[Tutorial] Como compartilhar seus arquivos de forma segura?

Seja interno ou externo, o compartilhamento de documentos dentro das empresas está crescendo rapidamente. Além dos problemas de sobrecarga dos servidores de arquivos ou do envio de arquivos grandes, as empresas enfrentam cada vez mais os problemas de controle e segurança desses fluxos de dados.

Vejamos um exemplo concreto com Carl, que gerencia uma equipe de vendas, e Aurore, uma cliente. Carl está sempre viajando a negócios. Todos os dias, ele recebe um grande número de e-mails e compartilha arquivos com seus colegas e clientes. Ele precisa poder acessar e compartilhar seus arquivos de todos os seus terminais, onde quer que esteja.

Vamos dar uma olhada nas práticas recomendadas que Carl, sua equipe de vendas e Aurore devem seguir neste tutorial para compartilhar arquivos com segurança. Para esta demonstração, usaremos a solução NumSync, uma ferramenta de armazenamento, sincronização e compartilhamento de arquivos.

Ver todos os software Compartilhamento de arquivos

Prática recomendada nº 1: hospede seus dados com segurança

Para cumprir as leis do RGPD sobre confidencialidade de dados, Carl usa uma nuvem francesa segura.

Para trocar arquivos grandes com Aurore, sua cliente que trabalha em casa, Carl cria uma pasta de compartilhamento na plataforma Numync, na qual ele armazenará os arquivos.

Interface de usuário do NumSync

Importação de arquivos para a pasta do cliente

Prática recomendada nº 2: compartilhar pastas na nuvem internamente

Quando os arquivos estiverem on-line, Carl quer dar à sua equipe de vendas acesso ao projeto vinculado ao cliente Aurore. Eles terão direitos de edição nessa pasta, que é compartilhada entre os usuários. Portanto, Carl cria o compartilhamento e os autoriza a modificar os arquivos, adicionando-os ou excluindo-os, etc.

Compartilhamento de arquivos de clientes com outros usuários do NumSync

Definir os direitos de acesso aos arquivos dos clientes

Prática recomendada nº 3: Compartilhe por meio de um data-room para economizar tempo

Carl pode selecionar a pasta (ou subpasta) e optar por compartilhá-la por meio de um link público com seu cliente. Dessa forma, ele cria um "data-room" na nuvem privada, o que lhe permite controlar a troca de dados e receber automaticamente os arquivos que Aurore compartilha com ele, economizando tempo!

Quando Carl seleciona o compartilhamento por link público, uma nova janela é aberta, oferecendo a ele uma série de parâmetros.

Opção de compartilhamento por link público

Prática recomendada nº 4: Definir permissões

O compartilhamento de arquivos não implica necessariamente o mesmo modo de colaboração todas as vezes. Ao clicar na opção de colaboração, Carl pode escolher se deseja ou não permitir que sua cliente Aurore adicione arquivos à pasta.

Entretanto, em nenhuma circunstância ela poderá excluir arquivos. Carl continua sendo o "mestre" da sala de dados.

Definição de opções de colaboração com o cliente

Prática recomendada nº 5: Reforçar a segurança dos arquivos compartilhados

Como as trocas com Aurore envolvem dados confidenciais, é importante dificultar o acesso à pasta compartilhada. É por isso que, nesse caso específico, Carl opta por proteger o link com uma senha e define um período de validade para o link nas opções de segurança.

Definição das opções de segurança

Prática recomendada nº 6: Escolha pelo nome as pessoas externas com quem compartilhar um data room

Depois que as opções de segurança forem definidas, Carl poderá inserir os usuários para os quais deseja enviar esse link. Para fazer isso, ele clica em "Send this link by email" (Enviar este link por e-mail) e adiciona o endereço de e-mail de sua cliente Aurore. Dessa forma, Carl saberá que foi Aurore quem abriu o link quando receber a notificação de que ele foi aberto.

Definição dos usuários externos com os quais compartilhar o link público

Prática recomendada nº 7: Incentivar a colaboração com parceiros externos

Facilite o upload de arquivos

Aurore recebeu os arquivos enviados por Carl e agora pode trocar arquivos com ele na mesma pasta, mesmo que ela não tenha uma conta do NumSync. Tudo o que ela precisa fazer é selecionar seus arquivos e carregá-los na pasta.

Aurore não precisa mais enviar arquivos grandes por e-mail ou restringir a quantidade e o peso de seus arquivos.

Interface de usuário externa

Importação de arquivos para a pasta pelo cliente

Simplificar a visualização de arquivos sem fazer download deles

Aurore não precisa fazer download de arquivos de imagem (jpeg, png, mp4, pdf) da pasta compartilhada para visualizá-los. Ela pode abri-los diretamente da nuvem e visualizar os documentos em sua totalidade.

Visualizar o conteúdo da pasta compartilhada

Deixar a opção de fazer download de arquivos de acordo com suas necessidades

Aurore pode fazer download de todos ou apenas de alguns arquivos da pasta compartilhada de Carl, dependendo do que ela realmente precisa. Ela seleciona os arquivos que deseja e, em seguida, clica no ícone "Download" no menu à direita.

Carregamento de arquivos

Alerta por e-mail quando um novo arquivo é carregado

Aurore pode se inscrever para receber o alerta por e-mail. Ela receberá uma notificação por e-mail quando novos arquivos chegarem à pasta. A lista de arquivos aparecerá no e-mail.

Independentemente de quem os carregou, ela saberá que novos itens chegaram à pasta. Para ativar o alerta por e-mail, basta clicar no pequeno relógio!

Criação de um alerta por e-mail

Prática recomendada nº 8: Mantenha-se informado sobre a atividade dos links compartilhados

Depois que seu arquivo tiver sido compartilhado com Aurore, Carl poderá acompanhar o compartilhamento. Ele recebe uma notificação por e-mail quando Aurore abre o link. Se ela fizer upload de arquivos, Carl será imediatamente alertado por e-mail e receberá uma lista dos arquivos em questão.

Recebimento de um alerta de acesso à pasta compartilhada

Todos os "eventos" externos (acesso ao link, depósitos, downloads) e internos (renomeação, movimentação, exclusão, etc.) são listados e facilmente acessíveis na interface da Web do Carl.

Histórico de ações realizadas no arquivo compartilhado

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Conclusão

Ao escolher uma solução como o NumSync, Carl pode ter certeza de que suas trocas internas com os colegas e suas trocas externas com Aurore ou outros clientes estão seguras . Os dados de sua empresa estão todos agrupados em uma única nuvem. Ele pode trabalhar de forma colaborativa e, ao mesmo tempo, cumprir as normas vigentes. Eles podem trabalhar com eficiência e economizar tempo todos os dias.

O trabalho colaborativo em movimento e remotamente é otimizado! Carl e sua equipe de vendas podem sincronizar e acessar seus arquivos em todos os terminais, o tempo todo. Quando Carl liga um dispositivo e está conectado à Internet, a sincronização é automática e todos os arquivos são atualizados. Ele e sua equipe estão sempre trabalhando no arquivo certo, na versão certa, armazenado no mesmo lugar, em uma nuvem francesa!

Convidamos você a dar uma olhada no caso de uso em imagens!