Cartões de pagamento virtuais revolucionam o gerenciamento de gastos

Em comparação com as transferências de crédito, os débitos diretos e as criptomoedas, os cartões de pagamento continuam sendo um meio de pagamento difundido e amplamente utilizado na Europa e na zona do euro. Em 2019, havia 572 milhões de cartões de pagamento em circulação na Europa, o que significa 1,7 cartão per capita (BCE 2020). Os cartões de pagamento podem ser usados para fazer compras em lojas físicas ou on-line e para sacar dinheiro em caixas eletrônicos.

Nos últimos anos, entretanto, os cartões e métodos de pagamento virtuais também estão entrando cada vez mais no mercado. De acordo com um estudo realizado pelo Banco Central Europeu em dezembro de 2020, um em cada quatro pagamentos on-line na zona do euro agora é feito usando soluções de pagamento eletrônico. Uma tendência que foi ainda mais acelerada pela pandemia do coronavírus.

O que são cartões de pagamento?

Um cartão de pagamento pode ser usado para fazer pagamentos sem dinheiro em lojas ou on-line. Em geral, é possível identificar quatro participantes diferentes em um pagamento com cartão clássico. Em primeiro lugar, há os portadores de cartão que usam o cartão para pagamento. Por exemplo, eles usam o cartão para pagar suas compras semanais no supermercado ou uma camiseta na butique sem dinheiro.

O segundo ator nas transações de pagamento com cartão é o beneficiário. Ele aceita o cartão como meio de pagamento da compra e, portanto, participa de transações de pagamento sem dinheiro.

Além desses dois participantes diretos em uma transação, outras partes interessadas também estão envolvidas em um pagamento com cartão. Em primeiro lugar, a instituição emissora do cartão e, em segundo lugar, os parceiros contratuais do beneficiário, que são responsáveis por aceitar e liquidar o pagamento.

Se todas essas partes estiverem envolvidas na transação de pagamento, ela é geralmente chamada de sistema de quatro partes. Entretanto, também há sistemas de pagamento que são gerenciados por apenas duas partes. Um exemplo desse sistema são os cartões de clientes ou cartões de bônus no setor de varejo. Com esses cartões, a função de emissor do cartão e o ponto de aceitação são assumidos pela mesma pessoa física ou jurídica.

Em resumo, os cartões de pagamento são cartões que autorizam seus titulares a participar do processo de pagamento sem dinheiro de empresas contratantes afiliadas.

Em contraste com outros métodos de pagamento sem dinheiro, vários métodos de pagamento competem com os cartões de pagamento. Os procedimentos mundialmente conhecidos e reconhecidos incluem American Express, Master Card e Visa. Esses métodos geralmente andam de mãos dadas com um cartão de crédito que é válido em todo o mundo e liquida as transações com atraso. Além dos métodos reconhecidos mundialmente, há também métodos de pagamento que são limitados localmente em sua validade. Isso inclui o cartão giro, que ainda é amplamente usado na Alemanha e é o sucessor do antigo cartão EC. Esse cartão pode ser usado para fazer pagamentos ou sacar dinheiro em caixas eletrônicos na Alemanha sem nenhum problema.

Cartões de débito ou crédito - qual é a diferença?

Os cartões de débito e de crédito fazem parte dos cartões de pagamento e permitem que os titulares façam pagamentos sem dinheiro. Entretanto, a principal diferença entre esses dois tipos de cartão está no método de cobrança.

Os cartões de débito incluem cartões de pagamento, como os cartões bancários tradicionais e os cartões de giro. O cartão de débito não concede crédito aos titulares do cartão e liquida as transações diretamente. Portanto, não é possível pagar com um cartão de débito sem um saldo de crédito na conta correspondente. Alguns bancos penalizam os saques a descoberto com juros de saque a descoberto - pagar sem um saldo de crédito na conta corrente é, portanto, um assunto caro. Para exagerar, isso significa que o saldo da conta de um cartão de débito determina o limite do cartão.

A situação é diferente com os cartões de crédito. Os cartões de crédito concedem crédito a seus titulares de acordo com o limite de crédito do cartão. Esse crédito pode ser usado para fazer várias compras e transações com o cartão de crédito no decorrer de um mês. Essas compras são então liquidadas em um extrato de cartão de crédito no final do mês. Esse serviço não é gratuito e os portadores de cartão pagam uma taxa anual pelo atraso na liquidação.

Como os P-Cards podem ser classificados entre os cartões de pagamento?

Um cartão de compras, também conhecido como cartão P ou cartão de pedido, é um cartão de pagamento comercial. Outros cartões com funções semelhantes são, por exemplo, o cartão corporativo, o cartão de frota ou o cartão de centro de viagens.

As empresas podem usar os cartões P para pagar despesas comerciais menores ou pequenas necessidades que ocorrem com frequência no dia a dia dos negócios. Esses cartões são úteis para solicitar equipamentos de escritório ou outros bens e serviços de baixo valor. Cada centro de custo pode pedir o que precisa diretamente e uma fatura coletiva é emitida para a empresa no final do mês. Após o recebimento do pagamento, os fornecedores de cartões de compras encaminham a confirmação do pedido ao fornecedor, que, por sua vez, entrega o pedido à empresa. Os cartões de compra ainda são relativamente desconhecidos na Alemanha, embora tenham sido usados com sucesso em países de língua inglesa por vários anos.

Os cartões de compra têm a vantagem de poderem ser facilmente integrados aos processos de pedidos existentes. Além disso, os custos administrativos podem ser drasticamente reduzidos, especialmente para requisitos de centros de custo com produtos não problemáticos.

Os cartões de pedido são uma boa alavanca para acelerar os processos de aquisição para pagamento de uma empresa e reduzir os custos de transação. Isso ocorre porque os custos de transação geralmente são mais altos do que o valor real do pedido ou o valor das mercadorias, especialmente no caso de mercadorias de baixo valor.

Como funcionam os cartões de pagamento virtuais

Os cartões de pagamento virtuais são adequados para transações e compras específicas que os cartões de pagamento tradicionais não podem oferecer. Você pode obter um cartão de pagamento virtual de provedores de pagamento ou bancos. Ele pode então ser usado para pagamentos on-line e off-line, dependendo da programação.

Como o próprio nome sugere, o cartão de pagamento virtual é virtual e, portanto, não existe fisicamente. Quando o cartão é solicitado, o emissor do cartão cria um pacote de dados específico para o cartão de pagamento. Esse pacote contém o nome do titular do cartão, o número do cartão de crédito, uma data de validade e um código de segurança (CVV).

Os cartões de crédito virtuais podem ser configurados e emitidos para transações individuais. Nesse caso, eles têm uma data de validade predefinida e não podem mais ser usados para pagamento após o vencimento.

Várias vantagens dos cartões de pagamento virtuais para as empresas

Os cartões de pagamento virtuais oferecem às empresas maior controle sobre as transações realizadas com esses cartões. Dependendo da programação, determinados varejistas podem ser bloqueados ou limites máximos de transação podem ser definidos para os cartões de pagamento virtuais. Desde o início, os funcionários só podem fazer compras em lojas on-line autorizadas e somente até o limite máximo predefinido.

Além disso, os cartões virtuais podem ser desativados diretamente pela empresa no software bancário ou pelo funcionário no aplicativo em caso de roubo. O roubo de dados é bastante raro com cartões virtuais; ele exige mais esforço do que o roubo clássico de cartões de uma carteira. Os cartões físicos são muito mais fáceis de serem roubados do que o registro eletrônico de dados de um cartão de pagamento virtual.

Os cartões de pagamento virtuais, que, na melhor das hipóteses, são integrados diretamente ao sistema ERP da empresa usando um software de cartão de crédito, proporcionam às empresas um melhor controle orçamentário. Diretrizes específicas de gastos para os cartões de pagamento virtuais impedem que departamentos ou funcionários individuais gastem mais dinheiro do que o acordado. Se o cartão virtual for um cartão de crédito, os funcionários também se beneficiarão de todas as vantagens de um cartão de crédito tradicional da empresa. O dinheiro pode ser facilmente sacado no exterior e as despesas podem ser pagas diretamente em moeda estrangeira, sem a necessidade de se preocupar com taxas de conversão ou com dinheiro suficiente.

Transparência e controle de custos são apenas algumas das muitas vantagens

Outra vantagem dos cartões de pagamento virtuais é que eles podem ser criados pela empresa sem muito esforço administrativo e de acordo com os requisitos. Isso é particularmente vantajoso se os funcionários estiverem viajando para o exterior apenas esporadicamente e precisarem de um cartão da empresa para um uso específico.

Um número ilimitado de cartões virtuais pode ser criado rapidamente e desativado com a mesma rapidez. Os responsáveis só precisam comunicar o registro de dados e o cartão virtual pode ser usado para pagamento. Isso reduz consideravelmente o tempo de espera entre a solicitação do cartão e o recebimento do cartão de pagamento.

Ao mudar para cartões de pagamento virtuais, as empresas têm um método de pagamento versátil e escalável. Além disso, os funcionários não precisam mais adiantar despesas comerciais de seus próprios bolsos e podem usar o cartão digital da empresa diretamente para pagamento. Os processos automatizados de cartões de pagamento são desejáveis para todos os envolvidos em uma empresa.

A integração correta com os sistemas de TI no gerenciamento financeiro

Quando as empresas optam por cartões de pagamento virtuais, também vale a pena dar uma olhada na automação e na integração de TI. Com a conexão correta, as empresas podem obter economias significativas de escala e otimização de processos. Além disso, a autonomia de funcionários e departamentos individuais aumenta, assim como a transparência de custos para o departamento financeiro.

O software de cartão de crédito está em constante evolução e oferece às empresas pacotes funcionais cada vez mais sofisticados. A exibição do volume de negócios de todos os cartões de pagamento da empresa em uma plataforma e o gerenciamento dos cartões nessa plataforma proporcionam às empresas maior controle financeiro e transparência:

• Elas podem rastrear gastos e transações em toda a organização em uma plataforma central.
• A verificação e a autorização de compras individuais são muito mais fáceis para os gerentes e diretores financeiros graças ao agrupamento de informações.
• As transações com cartões de pagamento podem ser rastreadas até a autorização do cartão de pagamento.

No final, todos os níveis hierárquicos se beneficiam dessa transparência em um software financeiro holisticamente integrado.

O arquivamento digital torna os recibos de papel supérfluos!

Uma vantagem dos cartões de pagamento integrados é que os recibos de papel se tornam supérfluos e os comprovantes são salvos digitalmente e arquivados diretamente. Com o Expensya, os cartões de pagamento virtuais podem ser criados diretamente a partir da conta do administrador e as empresas se beneficiam de um aplicativo nativo para gerenciar suas despesas comerciais. Com apenas alguns cliques, os funcionários podem criar faturas e autorizar compras em qualquer lugar. No Expensya, as empresas podem definir sua política de despesas em apenas algumas etapas e automatizar a conformidade com as regras de despesas.

Graças ao software integrado de gerenciamento de despesas, como o Expensya, os recibos em papel podem ser digitalizados e arquivados diretamente na nuvem. O arquivamento digital e em conformidade com a legislação na nuvem também reduz o risco de perda de dados.

Uma solução SaaS, como a Expensya, aumenta a transparência e a produtividade e oferece às empresas o melhor da automação para o gerenciamento de despesas graças a inúmeras funções. Os funcionários podem usar facilmente cartões de pagamento virtuais em viagens de negócios e para compras on-line e se beneficiar da facilidade de uso, da alta segurança de pagamento, dos processos acelerados e da redução do risco de fraude.