Como compartilhar arquivos: plataformas colaborativas como o Google Drive

O desenvolvimento da tecnologia digital tornou possível eliminar a principal barreira ao trabalho colaborativo remoto: como compartilhar arquivos. Graças ao compartilhamento on-line de arquivos e pastas, as equipes que operam em locais diferentes, ou mesmo remotamente, podem continuar a trabalhar em projetos comuns por meio do acesso compartilhado aos mesmos arquivos e pastas on-line.

Mas o que é especificamente o compartilhamento de arquivos? Quais são as vantagens de compartilhar e armazenar arquivos e pastas? Quais são os prós e os contras das plataformas de compartilhamento de arquivos e pastas mais conhecidas?

O Appvizer tenta dar respostas claras e precisas para uma experiência de compartilhamento que beneficiará sua empresa.

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Compartilhamento de arquivos e pastas: definição

Quando se fala em um espaço de compartilhamento comum, duas ferramentas vêm à mente: gerenciamento de documentos e compartilhamento de arquivos e pastas. Muitas vezes confundidas, cada uma delas tem suas próprias particularidades:

• Gerenciamento de documentos: o software cuida do armazenamento, do compartilhamento e da recuperação de documentos eletrônicos. Você pode gerenciar todo o ciclo de vida de um documento: pesquisa, versão, comentário, discussão instantânea... Por exemplo: Google Drive
• Compartilhamento de arquivos e pastas: a ferramenta armazena o arquivo em um espaço para permitir o compartilhamento remoto. A sincronização é feita em outro terminal. Por exemplo: Dropbox ou OneDrive

Você não precisa mais enviar e-mails para informar seus colegas de trabalho sobre as alterações feitas em um arquivo. Uma pequena mudança nos hábitos de trabalho que gera conforto real e economia de tempo. O gerenciamento de arquivos e pastas é instantâneo e garante que todos os arquivos sejam sincronizados automaticamente e, acima de tudo, atualizados para a versão mais recente. Se seu colega excluir acidentalmente sua apresentação para a reunião, ele poderá recuperá-la facilmente. Por outro lado, com o compartilhamento de arquivos, você sempre terá a sua apresentação no seu computador, tablet ou smartphone. Portanto, não há mais ataques de pânico se você não conseguir encontrar seu arquivo!

Geralmente, as soluções on-line com um sistema de nuvem combinam essas duas ferramentas: gerenciamento de documentos e compartilhamento de arquivos. Vemos isso, por exemplo, com o Google Apps no Google Drive. Essas ferramentas são 100% colaborativas. O intercâmbio é possível tanto com funcionários quanto com pessoas de fora da empresa. Além disso, backups regulares garantem que seus arquivos sejam protegidos e armazenados. Isso incentiva os usuários a compartilhar e colaborar livremente com total segurança.

Por que escolher o compartilhamento de arquivos e pastas?

Hoje em dia, o compartilhamento de arquivos e pastas é uma prática indispensável em ambientes comerciais, profissionais e até mesmo educacionais. Para que sua equipe tenha um bom desempenho, é importante que todos tenham acesso às mesmas informações. Por esse motivo, as mídias de armazenamento externo tornaram-se obsoletas e não confiáveis.

A nova fronteira do compartilhamento de arquivos e pastas é representada pelos sistemas baseados em nuvem. As vantagens comparativas desses sistemas são inegáveis:

1. Compartilhamento imediato com mais pessoas

Graças aos sistemas em nuvem, vários arquivos podem ser compartilhados simultaneamente em questão de segundos. Além disso, vários membros da mesma equipe, uma vez que tenham acesso ao arquivo ou à pasta, podem trabalhar juntos ao mesmo tempo. Dessa forma, você pode ser mais produtivo e economizar muito tempo.

2. Redução do gasto de recursos

Outra vantagem que não deve ser ignorada é a economia de recursos. Ao compartilhar arquivos e pastas em um sistema de nuvem, não é mais necessário imprimir documentos. Você economiza papel, tinta e eletricidade. Esses são consumos mínimos, mas têm um impacto nas despesas do escritório no final do mês. Além disso, escolher uma nuvem para compartilhar arquivos e pastas é uma opção ecologicamente correta. Na verdade, ao reduzir o nível de recursos até mesmo para imprimir documentos, você está implementando uma prática ecológica que é sempre bem-vinda.

3. Alto nível de privacidade

Se você faz parte de uma empresa, é importante garantir a segurança dos dados com os quais está trabalhando. Aqui, mais uma vez, a nuvem está em uma posição favorável.

Os documentos em papel podem ser facilmente perdidos, assim como os sistemas de armazenamento externo, como cartões de memória e discos rígidos externos. Uma violação na rede de segurança de uma empresa definitivamente não é recomendada.

Com sistemas que usam tecnologia de nuvem, o nível de segurança é um dos melhores. Na verdade, somente usuários selecionados podem ter acesso aos documentos na nuvem. Assim, o proprietário do documento pode selecionar o nível de segurança a ser aplicado e as pessoas com quem deseja compartilhar o documento.

Somente as pessoas indicadas pela pessoa que criou o documento poderão acessá-lo. Além disso, você pode permitir o compartilhamento e a edição adicionais a determinados funcionários e deixar apenas a possibilidade de visualizar o arquivo ou a pasta no modo de leitura. A qualquer momento, você receberá uma notificação quando alguém visualizar ou editar um de seus documentos.

DropBox: Dedicado principalmente a indivíduos e PMEs

O DropBox é um dos principais sistemas de compartilhamento e armazenamento do mundo. O Dropbox é uma solução on-line gratuita de compartilhamento de arquivos e pastas. Se esse serviço se tornou uma referência em relação à concorrência, isso se deve, em primeiro lugar, à sua interface intuitiva e à facilidade de uso. Ele é fácil de entender e pode ser usado imediatamente para atender às suas necessidades de:

• compartilhamento,
• envio,
• e armazenar arquivos e pastas grandes.

O Dropbox também permite o compartilhamento fácil de arquivos grandes.

Ele é mais adequado para usuários que desejam compartilhar arquivos e pastas gratuitamente, com a opção adicional de um pacote pago para usuários Pro. Para pessoas ou usuários que desejam usar o Dropbox para seus negócios, o DropBox Business está disponível para compartilhamento e armazenamento de arquivos e pastas.

Como usar o Dropbox?

O primeiro passo é iniciar o Dropbox em seu computador. Na primeira vez, você verá um formulário de registro no qual poderá criar sua conta

Agora aguarde o Dropbox iniciar, espere a janela do software aparecer e clique no botão Registrar. Em seguida, preencha o formulário que lhe é proposto para criar sua conta gratuita no Dropbox.

Depois de concluir o procedimento de criação da conta, você pode copiar quaisquer arquivos ou pastas que pretenda transferir para o Dropbox.

Se o arquivo for carregado com sucesso, você poderá passar para a fase de compartilhamento. Clique duas vezes na pasta pública e arraste os arquivos que deseja compartilhar para ela. Quando o upload estiver concluído, você pode selecionar copiar o link público.

Você poderá compartilhar o link por e-mail ou em todas as plataformas sociais. Esse link não expira e permanecerá ativo. Além disso, as pessoas não são obrigadas a baixar o Dropbox para ter acesso aos arquivos.

Quais são as vantagens do Dropbox?

• Baseado na nuvemIntuitivoe fácil de usar
• Sincronização automática de arquivos e pastas on-line e entre dispositivos
• Compatível com Windows, Mac, Linux, Android, iOS e Windows Phone
• Integração com mais de 100.000 aplicativos de terceiros; Salesforce, Office365
• Sem restrições quanto ao número de arquivos e pastas a serem compartilhados ou ao número de pessoas ou usuários com quem compartilhá-los - adequado para equipes de trabalho grandes e/ou remotas
• Aplicativo disponível para download no dispositivo de sua escolha
• Os dados podem ser trocados com usuários ou pessoas que não tenham uma conta do Dropbox

Pontos fracos do Dropbox

• Todos os dados sobre arquivos e pastas são coletados de servidores pertencentes aos Estados Unidos, de acordo com o Patriotic Act: o governo dos EUA pode ter acesso a dados e arquivos confidenciais para combater o terrorismo
• Há um pacote para empresas e usuários profissionais. No entanto, as empresas são incentivadas a escolher a versão DropBox Business para desfrutar de uma experiência profissional completa.
• Dados, arquivos e pastas insuficientemente protegidos
• Os arquivos podem ser compartilhados com muita facilidade, sem data de validade, segurança SSL/TLS insuficiente
• Não há rastreabilidade ou possibilidade de verificar se os usuários usam contas pessoais
• O suporte ao cliente é limitado a um sistema de emissão de tíquetes

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Soluções de compartilhamento de arquivos alternativas ao DropBox

Google Drive: trabalhando com arquivos a quatro mãos

O software Google Drive (também disponível como aplicativo móvel ou da Web) faz parte do pacote Google Apps for Work (Gmail, Hangouts, Google Agenda etc.). Para acessá-lo gratuitamente, basta criar uma conta do Google.

O Google atende às suas necessidades de compartilhamento de arquivos e pastas com seu serviço Google Drive. Assim como no DropBox, com o Google Drive você tem um espaço de armazenamento on-line onde pode compartilhar seus documentos sem problemas.

No entanto, a vantagem adicional do Google Drive é a possibilidade de trabalhar em conjunto no mesmo documento: vários funcionários da mesma equipe podem fazer alterações simultaneamente.

Essa opção é possível com o Google Docs, ou seja, a versão on-line do pacote Word do Microsoft Office, pois ele tem mais ou menos a mesma funcionalidade para a elaboração de documentos de texto, planilhas, apresentações e questionários on-line.

Os documentos criados dessa forma podem ser consultados simultaneamente por todas as pessoas que foram autorizadas a acessar o arquivo.

Como usar o Google Drive?

Assim como no Dropbox, o primeiro passo é criar uma conta do Google para poder acessar as funcionalidades do Drive. Uma vez conectado, basta clicar no botão novo para adicionar um novo arquivo que deseja compartilhar com outros usuários.

Quando o arquivo for carregado no Google Drive, você poderá clicar com o botão direito do mouse sobre ele e a entrada Compartilhar será exibida. Você pode indicar os usuários com os quais pretende compartilhar arquivos inserindo o endereço de e-mail deles. Como alternativa, você pode gerar um link compartilhável que pode ser enviado por e-mail para as pessoas com as quais deseja compartilhar o arquivo.

As vantagens do Google Drive

• Solução gratuita de compartilhamento de arquivos: você tem acesso gratuito a 15 GB de espaço de armazenamento on-line. E se você quiser mais espaço de armazenamento, a solução oferece 100 GB por apenas € 1,99 por mês.
• Manuseio perfeito das conversões de arquivos entre os formatos Google, Microsoft e OpenOffice.
• Muitas funções disponíveis graças ao pacote Google Office: Quer trabalhar em uma planilha? Use o Google Sheet. Precisa contar com documentação para fazer uma apresentação? É para isso que serve o Google Slide.Colaboração facilitada: seja no Google Docs, no Google Sheets ou no Google Slides, trabalhe em equipes em tempo real nos mesmos documentos, com a possibilidade de comentá-los, editá-los etc.

Onedrive: a nuvem de assinaturas do Windows

O Onedrive é o sistema de nuvem nativo do sistema Windows. Nos PCs que trabalham com o sistema Windows, ele já vem pré-instalado por padrão. O OneDrive oferece uma versão on-line dos programas Word, Excel e Powerpoint para trabalhar e compartilhar documentos com facilidade. O Onedrive é integrado ao Microsoft Office 365 e oferece um plano gratuito ao qual recursos adicionais podem ser adicionados mediante o pagamento de uma taxa. Na versão básica, está disponível um espaço de 5 GB.

Os pontos fortes do OneDrive

• Solução econômica: o Microsoft OneDrive oferece 5 GB de espaço de compartilhamento e armazenamento em sua versão gratuita, enquanto o Dropbox oferece apenas 2 GB. E se você fizer upgrade para uma das versões premium, terá acesso ao Word, Excel, PowerPoint etc. gratuitamente. Segurança aprimorada: com as versões pagas, você obtém segurança aprimorada, incluindo uma autenticação multifator segura, detecção de ransomware e recuperação de arquivos.
• Maior produtividade: ganhe produtividade com a digitalização de várias páginas e o acesso off-line aos seus arquivos e pastas em todas as circunstâncias.

E você, qual solução adota para compartilhar seus arquivos?