5 Vantagens da digitalização de documentos
Os avanços na tecnologia possibilitaram a substituição de documentos em papel por documentos eletrônicos, uma prática que está se tornando cada vez mais comum, pois beneficia muito todos os tipos de empresas. Descubra 5 dos principais motivos pelos quais você deve digitalizar seus documentos e processos.
5 Vantagens da digitalização de documentos
O processo de digitalização de documentos em papel também leva a uma desmaterialização dos processos de trabalho. A noção de inteligência comercial e vantagem competitiva adquire então um novo significado: os funcionários ganham em reatividade e produtividade.
1. economia de espaço
A digitalização de documentos oferece uma vantagem logística considerável. As dezenas ou até centenas de metros quadrados necessários para armazenar documentos em papel e faturas de fornecedores podem ser dispensados.
O armazenamento eletrônico ajuda a economizar espaço:
- CDs
- pen drives,
- servidores, etc.
2. Acessibilidade dos dados
Uma das maiores vantagens da desmaterialização dos negócios é a possibilidade de compartilhar arquivos instantaneamente com o mundo todo graças à Internet.
Isso permite que as equipes de trabalho realizem atividades coordenadas, mesmo que estejam separadas por grandes distâncias. Papéis de trabalho, documentos contábeis e faturas podem ser consultados on-line.
Isso poupa clientes, fornecedores e contadores de muitas viagens e custos relacionados.
Além disso, trabalhar em casa ou remotamente proporciona um certo grau de conveniência para a equipe. A reatividade da empresa é multiplicada e todos economizam um tempo considerável.
3. Rastreamento e pesquisa de documentos
A inteligência dos sistemas de gerenciamento de documentos aumenta a produtividade dos funcionários. Todas as informações são acessíveis em tempo real: essa é uma das muitas vantagens da desmaterialização.
A transmissão de informações não é mais um problema: os funcionários não perdem mais tempo procurando os dados de que precisam. Eles sabem onde encontrar as informações: um software de digitalização de documentos oferece a possibilidade de armazenar e classificar documentos de acordo com várias categorias e seus próprios parâmetros de classificação.
A busca se torna fácil e intuitiva.
O sistema também reduz o tempo necessário para processar um arquivo entre os departamentos de marketing e vendas, por exemplo.
A desmaterialização acelera um conjunto de atividades coordenadas que permite a rastreabilidade dos documentos: um histórico permite saber quem realizou qual ação e em que momento.
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4. Arquivos digitais com valor legal
A digitalização de documentos contábeis facilita o processamento contábil remoto. Uma solução completa permite que você mantenha documentos digitalizados na forma de arquivos digitais para armazenar sua contabilidade.
No entanto, são necessárias algumas ferramentas profissionais:
-
um cofre digital para proteger os dados, dando-lhes um valor legal,
-
uma solução que permita assinar documentos eletronicamente, autenticando a identidade do signatário.
As vantagens da desmaterialização são inúmeras: economia de tempo e produtividade, economia de espaço graças ao armazenamento desmaterializado e processamento mais rápido.
5. Centralização das informações
A perda de documentos, a classificação e a pesquisa em um determinado momento são um grande problema para as empresas.
Uma solução que permite o backup automático de documentos e a classificação de informações ajuda a evitar a perda de documentos e dados importantes.
O treinamento de qualidade também permitirá que toda a organização adote boas práticas internamente.
Como implementar a digitalização de documentos nas empresas?
Para entrar na era digital, sua empresa provavelmente terá que se reorganizar. Você precisará se equipar com software ou algumas ferramentas digitais.
O uso de um novo software também envolve dinheiro e, muitas vezes, novas habilidades ou recursos. No entanto, o ROI vale a pena, pois essa ferramenta permitirá que você
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centralizar seu banco de dados,
-
criar cópias de segurança de documentos,
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garantir a distribuição do conteúdo,
-
automatizar tarefas administrativas,
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e, acima de tudo, ganhar competitividade com o aumento da produtividade.
Artigo traduzido do espanhol