12 etapas para organizar seu festival e se tornar uma lenda

Preparar seu primeiro festival... não é tão fácil assim.

Independentemente de sua ambição ser criar um pequeno evento comunitário ou o futuro Vieilles Charrues, você precisará pensar no futuro para organizar um festival que não tenha erros (em termos de segurança, administração etc.), mas que também seja atraente e memorável para os visitantes.

Então, como você se torna um organizador de festivais experiente? Como sua boa vontade e seu amor pela música/filme/dança/arte não são suficientes, descubra a abordagem correta a ser seguida em 12 etapas fundamentais.

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Etapa 1: encontre seu tema

A primeira pergunta a se fazer é: que história eu quero contar?

Há muitos tipos diferentes de festivais:

• festivais de música
• festivais de cinema
• festivais de dança
• festival de artes cênicas, etc.

E para cada um deles, podem surgir temas mais específicos. Se tomarmos o exemplo da música, os eventos criados são geralmente muito orientados: música clássica, música urbana, música eletrônica e assim por diante.

Portanto, você precisa determinar o tema do seu evento com antecedência, com base em suas afinidades e habilidades. Dessa forma, você :

• define a estrutura do seu universo,
• determina o público-alvo de seu festival,
• identifica outras associações/organizações ligadas a esses assuntos e que possam apoiá-lo nesse projeto,
• analisar a concorrência (há outros festivais sobre esse tema em sua área geográfica?) para entender melhor a viabilidade de seu evento e como você pode se destacar na multidão.

Uma vez que essa estrutura tenha sido estabelecida, será mais fácil dar ao seu festoche um nome que seja o máximo!

Nosso conselho: dê mais profundidade ao seu evento associando-o a uma missão ou objetivo específico, como a conscientização sobre a responsabilidade ecológica ou a descoberta de uma nova cultura.

Etapa 2: Forme a equipe dos seus sonhos

Mesmo um evento pequeno exige muito trabalho. Você não pode carregar tudo em seus ombros!

Recomendamos que você crie um organograma para o seu festival. Em outras palavras, reúna uma equipe de primeira linha dentro da sua associação para dividir as tarefas. Para isso, atribua funções-chave a cada pessoa, funções associadas a tarefas específicas a serem executadas em um determinado período de tempo.

Por exemplo

• um diretor/gerente de projeto
• um gerente administrativo e financeiro
• um gerente de logística,
• um gerente de vendas e comunicações, etc.

Nossa recomendação: se você for uma organização pequena, por que não trabalhar com outra associação? Os voluntários também podem ser usados durante essa fase preparatória.

Etapa 3: elaborar seu orçamento

De que orçamento preciso para o meu festival?

Faça essa pergunta a si mesmo desde o início, pois muitas decisões dependerão desse parâmetro.

Portanto, preveja todas as despesas em que você incorrerá:

• aluguel do local
• honorários dos artistas
• logística
• promoção, etc.

Nosso conselho: não hesite em pedir orçamentos a vários prestadores de serviços para ter uma visão o mais próxima possível da realidade.

Ao mesmo tempo, calcule o dinheiro que estará entrando, principalmente:

• ingressos para o festival
• aluguel do estande.

Ao levar em conta todos esses elementos, você poderá elaborar um orçamento provisório que lhe dará uma ideia do que pode fazer (e principalmente do que não pode fazer) para obter lucratividade... mesmo para um evento sem fins lucrativos.

Também vale a pena ter em mente que você pode aumentar seu fluxo de caixa variando suas fontes de financiamento:

• patrocínio
• patrocínio
• instituições
• subsídios públicos.

☝️ Para persuadir o maior número possível desses participantes a participar, prepare um sólido arquivo de apresentação: descrição das pessoas responsáveis e do projeto, explicação dos objetivos, detalhes da campanha promocional planejada, público estimado etc.).

De acordo com um estudo da CNV, os recursos do festival são provenientes da venda de ingressos (38%), vendas no local em bares, bufê, merchandising e outras áreas (19%), subsídios públicos (30%) e parcerias privadas (13%).

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Etapa 4: encontrar o local perfeito

Outro tópico importante: qual local para organizar um festival?

Aqui também, a atmosfera e o tipo de instalação que você deseja (um grande palco para shows, por exemplo) serão decisivos:

• em um terreno aberto (campo, praia, parque, etc.)?
• em um complexo fechado?
• Em um monumento histórico?
• Na rua?

O número de participantes do festival previsto (há regulamentos sobre isso!) e seu orçamento, é claro, também entram na equação.

Observação: alguns locais exigem procedimentos administrativos especiais, como no caso de um evento realizado em uma via pública.

Etapa 5: Escolha a data do seu festival

Obviamente, para encontrar o local perfeito, é melhor saber as datas do seu evento para verificar se o local estará disponível.

Aqui também há vários fatores a serem levados em conta:

• A estação do ano. Para um evento ao ar livre, por exemplo, é fácil ver por que o inverno deve ser evitado.
• A duração. Quais são suas ambições em termos de duração? Um dia? Uma noite? Uma semana?
• Competição. No auge da temporada de verão, os festivais estão em pleno andamento. Se estiver planejando um programa de verão, sugerimos que verifique quais outros eventos estão programados para o mesmo período, para garantir que eles não o ofusquem demais.

Etapa 6: Organize-se

Você reuniu suas equipes e decidiu a data do seu festival? Agora é hora de elaborar um cronograma de planejamento retroativo, ou seja, um cronograma "para trás" com base na data prevista.

Isso lhe dá uma visão clara de todas as tarefas que ainda precisam ser concluídas, para garantir que você e seus parceiros cumpram o cronograma. Além disso, você terá mais condições de gerenciar as tarefas que exigem antecipação, como a solicitação de permissão às autoridades locais.

Etapa 7: Elabore um programa tentador

Quem você vai chamar para se apresentar no seu lindo festival?

Para escolher e entrar em contato com os artistas, basta começar com o seu tema e selecionar todos os perfis que correspondam ao seu universo.

É claro que, dependendo do tamanho do evento e do seu orçamento, você pode recorrer a profissionais conhecidos ou a artistas locais mais confidenciais. De fato, esses últimos podem ser abordados por meio de uma chamada para projetos.

Nosso conselho: entre em contato com o maior número possível de pessoas, pois você não obterá respostas positivas em todas as ligações. Tenha também uma lista de reserva em caso de cancelamento. Por fim, se estiver usando artistas pagos, elabore um contrato de compromisso com eles.

Etapa 8: Selecione os outros artistas

Um festival não se trata apenas de artistas!

Vários outros prestadores de serviços ajudarão seu evento a existir ou darão a ele uma dimensão maior:

• profissionais técnicos (som, iluminação, etc.),
• proprietários de restaurantes
• gerentes de bares,
• gerentes de estandes (vendas de produtos, líderes de workshops, palestrantes etc.),
• segurança, etc.

Uma das práticas mais comuns é o uso de voluntários. Os voluntários podem ser designados para uma ampla gama de trabalhos, como dar as boas-vindas aos frequentadores do festival e aos artistas, fazer o bufê, manter e limpar o local, decorar etc.

Nossa recomendação: para facilitar o recrutamento de voluntários, use prestadores de serviços especializados. O Recrewteer, por exemplo, é uma solução que facilita a localização dos perfis certos e os designa para cargos específicos. A plataforma facilita a comunicação com eles durante toda a fase de organização e durante o evento, além de otimizar o gerenciamento em geral (planejamento, refeições, acomodação etc.).

Etapa 9: verifique as autorizações e a administração

A bête noire dos organizadores de festivais: a papelada.

Mas essa etapa é da maior importância, porque você precisa absolutamente seguir as regras... se não quiser que seu grande projeto não dê certo.

Obter status legal

Para começar, sua empresa precisa ter status legal para realizar os vários procedimentos administrativos.

Como regra geral, o status preferido pelos organizadores de festivais é o de uma associação, que é bastante simples de estabelecer e consistente com esse tipo de projeto.

Fazer uma declaração ou solicitar uma autorização

Um pedido de autorização é necessário se você planeja :

• organizar seu evento em um espaço público,
• receber pelo menos 1.500 pessoas.

Você precisa fazer a solicitação à prefeitura ou, em algumas cidades (Paris, Marselha e Lyon), à Préfecture de Police. Ao fazer a solicitação, você deve especificar, entre outras coisas

• a identidade do organizador
• a data e o horário do evento,
• o local do evento,
• o tipo de sistema de som utilizado.

Por outro lado, se o seu festival for realizado em um local privado aberto ao público, uma simples declaração será suficiente.

Outras solicitações de autorização

Outros tipos de autorização geralmente são necessários.

• Para estabelecimentos públicos: você planeja vender bebidas? Você precisará solicitar à prefeitura uma licença para vender bebidas, pelo menos 15 dias antes do festival. E para bebidas alcoólicas das categorias 4 e 5, você precisará de uma licença IV. Por fim, certifique-se de cumprir as normas de higiene, pois poderão ser realizadas verificações durante o evento.
  
  
• Para a transmissão ou execução de obras musicais: nesse caso, faça uma declaração ao Sacem para obter sua autorização. Se você gerar lucros, espere pagar royalties.

Faça um seguro

Como responsável por um festival, você deve contratar um seguro para o festival que cubra, no mínimo, a responsabilidade civil.

Entretanto, recomendamos que você contrate uma cobertura adicional:

• para proteger seu equipamento, que geralmente é muito caro,
• para cobrir eventos imprevistos, como o cancelamento do festival.

Etapa 10: prepare-se para a segurança do evento

Para que seu festival seja um sucesso, você precisa prestar atenção constante à segurança.

Há muitos fatores a serem considerados, inclusive a proteção dos participantes e da equipe do festival.

Portanto, certifique-se de que você tenha todos os equipamentos necessários (extintores de incêndio, por exemplo) e que eles estejam em conformidade com os regulamentos. Para isso, entre em contato com o departamento de incêndio ou resgate ou com a comissão de segurança do departamento.

Nosso conselho: procure ajuda profissional. Por exemplo, um serviço de segurança autorizado terá mais condições de reagir em caso de perigo ou comportamento inadequado. No que diz respeito à saúde, obviamente estamos pensando na presença de agentes, como a Cruz Vermelha ou o corpo de bombeiros, capazes de prestar primeiros socorros, se necessário.

Etapa 11: Comunique-se sobre seu festival

Você já investiu muita energia na organização do festival. Seria uma pena se os visitantes não comparecessem!

Para divulgar o seu projeto, você precisará elaborar uma estratégia de comunicação cuidadosamente planejada.

Há vários canais à sua disposição:

• Seu site: adicione uma página dedicada ao evento no site da sua associação, por exemplo. Você também pode criar um site específico para o evento em questão, no qual poderá transmitir todas as informações práticas e incentivar os frequentadores do festival a participarem: o programa com uma apresentação dos artistas, um vídeo teaser, venda de ingressos on-line etc.
  
  
• Redes sociais: O Facebook e o Twitter são bons canais de comunicação. Na verdade, o Facebook tem sua própria página de evento com um link para a bilheteria.
  
  
• Pôsteres: pôsteres em espaços públicos ou em fachadas de lojas também são muito populares. E por um bom motivo: se o seu pôster for bonito, ele chamará a atenção dos transeuntes. É por isso que é tão importante optar por um cartaz gráfico cuidadosamente projetado que seja consistente com seu mundo e seu público-alvo.
  
  
• Panfletos: seu pôster também pode ser produzido na forma de panfletos, distribuídos diretamente na rua ou deixados em lojas e locais estratégicos.
  
  
• A imprensa: por que não entrar em contato com a imprensa local para convencê-la a cobrir o evento em suas publicações? Embora isso possa resultar em uma simples inserção de publicidade, você também pode se beneficiar da exposição real por meio de um artigo, uma entrevista etc.
  
  
• Rádio: da mesma forma que a imprensa, as estações de rádio locais são excelentes meios de comunicação, especialmente se o seu festival for voltado para a música.

Em todos os casos, crie um pacote de comunicação atraente:

• não se esquecendo de nenhuma informação essencial:
  • nome do festival e da associação que o está organizando
  • programa
  • informações práticas, como local, datas, preços dos ingressos, instalações no local (bufê, camping etc.),
  • parceiros,
  • um link para a bilheteria para facilitar a compra on-line.
• envolver seus futuros frequentadores do festival o máximo possível:
  • criar concursos para ganhar ingressos,
  • teasers
  • questionários para solicitar a opinião deles, etc.

Etapa 12: Gerencie a venda de ingressos

Antes de vender ingressos, pergunte a si mesmo sobre o preço.

Obviamente, você precisa atingir o ponto de equilíbrio. Mas não exagere nos preços: adapte-os ao programa e aos serviços oferecidos durante o evento (presença de headliners, instalações no local etc.). Não se esqueça de que os frequentadores de festivais estão acostumados a esse tipo de evento, portanto, eles sabem quando o preço é justificado... ou não.

Há duas maneiras complementares de vender seus ingressos:

• venda de ingressos on-line: graças à venda de ingressos on-line, você evita a superlotação e as filas na entrada do festival no grande dia. Além disso, você pode acompanhar as vendas em tempo real, para estar mais bem preparado. Por fim, lembre-se de que você pode compartilhar o link para essa bilheteria em seu site ou nas redes sociais. É uma ótima maneira de gerar vendas para suas campanhas de comunicação!
• Venda de ingressos no local: se você tiver ingressos sobrando, organize um serviço de venda de ingressos no local para os retardatários.

[Bônus] Guia prático para a organização de um festival em formato PDF

Aqui você encontrará uma lista de verificação de tudo o que precisa fazer para organizar um festival memorável, disponível para download gratuito em PDF.

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Para recapitular

Quando se trata de festivais, especialmente no verão, você enfrentará muita concorrência.

Portanto, certifique-se de preparar seu evento da melhor forma possível para atrair visitantes, deixar uma impressão duradoura e fazer com que eles queiram voltar para as próximas edições.

Como você pode ver, há 1.000 coisas em que pensar. Portanto, siga as etapas descritas acima para garantir que você não se esqueça de nada:

• encontre seu tema
• reúna sua equipe
• defina seu orçamento,
• escolha o local e a data,
• elabore seu programa,
• selecione todos os palestrantes,
• solicitar licenças,
• gerenciar a parte administrativa das coisas,
• preparar a segurança para o evento,
• comunicar sobre o seu festival,
• lidar com a venda de ingressos.

Graças a uma organização sólida, uma boa dose de previsão e sua própria criatividade, você pode ter certeza de que seu festival será memorável. Então, você está pronto para criar, quem sabe, a futura Vieilles Charrues?