Digitalização de documentos: Tudo o que você precisa saber
A digitalização de documentos é mais do que apenas uma tendência. É um dos maiores desafios da transformação digital de empresas e autoridades públicas, em todos os setores combinados. Escritórios sem papel, a explosão do volume de informações, a mobilidade e o teletrabalho são apenas alguns dos desafios que as organizações enfrentam atualmente.
O que está por trás da digitalização de documentos? Como os documentos são digitalizados? Quais são os benefícios de mudar para um escritório totalmente sem papel? Para entender melhor os desafios dos documentos digitalizados, as informações a seguir são essenciais.
O que é a digitalização de documentos?
A digitalização ou desmaterialização de documentos refere-se ao processo de substituição de um documento físico (geralmente em papel) por um formato digital.
A digitalização de documentos é a primeira etapa em direção a um escritório sem papel. No entanto, um escritório sem papel ou, pelo menos, sem papel, vai além da simples digitalização ou digitalização de arquivos e documentos: os documentos precisam ser gerenciados, processados e armazenados. O uso de sistemas de gerenciamento de documentos (DMS) e a implementação de processos digitais são, portanto, necessários para estabelecer uma estratégia de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM).
Essa transição de dados materiais para dados digitalizados assume várias formas. Um documento desmaterializado pode ser digitalizado a partir de um formato de papel ou produzido diretamente em formato digital.
Quais documentos podem ser digitalizados?
Em princípio, todos os documentos em papel podem ser digitalizados e arquivados eletronicamente, ou seja
- Documentos contábeis,
- demonstrativos financeiros anuais,
- recibos de compra,
- apólices de seguro,
- faturas,
- contratos,
- arquivos pessoais,
- documentos técnicos, etc.
Vantagens de um escritório sem papel
A digitalização de documentos é um caminho essencial para um escritório sem papel e oferece vantagens decisivas.
Mais espaço e organização
Milhares de páginas de contratos, faturas e transações contábeis estão agora arquivadas em um pen drive, disco rígido ou CD.
A digitalização de documentos oferece uma vantagem logística considerável. O armazenamento eletrônico e o gerenciamento de documentos em servidores economizam espaço.
Centralização
Todos os documentos e informações são arquivados no mesmo local.
Soluções como o M-Files harmonizam os dados de todas as ferramentas internas: SharePoint, Exchange, OneDrive, OnBase, Dropbox, Google Drive, Salesforce, etc. Todos os dados são armazenados, categorizados e arquivados na ferramenta.
Economia de custos e aumento da produtividade
Graças à digitalização, você pode encontrar seus documentos com muito mais rapidez e facilidade do que o normal, o que economiza uma quantidade considerável de tempo. Os custos também são economizados graças a uma redução significativa no armazenamento de papel.
O Zeendoc é uma solução DMS para armazenar, recuperar e disponibilizar todas as informações da empresa: Com um poderoso mecanismo de busca e sua análise inteligente de dados, você pode encontrar todas as informações que procura em pouco tempo.
Usabilidade compartilhada
Dentro da empresa, os funcionários podem trabalhar juntos no mesmo documento - se tiverem acesso - o que fortalece o trabalho em equipe.
Com a função de compartilhamento de arquivos on-line, uma equipe de trabalho pode realizar atividades coordenadas, mesmo de casa. Como os documentos podem ser acessados em qualquer lugar e a qualquer momento, as trocas com clientes, fornecedores, contadores etc. são tranquilas, evitando deslocamentos desnecessários e economizando os custos associados.
Segurança
Os dados digitalizados e os arquivos digitais são protegidos de acordo com as normas legais e os rigorosos requisitos de segurança, desde as assinaturas eletrônicas até o arquivamento digital.
Digitalizar um documento: Dois métodos
Como já mencionado, é possível distinguir dois tipos de digitalização:
👉 A "digitalização nativa" envolve documentos que são criados diretamente em mídia digital. Esses documentos eletrônicos devem ter um certificado para serem considerados em conformidade (para a repartição de finanças, por exemplo).
A "digitalização a posteriori" está relacionada principalmente aos documentos impressos recebidos. Esses documentos devem passar por várias fases, que são explicadas na seção a seguir.
Digitalização e arquivamento de documentos em conformidade com a lei: 3 fases
O GoBD (princípios para o gerenciamento e armazenamento adequados de livros, registros e documentos em formato eletrônico e para acesso a dados) especifica como as empresas podem digitalizar legalmente seus documentos em papel.
1 - O processo de digitalização
A seção "9.3 Captura eletrônica de documentos em papel" detalha o processo de digitalização. O processo de digitalização envolve a digitalização do documento original em papel (frente e verso) para obter sua cópia digital e gerar um arquivo utilizável para integração ao sistema, o que seria possível com o reconhecimento de texto OCR .
De acordo com o GoBD, as empresas devem documentar o processo de digitalização, ou seja, criar um protocolo que explique quem está autorizado a digitalizar, quando a digitalização pode ser feita, em que qualidade etc. A correspondência do conteúdo ou da imagem também deve ser documentada para cada arquivo digitalizado.
2 - Arquivamento
Os documentos digitalizados devem então ser arquivados, ou seja, armazenados a longo prazo e da forma mais inalterável possível. O arquivamento é explicado na seção 9.2. Ele é um componente essencial para documentos eletrônicos.
Para cartas comerciais ou de negócios e documentos contábeis em papel, o resultado da digitalização deve corresponder ao original para que possa ser armazenado. Obviamente, deve ser possível comprovar isso.
Após a indexação individual, todos os funcionários podem acessar e alterar esses arquivos específicos, independentemente de sua localização.
3 - Imutabilidade
O conteúdo dos documentos digitais sujeitos a retenção não deve ser alterado. Se as empresas alterarem o conteúdo, a alteração deverá ser registrada.
O uso de um procedimento de certificação garante que o documento copiado digitalmente (por exemplo, arquivo PDF) corresponde ao seu original em papel. Uma solução para isso seria a assinatura eletrônica.
Arquivamento digital em conformidade com a lei
São necessárias ferramentas profissionais para armazenar documentos digitalizados como arquivos digitais:
- um cofre eletrônico para proteger os dados, dando-lhes valor legal,
- uma solução que permita a assinatura eletrônica de documentos, autenticando a identidade do signatário.
Para um diretor administrativo, o valor legal de uma assinatura eletrônica pode ser uma preocupação.
Para garantir a validade legal de uma assinatura eletrônica, use um terceiro de confiança! Trata-se de uma autoridade de certificação que é certificada pelo estado, atende a todos os requisitos e cumpre os mais altos padrões de segurança europeus.
Com a ajuda dessas soluções, você pode assinar seus documentos digitais e fornecer uma prova de conformidade legal de seus documentos.
Yousign: nosso favorito
Com a Yousign, beneficie-se de uma solução de assinatura eletrônica simples e personalizável que garante a segurança e a confidencialidade de seus documentos digitais.
Vantagens da Yousign:
- Solução certificada eIDAS e ETSI;
- cofre eletrônico para garantir o arquivamento eletrônico seguro;
- Os dados são hospedados em um servidor na UE (em conformidade com o GDPR);
- A Yousign se adapta perfeitamente aos seus processos de negócios, às suas equipes e à estrutura da sua organização.
Yousign
DocuSign: A empresa internacional
A DocuSign simplifica os processos de assinatura para empresas e organizações. Reconhecida como uma terceira parte confiável, a DocuSign está autorizada a emitir certificados digitais, bem como selos eletrônicos e carimbos de data/hora.
Vantagens da DocuSign:
- Solução certificada eIDAS e ETSI;
- Os contratos digitais são acessíveis de qualquer lugar do mundo, com mais de 85 milhões de usuários em 188 países e uma interface de usuário disponível em 43 idiomas;
- Várias ofertas para assinaturas eletrônicas, na nuvem ou no local.
DocuSign
InSign: sem papel e em conformidade com a lei
Com a InSign, você pode assinar, enviar e gerenciar seus documentos de forma legal e segura de qualquer lugar.
Vantagens da InSign:
- Compatível com GDPR e eIDAS;
- Fabricado na Alemanha e certificado pela TÜV;
- Várias ofertas: Soluções como SaaS, na nuvem ou no local.
inSign
No caminho para uma estratégia sem papel
Por onde começar quando se lança um projeto de desmaterialização em uma organização? O ponto de partida parece ser a digitalização dos documentos existentes. Em seguida, será necessário repensar os processos associados a essa abordagem: finanças, contabilidade, gerenciamento de RH etc. Todos os fluxos de trabalho precisam ser revisados antes que possam ser automatizados nas melhores condições possíveis, especialmente usando ferramentas profissionais.
Desde a plataforma colaborativa até uma ferramenta DMS avançada, passando por uma solução confiável de assinatura eletrônica, você é acompanhado por soluções de software BtoB. Essas soluções estão à sua disposição para dar início ao processo, oferecendo conformidade, confiabilidade e facilidade.
E você, está pronto para conduzir sua transformação digital?
Artigo traduzido do alemão