[Tuto] Como você gerencia um programa de voluntariado usando uma ferramenta dedicada?

Os voluntários se tornaram uma parte indispensável da organização de eventos. Sem a contribuição deles, a maioria dos eventos não poderia ser organizada em condições ideais.

Entretanto, o gerenciamento de voluntários continua sendo uma tarefa tediosa e demorada para os organizadores. É uma tarefa que exige um certo rigor por parte da equipe organizadora.

Neste tutorial, vamos sugerir algumas soluções para digitalizar o gerenciamento do seu programa de voluntariado, simplificando o processo e a comunicação com a comunidade.

Como preparar e planejar seu programa de voluntariado?

O contexto

Os voluntários são um recurso essencial para os organizadores. Eles estão presentes durante todo o evento, doando seu tempo e experiência para torná-lo um sucesso.

Sem a presença deles, nenhum evento esportivo ou cultural poderia ser realizado. De acordo com o último estudo da France Bénévolat, quase 12,5 milhões de pessoas doaram seu tempo para manter essas atividades e associações em funcionamento em 2019.

No entanto, gerenciar e coordenar essas equipes de voluntários continua sendo um grande desafio para a equipe organizadora. O gerenciamento é uma tarefa complexa que exige um certo grau de experiência. É um trabalho em que você geralmente passa muito tempo preenchendo planilhas do Excel e inserindo informações de diferentes fontes.

Como organizador, seu trabalho é recrutar, gerenciar, coordenar e unir uma equipe de voluntários cujas habilidades e espírito farão do seu evento um sucesso.

Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a criar seu programa de voluntários de forma eficiente e economizar um tempo precioso.

Etapas a seguir

1- Defina suas necessidades e perfis típicos

Seu evento está tomando forma. Uma das principais etapas de sua organização é determinar todos os requisitos (materiais, humanos, técnicos) necessários para o bom andamento do evento. Uma lista das várias tarefas deve ser elaborada com antecedência. Isso lhe dará a oportunidade de reunir uma equipe de voluntários competentes.

O perfil de cada voluntário deve ser levado em conta. Voluntários com personalidades diferentes podem trazer a você todo o seu conhecimento e habilidades em termos de recepção, logística ou merchandising.

Alguns cargos também podem ser ocupados por pessoas com habilidades físicas específicas. Por exemplo, você pode ser solicitado a ficar de pé durante um dia para distribuir suprimentos aos corredores ou ajudar os atletas em seus esforços nas montanhas. Antes, durante e depois de seu evento, esses voluntários são essenciais para o bom andamento e a satisfação dos participantes.

2 - Elaboração de descrições de cargos

Para designar seus voluntários para as tarefas certas, é essencial criar descrições de cargos.

Sua primeira tarefa será adicionar uma descrição detalhada do cargo. Quanto mais detalhada for a descrição, melhor. Em seguida, anexe o local específico.

Com um software como o Recrewteer, você pode até mesmo especificar a área de ação usando um mapa interativo e coordenadas de GPS. Assim, seus voluntários poderão se orientar facilmente e se posicionar no lugar certo. Por exemplo, em um posto de sinalização durante uma corrida a pé ou corrida em trilha, é importante estar no cruzamento certo.

Outro elemento importante a ser preenchido são os intervalos de tempo desejados e os detalhes de contato da pessoa responsável pelo posto. Os voluntários poderão se referir ao seu gerente direto e falar com ele facilmente.

Digitalizar e centralizar todas as informações relacionadas ao seu programa de voluntários é uma abordagem que economizará tempo em seu gerenciamento.

3 - Recrutamento de voluntários

Criar uma equipe de voluntários é um verdadeiro trabalho em andamento. É importante criar uma campanha atraente usando os canais de comunicação certos. Um anúncio em várias mídias, como o site do evento ou as redes sociais, agora é essencial.

Ao entrar em contato com associações locais e cidades próximas ao local da recepção, você também pode ampliar sua área de ação. Você também pode aproveitar a influência dos jornais e estações de rádio locais para transmitir sua mensagem.

O recrutamento será ainda mais eficaz com um formulário de registro simples que seja acessível a todos. A criação desse formulário on-line deve ser personalizada com campos específicos de acordo com suas necessidades (informações pessoais, disponibilidade, habilidades específicas, idiomas falados etc.). Com apenas alguns cliques, seu futuro recruta poderá se identificar e preencher as informações solicitadas sem precisar ser um especialista em informática.

4 - Atribua funções e responsabilidades

Seus voluntários estão agora no ponto de partida e prontos para dedicar seu tempo a você. A atribuição de voluntários a cargos de acordo com sua disponibilidade pode se tornar rapidamente uma verdadeira dor de cabeça para os organizadores. Duplicatas, vagas esquecidas, atribuições inadequadas... erros podem surgir rapidamente se você multiplicar as informações em várias planilhas do Excel.

O gerenciamento on-line com "correspondência inteligente" entre seus voluntários e seus cargos usando módulos de atribuição é uma das vantagens dessa digitalização. Você poderá preencher suas atribuições em tempo real, para obter ainda mais eficiência e capacidade de resposta. Para cada voluntário, esse novo sistema de gerenciamento exibe todos os cargos que correspondem à sua disponibilidade e aos seus desejos. Você poderá evitar imbróglios na sua organização e satisfazer toda a sua equipe.

5 - Comunique-se com regularidade e eficácia

A comunicação é essencial para unir e reter seus voluntários. Antes, durante e depois do seu evento, é essencial manter esse vínculo comunicando-se frequentemente com a equipe.

Seja ela direcionada ou geral, a comunicação dará aos voluntários a oportunidade de se manterem informados sobre as tarefas a serem realizadas, quaisquer mudanças de última hora ou itens relacionados ao trabalho.

E-mail, WhatsApp, SMS, Slack, videoconferência... há muitas maneiras de manter esses relacionamentos e motivar as tropas. Os voluntários precisam desses contatos para se sentirem realmente envolvidos no projeto.

Tutorial completo para gerenciar voluntários on-line

Vamos dar uma olhada passo a passo em como Frédéric Farinetti, gerente de voluntários da TVJ, Trail Volodalen du Jura, usa o software de gerenciamento de voluntários Recrewteer.

Após dois anos difíceis, a 12ª edição da Trail está de volta com uma série de novos recursos e um novo formato de corrida, uma Ultra Trail de 80 km. Esses eventos exigem mais voluntários para supervisionar as corridas e apoiar os participantes em seus esforços.

Depois de vários anos fazendo malabarismos com planilhas do Excel, Frédéric optou por uma solução on-line em que todos os elementos serão armazenados em um só lugar.

Isso torna o gerenciamento do programa de voluntários menos tedioso e menos estressante para o organizador.

Etapa 1: identificação das necessidades

A primeira etapa de Frédéric foi importar todos os percursos de corrida para a solução de gerenciamento de voluntários. Isso possibilitará a identificação de todas as tarefas e necessidades durante o evento.

O número de voluntários necessários pode ser determinado nesse estágio:

• marechais
• refrescos
• distribuição de números
• bufê,
• logística.

Etapa 2: importação do banco de dados de voluntários

Ao longo de seus onze anos de existência, a TVJ construiu um verdadeiro banco de dados de seus voluntários. Para renovar uma campanha de comunicação usando a plataforma on-line, Frédéric precisou primeiro limpar e estruturar seu arquivo.

Informações essenciais, como sobrenome, nome, endereço de e-mail e número de telefone, precisarão ser inseridas em vários campos de um arquivo Excel antes da importação.

Etapa 3: criação de uma página de voluntários no site do evento

Uma boa comunicação é a chave para mobilizar voluntários. Os voluntários precisam ser incentivados a se envolver. Frédéric usará esse espaço para promover os valores da TVJ e a atmosfera amigável que ela promove.

Nessa página, uma apresentação das missões e necessidades será especificada com um texto atraente. A página deve ser atraente e acolhedora, com o bônus adicional de depoimentos positivos de voluntários que não hesitam em incentivar futuros recrutas a se envolverem.

Exemplo da página do voluntário da TVJ.

Etapa 4: criação do formulário de recrutamento

O registro on-line simplifica a coleta de informações.

Para tornar o processo mais fácil para os voluntários, a solução não exige login ou senha. Os voluntários podem se registrar com muita facilidade. Os campos personalizados permitem que Frédéric obtenha as informações de que precisa (disponibilidade, desejos, habilidades, carteira de motorista etc.).

Exemplo de formulário de registro de voluntário.

Etapa 5: Lançamento da campanha de recrutamento da comunidade

Contato inicial com voluntários leais.

Frédéric envia uma campanha inicial por e-mail ou SMS para seu banco de dados de voluntários. Uma mensagem concisa, mas positiva, para incentivar seus voluntários a repetir a experiência. Esses dois canais de comunicação são agora a maneira mais direta de entrar em contato com os voluntários. O formulário de registro também é integrado ao site do evento para atrair novos recrutas em potencial (família, amigos).

Também é essencial fazer uma prospecção nas prefeituras, clubes e associações esportivas locais. É uma situação em que todos saem ganhando, pois as ferramentas de comunicação da plataforma podem ser usadas para promover as instalações.

Etapa 6: elaboração de descrições de cargos

Essa é uma etapa fundamental na organização do programa de voluntariado.

As folhas devem ser detalhadas e o mais informativas possível. Elas devem conter o máximo possível de informações para que os voluntários possam realizar suas tarefas corretamente.

A solução Recrewteer tem um grande número de campos que podem ser definidos (nome do trabalho, categoria, descrição, localização GPS, intervalos de tempo). Frédéric deve se certificar de adicionar uma descrição clara e precisa para tranquilizar seus voluntários quando eles assumirem o cargo.

Etapa 7: Planejamento de intercâmbios com voluntários

Embora a tecnologia digital tenha se tornado uma ferramenta essencial para gerenciar seu programa de voluntariado, Frédéric faz questão de conversar com seus voluntários individualmente.

O contato humano é essencial para descobrir o que cada voluntário quer, deseja e o que o motiva. É preciso criar um vínculo entre as duas partes para que a colaboração seja bem-sucedida.

Etapa 8: Atribuição de cargos

O recrutamento da equipe está quase concluído. Todas as informações estão integradas diretamente na plataforma.

O Recrewteer permite que você atribua seus voluntários a cargos facilmente e sem erros, graças aos módulos de atribuição. A solução leva em conta as habilidades, a disponibilidade e os desejos de cada pessoa e as atribui às tarefas correspondentes.

Em seguida, Frédéric envia uma descrição das tarefas e uma programação individual para cada participante.

Etapa 9: definição de uma estratégia de comunicação

Manter um vínculo constante com as equipes durante todo o ano ajuda a manter um relacionamento familiar amigável. Frédéric desenvolveu uma estratégia de comunicação para manter esse vínculo estreito com sua comunidade.

A solução oferece vários recursos para transmitir as mensagens certas. Como parte da organização da TVJ, alguns meses antes do evento, ele envia uma prévia do design da camiseta do voluntário e incentiva os voluntários a darem seu feedback. Um guia do voluntário com informações práticas também é enviado uma semana antes do evento. No dia anterior a cada evento, a equipe organizadora envia uma mensagem de texto de incentivo para aumentar a motivação e uma mensagem de texto de agradecimento à noite para parabenizar os voluntários. Além disso, uma noite de voluntariado é programada durante o ano para que todos os voluntários possam se reunir para uma refeição de confraternização.

Os voluntários precisam se sentir integrados e envolvidos no evento. O organizador precisa elaborar um programa genuíno de voluntariado, incluindo comunicação clara, uma atmosfera amigável e alguma forma de recompensa (refeição, brindes).

Eles são frequentemente solicitados em outros eventos na área. Portanto, coloque todas as chances a seu favor para formar uma equipe de ouro.