Comunicação interna: alternativas ao Slack
Mensagens instantâneas, compartilhamento de documentos... é possível conectar os funcionários para tornar suas trocas mais fluidas. Como você escolhe entre as ferramentas existentes? Para saber mais, leia nossas dicas e práticas recomendadas sobre mensagens instantâneas (bate-papo).
A comunicação interna está mudando
E-mail: formal demais
No mundo profissional, enviamos muitos e-mails. Embora esse seja o meio mais tradicional, ele tem suas limitações:
- eles são recebidos em ordem cronológica, e não por assunto ou grupo de pessoas. Processamos as informações à medida que elas chegam, à medida que avançamos. Os assuntos mais urgentes são tratados o mais rápido possível, mas o conteúdo substantivo, seja em um anexo ou no corpo do texto, é afogado na massa. Para encontrá-lo quando você precisa, a função de pesquisa é rapidamente limitada ou você fica sem palavras-chave.
- Processá-las pode se tornar rapidamente demorado. Para evitar a saturação sistemática de sua caixa de entrada, você classifica, exclui, arquiva e salva localmente... Caso contrário, por falta de espaço disponível, seus e-mails nunca chegarão.
Sintético e instantâneo
As coisas precisam acontecer rapidamente. Nos ambientes de trabalho anglo-saxões, a comunicação empresarial é baseada nos chamados memorandos: anotações entre colegas. A abordagem é direta, o tom é simples e as expressões educadas são abreviações.
Como você se comunica internamente?
Bate-papo em tempo real
O Messenger foi o pioneiro do IRC: Internet Relay Chat, um protocolo de comunicação da Internet. Esse é o princípio do bate-papo: comunicação escrita em tempo real. Seu uso nos negócios oferece vantagens reais. É menos formal que o e-mail e as trocas de mensagens são mais concisas. Você pode discutir um ponto ou problema específico no momento e obter as informações de que precisa rapidamente.
O EDM para trabalhar em equipe
O compartilhamento de documentos funciona da mesma forma. Os funcionários trabalham em equipes, em mídias comuns. Eles precisam ter acesso a uma versão sincronizada, aprimorada pelas alterações feitas por seus colegas antes ou simultaneamente. Caso contrário, versões conflitantes serão duplicadas, e os documentos terão que ser reconciliados e as informações consolidadas para que nada seja perdido. Ferramentas como o Google Drive possibilitam que várias pessoas editem o mesmo documento.
ChatOps com Slack: a solução multifuncional
Pense fora da caixa
Algumas soluções de colaboração são projetadas para serem abrangentes. Elas englobam o bate-papo e o EDM. Algumas, no entanto, não são tão bem-sucedidas quanto o esperado. Principalmente se a estrutura for muito institucional: os funcionários de diferentes níveis da empresa não terão coragem de se expressar. É a abordagem de baixo para cima que precisa ser aplicada para gerar entusiasmo. Assim como o ChatOps.
Torne-o amigável
Lançado em 2013 pelo fundador do Flickr, o Slack se estabeleceu como líder nesse mercado. A interface se assemelha a redes sociais como o Facebook. Você usa emoticons e hashtags, marca pessoas e conversa on-line. Esse ambiente privado familiar incentiva a adoção no local de trabalho.
Vídeo para maior interatividade
O bate-papo pode ser combinado com funções de áudio e vídeo. Com o método VolP - Voice over IP -, os usuários conversam por videoconferência. O Slack ainda não oferece isso, mas o fará em breve. O áudio, na versão beta, será seguido pelo vídeo. Conversas com vários usuários também são possíveis para incentivar a interação entre as equipes de trabalho. O Skype for Business (antigo Lync) pode ser usado para configurar salas de bate-papo.
A importância das APIs
Para escolher um ChatOps, observe suas APIs - Interfaces de Programação de Aplicativos. Isso é o que torna a ferramenta compatível com o restante de seu ambiente de TI. Por exemplo, o HipChat, uma solução pré-Slack publicada na Austrália, faz interface com aplicativos de marketing de terceiros, como o MailChimp ou o Saleforces, e também fornece APIs para conexão com ferramentas desenvolvidas internamente pelas empresas.
Funcionalidade estendida
O ChatOps pode fazer interface com outras ferramentas, como uma agenda, etc., ou pode fornecê-las ele mesmo. Esse é o caso do Bitrix24, que se concentra em uma abordagem de gerenciamento de projetos. Ele abrange usos que vão até o CRM (Customer Relationship Management). De acordo com Bastien Le Lann, consultor da Lecko, é essa capacidade de agregar informações complementares que diferencia o ChatOps. "Ele] traz benefícios sociais e de conversão para os processos de negócios [e] aumenta a produtividade das equipes, que não precisam se dispersar entre diferentes aplicativos": um ganho real do ponto de vista operacional.
Adotando uma abordagem diferente, a TalkSpirit foi projetada como uma plataforma colaborativa. Você pode centralizar o compartilhamento de conhecimento e conteúdo, comunicar-se e colaborar com todos os seus contatos - membros da equipe, clientes e parceiros - a partir de um único local. Os recursos colaborativos de nível profissional, como a sincronização com o seu CRM e a solução de gerenciamento de projetos, são um grande impulso para a produtividade dos negócios.
O ChatOps, como um módulo ou como uma solução mais abrangente, está no centro das trocas comerciais. Seja o Slack, o líder, ou suas alternativas HipChat, Skype, Bitrix24 ou TalkSpirit, cada um tem seus pontos fortes. Sua escolha dependerá de seu ambiente de trabalho e de suas necessidades específicas.
Artigo traduzido do francês