Como você gerencia as despesas de suas equipes?
No local de trabalho, o gerenciamento de despesas é sempre uma grande fonte de frustração e tensão. Isso se aplica tanto aos funcionários (falta de autonomia, processos de reembolso que levam muito tempo, despesas pagas com economias pessoais) quanto aos gerentes (orçamentos excedidos, falta de rastreabilidade das despesas, falta de documentos comprobatórios). Para gerenciar as despesas da forma mais eficaz possível, é necessário estabelecer uma política interna clara e usar o software apropriado.
Que política interna deve ser implementada? Que software está disponível para os profissionais? A variedade aumentou consideravelmente nos últimos anos, por isso é importante escolher o que melhor se adapta à sua empresa e às suas equipes.
Examine as práticas internas de sua empresa
Antes mesmo de se concentrar nos vários pacotes de software existentes, é essencial examinar as práticas internas e identificar aquelas que precisam ser alteradas.
Gerenciamento de despesas: erros que não devem ser cometidos
Devido ao hábito, à simplicidade ou à falta de tempo, as práticas relacionadas às despesas internas raramente são revisadas ou questionadas, embora possam ser a fonte de muita tensão dentro da empresa. Entre as práticas a serem evitadas, cinco são particularmente comuns:
Erro nº 1: um único cartão que passa de mão em mão
Essa é a prática mais comum e que é seguida instintivamente à medida que a empresa cresce. Um cartão de visita vinculado às despesas da empresa, mas que não tem um proprietário específico e é passado para diferentes membros da equipe à medida que as despesas são incorridas. Há vários perigos nesse sistema: ele dificulta o rastreamento das despesas, há uma probabilidade maior de perda ou roubo e os funcionários não são responsabilizados.
Erro nº 2: um único titular de cartão dentro da equipe
Esse modo de operação é o oposto da prática anterior. Aqui, o cartão de pagamento é mantido por uma única pessoa que é constantemente solicitada por seus colegas a gerenciar seus gastos. Essa prática é rigorosa demais e resulta em uma perda de flexibilidade por parte da equipe, além de ser um excesso de solicitação ao funcionário.
Erro nº 3: falta de controle de despesas
Algumas organizações não estabelecem limites de gastos em seus cartões bancários ou não indicam um limite para cada tipo de despesa. Isso geralmente significa que os orçamentos são excedidos e que é difícil priorizar as despesas.
Erro nº 4: não gerenciar relatórios de despesas
Gerenciar os relatórios de despesas é uma questão fundamental para os CFOs. Eles precisam tê-los em seu poder e vinculá-los a todas as despesas. Se não houver um processo para recuperar esses relatórios de despesas, a empresa não poderá justificá-los perante as autoridades fiscais. Se o funcionário tiver adiantado essa despesa, ele não poderá ser reembolsado.
Erro nº 5: adiantamentos pessoais por parte dos funcionários
Em muitas organizações, os funcionários são responsáveis por adiantar dinheiro para despesas comerciais, pelas quais são depois reembolsados. Essa prática pode ser uma fonte de tensão e estresse para os funcionários. É preferível não usá-la.
Todas essas práticas são muito difundidas e são aquelas às quais recorremos instintivamente. É necessária uma política interna de gerenciamento de despesas para garantir que as despesas comerciais sejam gerenciadas adequadamente.
Implementação de uma política interna
O primeiro ponto a ser trabalhado é a definição de um orçamento. Sem um orçamento, é impossível gerenciar as despesas e capacitar as equipes. É possível categorizá-lo por tipo de despesa, o que dará ao CFO uma visão mais clara. Uma vez elaborado esse orçamento, é mais fácil estabelecer limites de gastos nos cartões bancários disponibilizados aos funcionários. O ponto principal dessa prática é definir um orçamento que limite o desperdício e, ao mesmo tempo, permita que seus funcionários tenham sucesso em suas missões.
Uma vez definido o orçamento, é necessário estabelecer processos internos para permitir o fluxo de informações e padronizar as técnicas. Por que usar o mesmo processo para todos os funcionários? Para aumentar a eficiência e melhorar a comunicação entre os vários departamentos. A multiplicação de métodos de trabalho leva a áreas de atrito e comunicação deficiente entre os funcionários. Certifique-se de comunicar adequadamente essa mudança de processo e de que os novos funcionários também estejam cientes dela. Observe que o mesmo processo interno não implica o mesmo método de pagamento para todos os funcionários. Você ainda pode diversificar os métodos de pagamento.
Quer estejamos falando sobre o orçamento, o método de pagamento ou os processos internos da empresa, estamos falando principalmente da parte que afeta seus funcionários, mas há uma parte importante das despesas que ainda não foi abordada: as contas de despesas. Elas dizem respeito ao seu CFO e à sua equipe financeira. Recuperar e classificar os pedidos de reembolso de despesas é uma tarefa administrativa e repetitiva, e é por isso que é importante pensar nisso com antecedência para aliviar suas equipes o máximo possível. Centralize a recuperação dos pedidos de reembolso de despesas e equipe-se com um aplicativo que permita que seus funcionários os desmaterializem.
Tenha cuidado: mesmo que seus funcionários tirem fotos de seus pedidos de reembolso de despesas e as anexem às despesas, eles ainda são obrigados a fornecer o documento em papel.
Um último conselho é a criação de sistemas antifraude. A exigência de anexar um recibo a cada despesa torna possível visualizar as despesas, garantir que o mesmo recibo não seja usado várias vezes e, assim, limitar a fraude.
Como vimos, vários pontos precisam ser colocados em prática para otimizar o gerenciamento de despesas profissionais. Atualmente, há muitas ferramentas e pacotes de software disponíveis para ajudar as empresas a economizar tempo e dinheiro.
Encontrando as ferramentas certas
As ferramentas das quais os profissionais dependem devem abordar duas questões: métodos de pagamento e gerenciamento contábil das despesas comerciais.
Ferramentas de pagamento
Os métodos de pagamento mais comumente usados são os cartões de débito e crédito. Eles capacitam os funcionários e garantem a rastreabilidade das despesas. No entanto, há diferentes tipos de cartão, portanto, é preciso diferenciá-los para encontrar o formato mais adequado.
O primeiro e mais comum tipo é o cartão de pagamento físico. Esse é o formato clássico com o qual todos os funcionários estão acostumados.
O segundo formato é o cartão virtual. Ele funciona da mesma forma que o cartão físico, mas é usado para compras on-line. Então, por que optar por um cartão virtual? A perda ou o roubo de um cartão bancário padrão é comum, mas isso é quase impossível com um cartão virtual. Para compras ou assinaturas de software, o cartão físico não oferece nenhuma vantagem específica.
Você precisa de cartões de pagamento físicos para sua equipe de vendas e cartões virtuais para o restante das equipes? Sem problemas, muitas organizações oferecem os dois métodos de pagamento. Em particular, o neobanco Qonto permite que você solicite vários cartões, independentemente da forma.
Distinguimos duas formas de cartão de pagamento aqui, mas o cartão usado por seus funcionários não é apenas um cartão de banco, geralmente é um cartão de visita.
Cada cartão comercial pode ter um limite personalizado. Isso torna possível gerenciar o orçamento alocado com muita precisão e dá aos funcionários uma grande autonomia. Não há necessidade de consultar seu gerente antes de fazer uma despesa. No entanto, isso não isenta os funcionários de justificar suas despesas. Eles terão de anexar faturas às suas transações e entregá-las à pessoa responsável.
Obviamente, as questões de relatórios de despesas e contabilidade devem ser levadas em conta quando se aborda o assunto de gerenciamento de despesas comerciais.
Despesas comerciais e relatórios de despesas
Os cartões de débito e crédito certamente facilitam o controle dos pagamentos, mas isso não é suficiente para as autoridades fiscais. Toda despesa comercial deve ser justificada, portanto, uma fatura deve ser anexada a ela. Atualmente, muitos pacotes de software permitem que seus funcionários tirem fotos dos recibos de despesas, mas eles também precisam devolver a versão impressa para você.
Qual é o objetivo desse software? Eles reduzem a fraude, diminuem o tempo gasto no preenchimento de cupons para justificar as compras e centralizam as informações para a equipe financeira.
A redução da fraude está relacionada à obrigação de tirar uma foto da fatura para cada despesa. Isso facilita muito a identificação de despesas sem fatura ou de faturas duplicadas.
O tempo gasto com essas tarefas administrativas é reduzido porque são solicitadas poucas informações aos funcionários. Tudo o que eles precisam fazer é realizar suas compras e fotografar os recibos. Não há papelada a ser preenchida quando eles voltam ao escritório, nem documentos adicionais a serem levados com eles.
Menos papelada preenchida pelos funcionários significa menos papelada para a equipe financeira classificar e ler. Além disso, o uso de um único pacote de software para todos os funcionários garante o mesmo método de trabalho e a centralização de todos os dados. Esse software simplifica o processamento de solicitações internas.
Além de desmaterializar os pedidos de reembolso de despesas, esse software pode ser usado com frequência para exportar dados contábeis. Em seguida, é possível transcrever o fluxo de dinheiro em lançamentos contábeis.
O aplicativo Qonto, por exemplo, permite tirar fotos de seus relatórios de despesas, configurar etiquetas personalizadas para cada despesa e exportá-las para fins contábeis.
Dependendo das necessidades da sua empresa e das suas equipes, é essencial comparar os diferentes pacotes de software existentes no mercado. Auditar as necessidades de todos os seus funcionários é a primeira etapa para escolher o software certo. Em seguida, basta realizar um estudo de mercado e selecionar o software mais adequado.
Artigo traduzido do francês