[Estudo de caso] A receita de um PMO para otimizar os ciclos de desenvolvimento de seus projetos industriais

Quando você atende a clientes de setores como o aeroespacial, o de energia e o de defesa, é fundamental entregar no prazo. A Aubert & Duval sabe tudo sobre isso. A metalúrgica francesa desenvolve aços de alto desempenho para projetar peças complexas e personalizadas para empresas que operam em setores críticos.

Portanto, a empresa queria melhorar o controle sobre os ciclos de projeto e fabricação de seus produtos. Para isso, adotou o software de gerenciamento de portfólio de projetos da Sciforma.

Veja a seguir uma entrevista com Arnaud Montels, chefe do Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO) da Aubert & Duval, para dar uma olhada nessa iniciativa bem-sucedida e saber mais sobre essa ferramenta de PPM.

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O que o levou inicialmente a se equipar com uma ferramenta de gerenciamento de projetos?

Arnaud Montels:

Em poucas palavras, queríamos melhorar nossa eficiência e a satisfação do cliente otimizando nossos projetos de desenvolvimento de produtos.

Principais desafios

Normalmente, nossos projetos de design duram vários meses e exigem um investimento inicial significativo. Por exemplo, precisamos encomendar várias toneladas de superligas, que podem ser comercializadas a cerca de 60 euros por quilo: faça as contas!

Além disso, as peças que nossos clientes esperam de nós são de natureza crítica. Elas incluem o trem de pouso e outros componentes essenciais para a construção de uma aeronave. Qualquer atraso afetará nossos clientes e prejudicará sua satisfação, que é, obviamente, nossa prioridade.

Tudo isso para dizer que não temos o direito de cometer erros. Com tanta coisa em jogo, é essencial executar nossos projetos da forma mais eficiente possível e cumprir escrupulosamente nossos compromissos.

O problema de adequar a carga de trabalho à capacidade

Anteriormente, não tínhamos os meios para garantir o controle perfeito dos nossos ciclos de produção, principalmente porque tínhamos dificuldade de ver as coisas com clareza. Cada equipe acompanhava seus projetos no Excel, mas não tínhamos uma visão consolidada das cargas de trabalho atuais e futuras. Ter uma visão geral era ainda mais complicado porque nossas equipes de design estão espalhadas por vários locais, inclusive um na Índia, e realizam projetos de diferentes tipos e natureza.

Sem conhecer e antecipar a carga, não poderíamos adaptar a capacidade a ela. Assim, muitas vezes acabávamos com as equipes sobrecarregadas e, às vezes, tínhamos até que recusar projetos porque simplesmente não tínhamos mão de obra para lidar com eles.

O principal objetivo da aquisição de uma ferramenta de gerenciamento de projetos era, portanto, poder adaptar a capacidade da equipe à carga de trabalho, e não o contrário.

Outro desafio importante era identificar e analisar melhor essas cargas de trabalho, a fim de priorizar e aprimorar o gerenciamento dos ciclos de desenvolvimento.

O software da Sciforma nos ofereceu soluções para esses problemas. Assim, adotamos a ferramenta e a colocamos em operação no início de 2018.

A ferramenta cumpriu o que prometeu? O que vocês ganharam com a implantação do Sciforma?

Arnaud Montels:

A palavra-chave: visibilidade

Em primeiro lugar, a ferramenta nos proporcionou um banco de dados central no qual todos os nossos dados são consolidados automaticamente, em tempo real. Não é mais necessário fazer malabarismos entre vários arquivos do Excel, tudo está no mesmo lugar. Não há mais preocupações com a confiabilidade dos dados, pois a automação elimina o risco de erros.

Agora temos uma visão geral de nossos projetos atuais: sabemos claramente em que fase de desenvolvimento cada projeto se encontra.

E também sabemos para onde estamos indo. O software nos deu imediatamente uma nova visibilidade sobre nossa carga de trabalho prevista. Assim que um projeto é criado, a equipe de design seleciona em uma biblioteca um modelo de cronograma pré-preparado que inclui marcos e cargas de trabalho genéricas.

Imagem ilustrativa Sciforma 7.1 - Exemplo de um roadmap.

Em seguida, ao longo da vida do projeto, as alterações na carga de trabalho real em comparação com a carga de trabalho prevista são monitoradas, ponderadas e analisadas em vários eixos (por tipo de projeto, por fase etc.). Isso nos permite refinar nossos modelos e previsões ao longo do tempo.

Acima de tudo, todas essas informações, para cada um de nossos projetos, são refletidas em tempo real em um único plano de carga de trabalho, consolidado em todas as nossas equipes. Como resultado, agora temos visibilidade global, durante um período de 18 meses, da carga de trabalho futura das equipes de projeto: podemos, portanto, prever a capacidade necessária e antecipar qualquer recrutamento que possa ser necessário.

Imagem de ilustração Sciforma 7.1 - Centro de Planejamento de Projetos.

Além disso, a transparência oferecida pela ferramenta nos permitiu demonstrar à nossa gerência a sobrecarga de nossas equipes, que desde então foram reforçadas com um total de 26 novos recrutas. A Sciforma nos fornece os recursos de que precisamos para cumprir nossa missão e trabalhar com eficiência.

Um por todos, todos por um

Maior eficiência, portanto, tanto coletiva quanto individualmente. Os usuários agora inserem seu tempo gasto no Sciforma, o que nos permitiu identificar e analisar a inércia e as fontes de desperdício de tempo... e fazer algo a respeito!

Por exemplo, criamos uma tela inicial específica, que mostra a cada gerente de projeto uma visão geral de seus projetos atuais e os indicadores associados, classificados por status, tipo etc. Essa interface, que atendeu às expectativas de nossas equipes, levou a ganhos reais de produtividade, além de tornar o trabalho mais confortável.

Imagem ilustrativa Sciforma 7.1 - Tela espacial personalizada: elemento de trabalho.

Tudo isso também possibilitou a padronização e o aprimoramento das práticas de gerenciamento de projetos. É claro que temos equipes de gerentes de projeto profissionais, mas outros perfis de usuários também contribuem para os projetos. Como resultado, nem todos estavam no mesmo nível quando se tratava de gerenciamento de projetos, e diferentes formas de trabalho coexistiam da melhor maneira possível.

A introdução do Sciforma oferece uma oportunidade ideal para revisar metodologias e institucionalizar práticas compartilhadas. Ainda não atingimos nossa maturidade geral em termos de gerenciamento de projetos, mas a implementação do Sciforma está contribuindo muito para isso.

Nossos clientes confiam em nossa empresa para produzir peças essenciais para seus próprios negócios. Como PMO, nossa responsabilidade é garantir que nossos projetos sejam gerenciados de forma a fornecer produtos da mais alta qualidade, dentro do prazo. E é isso que a Sciforma nos ajuda a garantir.

Como chefe do PMO, que papel você desempenhou na implantação do Sciforma na Aubert & Duval?

Arnaud Montels:

Bem, o PMO iniciou e conduziu a iniciativa do início ao fim, e continuamos a dar vida à solução diariamente.

O PMO: uma função multifacetada

Um PMO é mais do que apenas uma torre de controle para punir violações de procedimentos. Na Aubert & Duval, queríamos um PMO ativo. O PMO reporta-se diretamente ao Departamento de Desenvolvimento Industrial, o que o torna uma função multifuncional que atua como uma ponte entre as diferentes equipes, bem como entre os tomadores de decisão e o campo.

Imagem ilustrativa Sciforma 7.1 - Visualização do portfólio de projetos com índice de saúde.

Embora nosso PMO seja responsável por implementar a metodologia e supervisionar o andamento dos projetos, ele também desempenha uma série de outras funções importantes.

Para a gerência, o PMO é o garantidor da qualidade e da integridade dos dados; ele fornece os indicadores relevantes, pode orientar a tomada de decisões e ajuda a selecionar ou priorizar projetos para implementar a estratégia.

O PMO também deve desempenhar o papel de consultor, orientador e suporte aos usuários , ouvindo suas necessidades para que possa responder desenvolvendo ou adaptando as funcionalidades ou os procedimentos apropriados .

A importância do suporte de longo prazo

Como parte da implementação do Sciforma, a configuração técnica da ferramenta representou apenas uma pequena parte do nosso trabalho. Foi essencialmente o gerenciamento da mudança dentro de uma comunidade de equipes de engenharia multi-site e multi-qualificadas que mobilizou nossas energias.

Para isso, contamos com as equipes da Sciforma e de seu parceiro certificado ASI, com quem estabelecemos uma parceria de longo prazo.

Esses especialistas externos foram contratados para dar suporte ao PMO, responder às necessidades e perguntas dos usuários e treinar e informar os gerentes de projeto. E eles continuam a nos apoiar a longo prazo para nos ajudar a desenvolver nossos métodos e o software, com vistas à melhoria contínua. A modularidade funcional do Sciforma, que se presta a parametrizações específicas, é uma grande vantagem nesse sentido.

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Algumas lições da história da Aubert & Duval

Para atender bem aos seus clientes e criar valor, um número cada vez maior de empresas e organizações precisa garantir que o gerenciamento de projetos seja otimizado. Isso é verdade no projeto e no desenvolvimento de novos produtos, especialmente em mercados complexos, mas também se aplica de forma mais ampla a todos os agentes econômicos, independentemente do setor de atividade e do tamanho. Quando se trata de otimizar a criação de valor e o ROI, o gerenciamento de projetos representa uma alavanca formidável para o aprimoramento.

O papel do PMO, ou dos responsáveis pelo gerenciamento de projetos, torna-se, então, fundamental. Embora uma ferramenta não seja tudo, está se tornando cada vez mais importante que o PMO possa contar com uma solução de software robusta e adequada, que o ajudará a desempenhar plenamente seu papel de estruturação e facilitação e permitirá que ele acelere e aprimore projetos para atender melhor à estratégia da empresa.

Artigo patrocinado. Os colaboradores especialistas são autores independentes da equipe editorial do appvizer. Seus comentários e posições são próprios.