem entender que a integração começa antes do primeiro dia e, para uma implementação bem-sucedida, recomendamos as seguintes etapas:

Antes do primeiro dia:

• Saudações da futura equipe por correio.
• Informações sobre o primeiro dia (horário, programação, links para sessões remotas).
• Informe os funcionários atuais sobre os novos membros da equipe.
• Preparar o parceiro designado para se sentir à vontade.
• Escreva o plano de orientação.
• Certifique-se de que o novo funcionário esteja familiarizado com as ferramentas de videochamada, para não perder ninguém durante as sessões de indução. Organize chamadas e sessões separadas para explicar as ferramentas com antecedência, se necessário.
• Envie o pacote de boas-vindas (equipamento técnico, chaves, presente de boas-vindas) por correio ou transportadora.

Durante a primeira semana:

• A comunicação é mais importante do que nunca.
• Envie um e-mail ou uma mensagem curta de vídeo do CEO para reduzir o medo pessoal sobre a saúde da empresa e a segurança pessoal no emprego.
• Certifique-se de que todo o equipamento técnico esteja completo, que todas as ferramentas necessárias e a VPN estejam instaladas e que os fones de ouvido estejam incluídos nas chamadas de vídeo. Os novos membros não podem passar pelo departamento de TI para consertar as coisas rapidamente.
• Uma ferramenta de reunião remota (Zoom, Hangout, etc.) é essencial para que os novos membros não percam a sessão de boas-vindas no primeiro dia.
• As relações pessoais ajudam a cultura de boas-vindas.
• A integração estruturada incentiva a produtividade.
• Check-ins regulares dão estrutura.

Em termos de produtividade, as empresas devem considerar a implementação de plataformas de software de RH para reduzir as tarefas administrativas, de modo que o departamento de RH possa se concentrar no ativo mais importante: as pessoas.

Uma boa integração requer:

• Mais de 50 tarefas diferentes.
• Realizadas na ordem correta.
• Por cinco departamentos ou funcionários diferentes.
• No momento certo.

Um processo de integração estruturado:

• Garante um bom começo na nova empresa, já antes do primeiro dia.
• Aumenta a produtividade e o comprometimento.
• O uso de software pode simplificar as tarefas administrativas.
• Dá mais tempo para tarefas de apreciação, como os Check In Coffees.

Ver todos os software Recursos Humanos (RH)

3- Você pode nos dar 5 dicas para as empresas garantirem a implementação de uma integração remota bem-sucedida?

Um dos maiores desafios enfrentados pelos departamentos de RH em face do novo normal tem sido lidar com sucesso com a integração de novos funcionários remotamente, após a crise da COVID-19. Nesse contexto, os profissionais de RH devem se concentrar mais do que nunca em seus funcionários, mas, para isso, precisam economizar tempo em tarefas administrativas, que normalmente ocupam 42% do dia, de acordo com um estudo realizado pela empresa em 2019. Então, é possível tornar os processos de integração calorosos e eficientes ao mesmo tempo? Certamente é um cenário completamente novo para o qual é preciso encontrar ferramentas que facilitem o trabalho.

Um dos desafios mais importantes enfrentados pelos departamentos de RH na nova normalidade tem sido lidar com sucesso com a integração de novos funcionários remotamente, após a crise da COVID-19.

Nesse contexto, juntar-se a uma equipe de casa e criar um senso de pertencimento é um dos maiores desafios, pois o novo membro não poderá conhecer pessoalmente o local de trabalho e seus colegas. O que você pode fazer? Facilitar a integração com um processo de integração remota bem estruturado. Portanto, é essencial levar em conta os seguintes pontos para garantir que o conjunto funcionário-empresa continue a funcionar nas novas circunstâncias que nos acompanham:

1- Comunicação: para muitos funcionários, ter de trabalhar em casa devido às atuais restrições de mobilidade pode ser uma situação tensa. Portanto, para aliviar seus medos, é importante que a equipe de RH mantenha contato próximo com os novos funcionários e os informe abertamente sobre a situação. Para evitar que eles se preocupem, é melhor antecipar a situação. Por exemplo, o gerente ou o gerente de RH pode enviar um e-mail ou um vídeo curto respondendo às perguntas mais importantes e dando as boas-vindas aos recém-chegados à empresa.

2- Configure o equipamento com antecedência: para não sobrecarregar o recém-chegado, é ideal que ele receba os laptops com todos os softwares e ferramentas necessários (inclusive VPN) já instalados, pois será mais difícil pedir ajuda ao departamento de TI da empresa em casa.

3- Organize sessões de treinamento: sempre pergunte ao novo funcionário, antes do primeiro dia, se ele está familiarizado com as ferramentas de reunião e bate-papo mais comuns, como Google Hangouts, Zoom e Slack. Organize sessões de treinamento antes do início do trabalho para que todos possam participar das reuniões virtuais de introdução ou crie guias rápidos com as principais funções de cada ferramenta. Nem todos têm esse conhecimento.

4- Ofereça integração personalizada: incentive a troca de informações entre o RH, os gerentes e os novos colegas com a maior frequência possível. Deve-se ter em mente que as apresentações que costumavam ser feitas pessoalmente agora são feitas via laptop. Portanto, é aconselhável incentivar o contato com a equipe, seja por meio de café, almoço ou cervejas virtuais. Ferramentas como o Wellbeing Warrior também podem ajudar a promover o contato entre departamentos. Essa ferramenta sugere aleatoriamente colegas com quem você pode almoçar ou fazer uma pausa virtual. Lembre-se de que a comunicação não é importante apenas para acalmar as preocupações e os medos no início.

5- Nomeie um mentor para manter a proximidade: O Personio tem um programa de mentoria, tanto remoto quanto presencial, para dar as boas-vindas aos novos funcionários. A cada novo funcionário é designado um mentor que o ajudará durante o período de integração e disponibilizará seus conselhos, experiência e habilidades. No contexto atual, em que se trabalha em casa, essa figura se torna ainda mais importante. Ele não é apenas um parceiro emocional, mas também o responsável por apresentar as outras equipes e a cultura da empresa.

Os tempos são difíceis tanto para os especialistas de RH quanto para os novos membros da equipe, mas um processo de integração profissional e bem adaptado ajuda a aumentar significativamente a produtividade dos funcionários desde o primeiro dia e a retenção da equipe.