O Office 365 e suas alternativas ao LibreOffice e ao G Suite são testados
Toda empresa, grande ou pequena, depende de quatro pilares para crescer: comunicação, organização, criação e colaboração.
Esses pilares podem se tornar verdadeiros vetores de competitividade, promovendo a produtividade, a inovação e a redução de custos. Leia todas as nossas dicas sobre suítes de escritório.
Funcionários felizes graças à tecnologia
Funcionários felizes são funcionários produtivos. Esse ponto é um argumento central na escolha de uma ferramenta de trabalho colaborativo, pois os funcionários passam a maior parte do tempo com ela.
Mensagens, agendas e documentos costumam ficar abertos durante todo o dia nas estações de trabalho.
Cada microtarefa ou ação otimizada pode, portanto, ser transformada em milhares de euros de economia para uma empresa ao longo de um ano.
A nova geração de ferramentas de colaboração é uma oportunidade sem precedentes para gerar felicidade no trabalho e, portanto, produtividade (compartilhamento de arquivos, coedição de documentos, compartilhamento de conhecimento etc.).
As pesquisas também mostram uma correlação entre a afinidade dos funcionários com suas ferramentas e o tempo que eles passam na empresa. Isso é senso comum, mas também é uma revolução, porque a TI nem sempre foi nossa amiga: aplicativos lentos, perda de documentos não salvos, vírus e assim por diante.
Um estudo realizado pela Deloitte e pela Ipsos MORI mostra que a felicidade dos funcionários tem um impacto positivo nas empresas em vários níveis:
- Ela torna os funcionários 31% mais produtivos;
- Gera 33% mais apoio entre os funcionários;
- Leva a uma melhoria de 37% no desempenho de vendas da equipe de vendas;
- Aumenta a lealdade dos funcionários, que permanecem na empresa por mais tempo;
- Reduz o esgotamento;
- Faz os funcionários sorrirem - para a felicidade de todos!
A satisfação dos funcionários é um equilíbrio delicado. As ferramentas mais comumente usadas, inclusive as suítes de escritório, devem, portanto, ser :
- adaptadas a seus usos (cobertura funcional ideal)
- ergonômicas e agradáveis
- rápidas
- compatíveis
- flexíveis,
- confiáveis.
O último ponto talvez seja o mais importante: ter confiança em sua ferramenta é como ter confiança em seu paraquedas quando você pula de um avião. Os usuários precisam saber que seus dados estão protegidos, com backups constantes e confidenciais.
Atualmente, há três líderes de mercado: a Microsoft com seu pacote Office, o Google com o G Suite e o LibreOffice, cuja versão on-line acaba de ser lançada.
Microsoft Office 365 (antigo Pacote Office)
No final de 2016, o Microsoft Office era usado por 1,2 bilhão de pessoas em 140 países e 107 idiomas, o que o torna o player mais dominante do mercado. Além disso, o Outlook.com sozinho tem mais de 400 milhões de usuários ativos.
Apesar do fato de a Microsoft ter se contido durante anos para minimizar sua compatibilidade, hoje as coisas são diferentes. O pacote Office agora tem uma versão que pode ser instalada em seu computador, bem como uma versão on-line "leve".
Dizemos "light" porque o Office on-line não tem toda a funcionalidade e o poder da versão clássica. Não é possível, por exemplo, criar macros do Excel on-line.
Além de sua versão on-line, que é compatível com Chrome, Edge, Firefox e Safari, o Office é compatível com Windows, MAC, Windows Phone, Android e , a partir de hoje, Chrome OS.
Uma pequena revolução quando se considera que o Google, editor do Chrome OS, é o mais agressivo de seus concorrentes.
Em sua versão 2016, o Office também melhorou e unificou seu design: o Excel e o Word nunca foram tão rápidos, bonitos e ergonômicos!
Por outro lado, a presença contínua do OneNote 2016, Outlook 2016, Publisher 2016 e Access 2016 não é essencial hoje em dia. Em sua versão Premium, o Office 365 oferece dois aplicativos que podem realmente mudar a maneira como você trabalha:
- Skype Business, que permite que você configure videoconferências com até 250 participantes;
- Yammer, a rede social profissional de sucesso. O Yammer facilitará o compartilhamento de informações dentro da sua empresa. Ele será uma verdadeira alavanca para a inovação.
G Suite (anteriormente Google Apps)
Entre 2006 e 2016, 5 milhões de empresas em todo o mundo mudaram para o Google, pegando o Microsoft Office de surpresa: na época, o Google era a única empresa a oferecer uma plataforma colaborativa 100% on-line.
Ao contrário do Office, todas as funções do G Suite estão disponíveis on-line usando um navegador da Web moderno. Somente o Google Hangout (o equivalente ao Skype) e o Google Drive exigem a instalação de um pequeno programa para serem usados.
De acordo com um estudo recente realizado em conjunto pelo Google e pela Forrester, o ROI (retorno sobre o investimento) registrado pelas empresas que utilizam o G Suite é de 304%. Esse retorno anual sobre o investimento se divide da seguinte forma:
- Colaboração: US$ 801/ano
- Mobilidade: US$ 537/ano
- Telefone: $320/ano
- Computação: US$ 50/ano
Todos os aplicativos do Google (Maps, Analytics, YouTube, etc.) podem ser adicionados à sua conta do G Suite, mas somente os aplicativos a seguir fazem parte oficialmente do pacote:
- Gmail: e-mail
- Google Agenda
- Contatos do Google
- Grupos do Google: grupos e listas de discussão
- Google Site: criar sites e intranets
- Google Drive: crie e compartilhe documentos
- Google Plus: a rede social pública de sua empresa adicionada ao pacote em 2016
O G Suite é rápido, ultracompatível e altamente colaborativo. Por exemplo, um documento pode ser editado por 20 pessoas sem nenhum conflito.
Também apreciamos a transparência do Google sobre a taxa de disponibilidade do aplicativo: um painel de controle mostra o status do serviço em tempo real. De acordo com suas próprias descobertas, o Google economiza 2 horas por semana trabalhando em conjunto: são 13 dias inteiros por ano!
O Google sempre quis usar e testar seus produtos internamente antes de oferecê-los a outras pessoas. Foi com base nisso que eles conseguiram medir os seguintes indicadores (Global Assesment Trends Report, SHL):
- 53% dos documentos são editados por mais de uma pessoa;
- Aumento de 48% para 53% dos documentos compartilhados com todos os funcionários do Google.
LibreOffice com Open365
O LibreOffice foi lançado em 2010 com base no projeto Open Office. Apenas dois anos após seu lançamento, ele já era usado por 75 milhões de usuários em todo o mundo. Ele está disponível em 110 idiomas.
O que é ótimo no LibreOffice é que ele é gratuito e de código aberto. Ele tem toda a ergonomia do Microsoft Office, mas sem o design.
O LibreOffice é relativamente "bruto", o que não agrada a alguns usuários. O LibreOffice vem com os seguintes aplicativos:
- Writer: processamento de texto
- Calc: planilhas eletrônicas
- Impress: apresentações
- Draw: desenho
- Math: cria fórmulas matemáticas
- Base: gerenciador de banco de dados
O LibreOffice não tem uma função de e-mail. Esse espaço é preenchido pelo Thunderbird.
Em 2016, o LibreOffice chegou à nuvem... finalmente!
O Open365 é um pacote de escritório on-line de código aberto baseado não apenas no LibreOffice, mas também no KDE, Seafile, Docker e Jitsi, oferecendo uma alternativa isofuncional ao G Suite e ao Office.
Alternativas ao Office, G Suite e LibreOffice
Se você não encontrar o que está procurando nas soluções descritas acima, há alternativas reais, como o YaZiba, uma solução francesa que abrange funções de comunicação e colaboração. Há também o NextCloud, o equivalente ao Open 365 em termos de posicionamento. Por fim, há o Zimbra, um pacote de código aberto que se beneficia de uma comunidade muito ativa, mas sofre com a falta de ergonomia.
As suítes de escritório tradicionais melhoraram significativamente nos últimos 5 anos. No entanto, elas estão sendo desafiadas pelos recém-chegados que querem acabar com o e-mail, entre outras coisas. Slack, Jamespot, Tibbr e Jive são plataformas colaborativas que também devem ser consideradas antes de lançar uma suíte de escritório.
Artigo traduzido do francês