Empresas e digitalização: um ponto de virada decisivo

Você está planejando implementar a digitalização na sua empresa?

Com o desenvolvimento das tecnologias de big data e computação em nuvem, a digitalização das empresas é mais do que apenas uma tendência: é um dos maiores desafios da era digital. Ao mesmo tempo, ela é essencial para manter a competitividade atual. Porque as empresas digitais estão crescendo.

De que forma a digitalização pode ser usada nas empresas? Quais são os benefícios da transformação digital para sua organização?

Neste artigo, você descobrirá qual é o impacto da transformação digital em sua organização. Também discutiremos as vantagens e desvantagens do desenvolvimento de processos digitais e os desafios que você enfrentará.

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O que a digitalização significa para as empresas?

Definição de digitalização

A digitalização é o processo de substituição de suportes físicos de informações (geralmente papel) por tecnologias digitais. A desmaterialização de documentos compreende várias fases:

1. Digitalização,
2. indexação,
3. arquivamento,
4. gerenciamento de versões,
5. certificação.

Tipos e desafios da digitalização

A digitalização de documentos geralmente é a porta de entrada para um mundo de trabalho sem papel. Mas ela também faz parte de uma dinâmica mais ampla de transformação digital.

Ela afeta:

• Atividades,
• processos,
• comunicação,
• ferramentas,
• o próprio local de trabalho, na era do flex e do home office, com a ajuda do escritório digital.

Atualmente, as empresas enfrentam muitos desafios. Dependendo de seu nível de maturidade digital, diferentes aspectos da empresa podem ser digitalizados:

• Digitalização de documentos gerais:
  • Contratos
  • pedidos
  • assinaturas
    
    
• Digitalização da contabilidade:
  • Faturas
  • Tributação
    
• Digitalização de documentos de RH:
  • Contratos
  • contabilidade da folha de pagamento
    
• Digitalização da bolsa de valores:
  • Documentos comerciais no setor de logística
  • Documentos para autoridades

Por que as empresas devem digitalizar?

O mundo dos negócios está evoluindo mais rapidamente e a concorrência está mais forte do que nunca. Atualmente, muitas empresas estão lutando para se manterem lucrativas com seus negócios principais. Nesse contexto, a digitalização é capaz de fornecer soluções para problemas graves.

Vantagens

• Redução de custos:
  • 91% menos custos para o gerenciamento de documentos
  • 2500 folhas de papel podem ser economizadas por funcionário por ano
    
• Melhor comunicação:
  • Os documentos podem ser visualizados simultaneamente por vários funcionários em diferentes locais
    
• Aumento da produtividade:
  • O processamento de um documento é acelerado em 46%
    
• Aumento da segurança:
  • o acesso a dados confidenciais pode ser mais bem controlado

Os seguintes aspectos também podem ser levados em consideração:

• Economia de espaço graças ao arquivamento digital;
• Acesso móvel aos dados em tempo real;
• Sustentabilidade ecológica graças à redução do desperdício de papel e das viagens.

Desvantagens

• Resistência à mudança por parte de seus funcionários, o que exige tempo para adaptação e desenvolvimento de conhecimento especializado, o chamado gerenciamento de mudanças.
  
• Um investimento financeiro:
  • Tecnologia,
  • manutenção,
  • hospedagem de dados,
  • treinamento de funcionários.
    
• Risco de perda de documentos devido a erros de hardware, comportamento malicioso, vírus ou erro humano.

Como as empresas podem implementar a digitalização com sucesso?

Agora que você sabe por que a digitalização pode ajudar sua empresa e para quais desafios precisa estar preparado, é hora de falar sobre aplicativos específicos. Nossa seleção de software mostra como as soluções digitais podem ajudar sua empresa em situações específicas.

• Um cofre eletrônico permite que os dados sejam protegidos e lhes confere valor legal. Isso é particularmente útil para o armazenamento de arquivos, a integridade dos dados e o processamento de dados confidenciais.
  
• Para acesso seguro e bom gerenciamento dos direitos do usuário, o uso de um gerenciador de senhas é muito útil. O LastPass, por exemplo, pode ser usado para gerar senhas complexas. Elas são armazenadas em um cofre digital que pode ser acessado por meio de um único login.
  
• Para o valor legal da assinatura eletrônica.
  O uso de uma autoridade de certificação possibilita o cumprimento dos mais exigentes padrões de segurança europeus;
  Softwares como o DocuSign fornecem a assinatura eletrônica e garantem seu valor probatório.
  
• Para compartilhamento de documentos, comunicação e colaboração:
  O software do portal de compartilhamento de documentos, como o Intrexx, torna a colaboração mais eficiente.
  Um DMS ( sistema de gerenciamento de documentos ), como o DATEV DMS, simplifica o armazenamento, a pesquisa e a disponibilidade de todas as informações da empresa. Isso é possível graças a um poderoso mecanismo de pesquisa e à análise inteligente de dados.

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A caminho de um mundo (quase) sem papel

Com a digitalização, toda a sua organização está dando um passo em direção a um mundo desmaterializado. O objetivo final é o gerenciamento totalmente eletrônico dos seus dados e processos com a ajuda da inteligência artificial.

Para que a transformação digital seja bem-sucedida, é necessário repensar os processos associados. Isso se aplica a finanças, contabilidade, gerenciamento de pessoal, etc.

Cada etapa de trabalho deve ser revisada antes de poder ser automatizada nas melhores condições possíveis. Esse é particularmente o caso quando são usadas soluções digitais.

E você? Qual foi o seu progresso na transformação digital da sua empresa?