Como você pode melhorar seu gerenciamento de tempo e prioridades?
Por que melhorar seu gerenciamento de tempo? Para ser produtivo e evitar o esgotamento, entre outras coisas...
Quer você esteja no escritório, no campo ou trabalhando em casa 😉 o problema é o mesmo: como você organiza seu tempo de trabalho? Sim, mas não se trata apenas de trabalhar bem.
Estamos falando de organização do tempo, literalmente de usar seu tempo com sabedoria, de separar sua vida profissional da vida particular, de ter uma visão clara do que precisa fazer, de modo que possa ter tempo para si mesmo, fazer uma pausa e voltar às suas tarefas em 100%.
Porque gerenciar seu tempo de trabalho significa gerenciar suas emergências, mas também suas pausas, seu ritmo e sua energia.
Aqui apresentamos 7 métodos de gerenciamento de tempo, divididos em 4 etapas, para ajudá-lo a encontrar o equilíbrio e concluir seus projetos com tranquilidade.
Hoje em dia, já existem fatores de estresse suficientes, não é mesmo?
Seu horário para os próximos 10 minutos:
O que é gerenciamento de tempo?
Gerenciamento de tempo é o método usado para planejar e organizar suas atividades de modo a usar seu tempo da forma mais eficiente possível.
O objetivo é otimizar seu dia ou semana, aprendendo a aproveitar ao máximo o tempo que você tem.
Sem um gerenciamento mínimo do tempo, as tarefas se acumulam, o pânico se instala e o desperdício de tempo aumenta exponencialmente - um verdadeiro círculo vicioso!
Os benefícios do gerenciamento do tempo
Se você está lendo este artigo, já entende a importância do gerenciamento do tempo. Mas quais são os benefícios de uma boa administração do tempo e, portanto, de um trabalho bem organizado?
Ao estruturar suas tarefas e definir sua agenda com antecedência, você reduz sua carga de trabalho mental e aumenta a produtividade. A sequência de tarefas é mais suave, você economiza tempo e libera tempo livre.
⚠️ O gerenciamento de prioridades é uma alavanca incrível para reduzir o estresse: identificar essas tarefas essenciais e fazê-las primeiro gera bem-estar e paz de espírito para realizar todo o resto.
Se você trabalha em equipe, sua equipe saberá onde você está e poderá ajudá-lo com determinadas tarefas. E se você trabalha por conta própria, pode visualizar facilmente sua carga de trabalho.
O que não fazer:
❌ Sobre carregar sua agenda
Seu cronograma deve ser realista, até mesmo um pouco pessimista, mantendo espaços de tempo vazios para "por precaução", emergências, descuidos.
Diga sim a todas as solicitações
Você é um bom colega, um bom funcionário, cheio de boa vontade? Talvez, mas você não é uma máquina; é preciso saber dizer não. Caso contrário, suas tarefas se acumulam, seu estresse aumenta e você não consegue mais lidar com isso.
Procrastinação
Não deixe para depois as tarefas que menos o entusiasmam, especialmente se elas forem uma prioridade: pelo contrário, livre-se delas primeiro, você ficará orgulhoso e em paz consigo mesmo. De qualquer forma, quanto mais você as adiar, mais intransponíveis as tarefas parecerão...
Multitarefa
Você é bom em fazer várias coisas ao mesmo tempo? Talvez, mas será que as faz tão bem quanto se estivesse se concentrando em cada uma delas? Ao pensar que está economizando tempo, na verdade está perdendo tempo.
Não fazer intervalos
No entanto, os intervalos são essenciais para que seu cérebro se recupere e seja eficiente. Seu corpo também agradece: tomar um pouco de ar fresco, mudar seu ponto de vista pode ser uma fonte de inspiração para a mente, além de evitar cãibras e dores nas costas que não ajudam na concentração.
Deixe a porta aberta para as distrações
Isole-se de possíveis interrupções, colegas barulhentos, caixas de correio eletrônico e bate-papos com notificações piscantes.
Não estamos nem falando das redes sociais que ficam piscando para você no seu smartphone. Desconecte tudo, coloque um fone de ouvido, defina seu status como "ocupado" e tudo como silencioso.
Faça pausas para verificar suas mensagens. Você verá que não perdeu nada importante e estará mais receptivo a momentos de relaxamento quando você mesmo estiver relaxado!
Uma mudança de ritmo no teletrabalho
É verdade que acordar pode ser um pouco tarde, e por que não se permitir um cochilo durante o intervalo, mas mantenha uma rotina, uma estrutura para ser eficiente. Leia e responda e-mails pela manhã, tarefas importantes primeiro, e o smartphone em uma gaveta, entre outras coisas!
Faça com que seus dias sejam longos
Separe suas tarefas e decida-se: você não conseguirá fazer tudo. Se tentar, você vai implodir, de que adianta?
O mundo não vai parar de girar, algumas coisas podem esperar perfeitamente.
Se você gosta de acordar cedo ou, ao contrário, se você é mais produtivo à noite, não acumule horas extras e reserve um tempo para você, sua família e seus hobbies: é assim que você recarregará suas baterias e trabalhará melhor!
Faça tudo você mesmo
Saber delegar é muito importante, mas, para isso, você precisa saber confiar! Deixe ir...
Sozinhos, vamos mais rápido. Juntos, vamos mais longe.
Proverbe africain
Como você pode gerenciar seu tempo e suas prioridades de forma eficaz?
Por que gerenciar seu tempo? Verificar ✅ Quais são os erros que você não deve cometer? Verificar ✅
Então, o que você deve fazer?
A boa notícia é que, de acordo com a lei de Pareto, você pode atingir 80% de sua missão concluindo 20% de suas tarefas.
E, sim, muitas vezes apenas esses 20% são realmente importantes e produzem 80% dos resultados.
Mas os números e a teoria não o ajudarão a gerenciar seu tempo.
A segunda boa notícia é que não há escassez de métodos de gerenciamento de tempo.
Selecionamos 7 deles, divididos em 4 etapas essenciais, que você pode combinar conforme necessário!
Etapa 1: Elabore sua lista de tarefas
Não há nada como o método da lista de tarefas para se organizar: você lista todas as coisas que precisa fazer, sejam elas pequenas ou grandes, para não se esquecer de nada.
Você pode até mesmo dividir as tarefas importantes em várias subtarefas (o que tem a vantagem de torná-las menos assustadoras!) e depois priorizá-las.
Etapa 2: Defina suas prioridades
O que é importante raramente é urgente, e o que é urgente raramente é importante.
Eisenhower
Agora que você tem sua lista de tarefas, como você define suas prioridades? TUDO parece urgente! Respire fundo e analise novamente, usando a matriz de Eisenhower acima, ou a matriz abaixo, com base em uma relação de ganho/esforço:
Divida suas tarefas em 4 categorias para saber em que ordem fazê-las ou se precisa adiá-las.
Com base nesse princípio, para se motivar no início do dia, não hesite em começar com tarefas rápidas, em que o esforço é baixo e o ganho é bastante alto. Isso é muito satisfatório!
Etapa 3: Planeje suas tarefas!
Agora que você sabe o que fazer e em que ordem, planeje suas tarefas usando um software dedicado ou um calendário.
Dê um prazo ao seu trabalho e visualize-o facilmente usando códigos de cores.
☝️ O calendário compartilhado é ideal para trabalho remoto ou em equipe.
Planeje suas reuniões no início do dia, se possível, e limite-as em termos de tempo.
Uma reunião no meio da manhã ou no meio da tarde quebra seu ritmo e sua concentração e, no final do dia, ela se arrasta.
Melhor ainda, planeje-a antes do intervalo para o almoço - todos concordarão em ir direto ao ponto e satisfazer seus estômagos o mais rápido possível.
Etapa 4: Cumpra sua programação e evite a procrastinação
Você definiu objetivos para si mesmo, ou seja, tarefas a serem concluídas em uma determinada ordem e dentro de um determinado prazo.
Agora a parte difícil é cumpri-los!
Para manter o foco em suas tarefas e evitar a famosa multitarefa, adote o método Pomodoro.
Dedique intervalos de tempo claramente definidos às suas diferentes tarefas (cerca de 25 minutos cada, seguidos de um intervalo de 5 minutos) para que você possa se dedicar totalmente a elas e entrar em um ritmo.
Se, apesar de seus esforços, você acabar adiando tarefas difíceis para mais tarde em favor de outras mais fáceis, experimente o método GTD( Getting things done).
Esse método combina vários dos métodos de gerenciamento de tempo descritos acima: identificar tarefas, priorizá-las, delegá-las, se necessário, e fazer ajustes à medida que avança.
É preciso ser organizado para ser organizado! E, como tudo o mais, você precisa aprender a fazê-lo.
Por fim, com base no mesmo princípio, há o método NERAC:
- Anote: sua lista de tarefas,
- Estimar: o grau de importância de cada uma delas,
- Reserve: intervalos de tempo para o inesperado,
- Arbitrar: prioridades e, portanto, prazos,
- Verifique: o que foi feito, o que falta fazer e quais ajustes precisam ser feitos.
Você entendeu a ideia!
Tic tac tic tac: quando é hora de controlar seu tempo
Você está atrasado? Não entre em pânico! Reserve um tempo para se organizar... e economizar tempo!
Isso pode parecer paradoxal, mas é a chave para sua eficiência profissional e realização pessoal.
Gerenciar seu horário exige um pouco de rigor no início, mas, a longo prazo, traz flexibilidade (outro paradoxo!): identificar, priorizar, delegar, executar, controlar, ajustar - esse é o segredo.
A parte mais difícil é começar uma nova rotina e se ater a ela.
É claro que uma pequena ajuda é sempre bem-vinda. Acreditamos que nossa caixa de ferramentas de gerenciamento de tarefas pode ajudá-lo a atingir suas metas:
Essas ferramentas de colaboração, organização e planejamento melhoram consideravelmente a coordenação do trabalho em equipe e a sua organização pessoal.
Elas têm a vantagem de facilitar o acesso a informações importantes e a definição de objetivos claros, alocados de acordo com os recursos humanos e de tempo.
Que dicas você tem para gerenciar melhor seu tempo e ser mais eficiente no dia a dia?
Artigo traduzido do francês