Eu realmente preciso de uma caixa registradora para minha empresa?
Se você está planejando se estabelecer como varejista, provavelmente está se perguntando se é útil ou obrigatório ter uma caixa registradora.
O que essa ferramenta pode fazer por você em termos de aumento de vendas? Que valor agregado ela trará para sua empresa? O uso de uma caixa registradora é obrigatório por lei? E se for, você pode escolher qualquer sistema?
Antes de se decidir, veja aqui a situação em 2019.
Caixas registradoras: obrigatórias ou não?
Por mais surpreendente que possa parecer, não há nenhuma exigência legal para que você, como varejista, instale um sistema de caixa registradora.
O que diz a lei
Se você preferir operar "à moda antiga", com um simples livro de talões, um bloco de notas fiscais ou até mesmo uma planilha do Excel, ninguém pode impedi-lo, pelo menos... por enquanto.
Suas únicas obrigações :
- fornecer sistematicamente ao seu cliente uma fatura que registre a transação se ela exceder €25 inc. IVA;
- abaixo de €25 inc. IVA, você só precisa fornecer uma fatura a pedido do cliente.
Em ambos os casos, a fatura deve ser emitida em duas vias, uma cópia para o cliente e a outra para seus registros.
Uma pequena revolução surgiu em 2018: a lei agora impõe novas obrigações regulamentares aos comerciantes sujeitos ao IVA que estão equipados com uma caixa registradora.
As novas regulamentações de 2018
Para aliviar os problemas de fraude fiscal, em 1º de janeiro de 2018, o governo francês aprovou um artigo de lei que exige que as empresas sujeitas ao IVA usem uma caixa registradora (ou software de caixa registradora) certificada NF525, ou seja, em conformidade com os novos requisitos em vigor.
Isso se aplica a todos os softwares ou sistemas de caixa registradora usados para registrar pagamentos de clientes, independentemente do método de pagamento (dinheiro, cheque, cartão de crédito, transferência bancária, débito direto etc.).
Você foi afetado?
A norma NF525
Por que essa norma e que impacto ela terá?
A criação desse novo padrão é uma resposta ao duplo desejo do governo francês de reduzir a fraude do IVA e a lavagem de dinheiro.
No caso de uma auditoria pelas autoridades fiscais, cada transação e operação de caixa registradora será facilmente rastreável para garantir a transparência genuína.
O padrão NF525 atende às condições de "inalterabilidade, segurança, conservação e arquivamento de dados com vistas à inspeção pelas autoridades fiscais".
O sistema certificado :
- mantém um registro de cada transação, sem possibilidade de modificá-lo depois de coletado, para que possa ser exportado como documento contábil;
- é capaz de sinalizar tentativas de exclusão de transações ou até mesmo dupla contabilidade virtual.
Nossa recomendação: se quiser comprar uma caixa registradora, a partir de agora você deve escolher um modelo certificado pela NF525, como o software Genius, ou pedir ao seu fornecedor que emita um certificado.
Se você não cumprir essa exigência, as penalidades podem ser severas!
Por que é essencial que um varejista tenha uma caixa registradora?
Se você tiver apenas um pequeno número de clientes, um sistema de faturamento simples pode ser suficiente, mas se você tiver um pico de tráfego, imagine por um momento escrever um detalhamento de todos os pedidos, incluindo o IVA e excluindo o IVA.Se você tiver um pico de tráfego, imagine-se escrevendo um detalhamento de todos os pedidos, incluindo e excluindo o IVA, tendo que fazer várias transações no caso de pagamentos separados, gerenciar estoques, produzir contas... É trabalhoso, não é?
Então, não é óbvio por que você precisa de uma caixa registradora para evitar a perda de muito tempo e para melhorar a qualidade do atendimento ao cliente?
Economia de tempo
Ter um sistema de caixa registradora fácil de usar significa que você pode gerenciar um grande número de transações: a impressão de tíquetes e a coleta de dinheiro são feitas em um piscar de olhos. Os clientes que antes tinham que esperar muito tempo para serem atendidos ficam encantados.
Uma caixa registradora torna muito mais fácil :
- calcular o IVA de forma muito mais simples
- gerenciar diferentes pagamentos com mais facilidade
- acelerar as cobranças,
- emitir automaticamente recibos detalhados do caixa em conformidade com os regulamentos,
- registrar transações, cálculos e produtos automaticamente,
- exportar informações automaticamente.
Maior eficiência
Em sua forma conectada (móvel ou não, em tablet ou computador), a caixa registradora tornou-se uma ferramenta de gerenciamento completa para o seu negócio.
Ela oferece recursos que facilitam sua vida:
- Gerenciamento de pedidos: pedidos de preparação enviados diretamente para a cozinha,
- Gerenciamento de produtos: é possível registrar preços especiais para horários e datas específicos, etc,
- gerenciamento de estoques: economize em inventários, reabastecimento automático, etc,
- gerenciamento de reservas, planos de assentos e mesas de restaurante,
- gerenciamento global do seu negócio por meio de estatísticas diárias, semanais, mensais e anuais sobre a atividade geral da empresa,
- uma interface intuitiva que pode ser personalizada para cada usuário (funcionário, gerente, etc.).
É claro que você pode adicionar periféricos em rede, como uma impressora de recibos de caixa, um terminal de pagamento, balanças ou um detector de falsificações.
Tranquilidade garantida
Qualquer que seja o sistema de checkout utilizado, ele deve ser confiável e eficiente, mas também deve ser capaz de fornecer registros contábeis impecáveis. Você deve ser capaz de justificar seus recibos para as autoridades fiscais.
Todos esses requisitos podem ser uma fonte de ansiedade, a menos que você opte por uma caixa registradora moderna, como uma com certificação NF525.
Esse tipo de caixa registradora é um alívio bem-vindo, pois suas funções permitem:
- Eliminar erros contábeis,
- fornecer informações contábeis e fiscais impecáveis,
- Proteger e arquivar todos os seus dados,
- relatórios automáticos de vendas,
- exportação automática de contas para seu contador.
Como varejista, quais são os riscos de usar uma caixa registradora fora de conformidade?
O que acontece se minha caixa registradora não estiver em conformidade?
Se a sua caixa registradora atender aos requisitos da norma NF525, você não terá com o que se preocupar no caso de uma inspeção.
Por outro lado, se não puder comprovar que seu sistema de caixa registradora está em conformidade com a norma, você terá 60 dias a partir da data do relatório oficial para adequar seu sistema, ou enfrentará uma multa de € 7.500 por caixa registradora.
Além disso, penalidades fiscais adicionais podem ser cobradas por qualquer receita que o software fraudulento tenha possibilitado ocultar após a inspeção.
O fim das caixas registradoras "permissivas"
Antes da lei de 2018, mais de 17 bilhões de euros não estavam sendo pagos aos cofres do Estado devido ao uso de caixas registradoras fraudulentas, também conhecidas como caixas registradoras "permissivas".
Equipadas com software que pode ser usado para apagar ou modificar parte dos regulamentos contábeis oficiais, essas caixas registradoras eram usadas para evitar o pagamento de impostos e IVA.
Com a certificação obrigatória e as penalidades associadas, elas tendem a desaparecer. As caixas registradoras "não permissivas" mantêm um registro de todas as transações sem qualquer possibilidade de alteração posterior, o que dificulta a tarefa dos fraudadores.
Como posso ter certeza de que minha caixa registradora está em conformidade?
Como não é possível verificar a conformidade de uma caixa registradora com um simples olhar, você precisará fornecer documentos que comprovem que ela está em ordem.
- Você está adquirindo uma nova caixa registradora:
Um certificado de "software certificado" deve ser fornecido a você pelo editor, garantindo seu compromisso com o cumprimento dos requisitos da lei de 2018. Essa é a sua garantia para as autoridades fiscais.
- Você já tem uma caixa registradora:
Pergunte ao seu fornecedor atual se a caixa registradora (ou o software da caixa registradora) é de fato certificada pela NF525 (um crachá azul e branco da NF afixado na caixa registradora comprova essa garantia) e, quando possível, solicite a atualização.
Mais uma vez, o fornecedor deve fornecer uma prova por escrito de que o equipamento está em ordem, para que você esteja coberto no caso de uma inspeção.
Se a certificação não for possível, será necessário comprar um novo software ou um novo sistema de caixa registradora certificado.
Conclusão
Embora as novas regulamentações possam ser assustadoras, há tanto a ganhar ao se equipar com um sistema de caixa registradora computadorizado que seria uma pena ficar sem um:
- As interfaces se tornaram altamente ergonômicas e muito mais intuitivas de usar do que antes.
- Agora você pode se equipar com soluções on-line muito mais econômicas.
Os editores de software de caixa registradora redobraram seus esforços para facilitar a sua vida, então, o que está esperando?
Artigo traduzido do francês