Método DMAIC: melhore seu desempenho em 5 etapas

DMAIC. Se você digitou essas 5 letras, provavelmente é um gerente operacional tentando encontrar a equação perfeita entre gerenciar sua equipe e atingir os objetivos da empresa, otimizando os processos existentes.

Na família da gestão lean, você já tentou aplicar o método DMAIC?

Neste artigo, descubra o que ele envolve e como ele pode resolver suas principais preocupações, incluindo:
► melhorar a qualidade e o desempenho (capacidade, capacidade de resposta, pontualidade, produtividade, condições de trabalho),
► antecipação, detecção e resolução de problemas,
► satisfação do cliente,
► gerenciamento ágil de projetos, etc.

Conteúdo:

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O que é o método DMAIC? Definição

O DMAIC é um método de gerenciamento ágil que visa melhorar a qualidade e a eficiência dos processos de produção industrial (manufatura enxuta), mas também pode ser aplicado a processos implantados nos setores de serviços, logística, comércio e administração.

O método DMAIC é derivado do método Six Sigma, criado e patenteado pela Motorola no final dos anos 80 para resolver problemas complexos.

Este vídeo explica o processo comparando-o com a forma como um médico consulta, diagnostica e prescreve:

Por meio da análise estruturada e da resolução de problemas detectados em tarefas frequentemente repetitivas, o DMAIC compartilha os objetivos do Lean Six Sigma:

• Aumento da produtividade e da lucratividade,
• satisfação do cliente
• economia de recursos e redução do desperdício,
• qualidade de vida no trabalho e segurança dos funcionários, etc.

O objetivo do DMAIC não é muito diferente do método Kaizen, que também defende o gerenciamento de processos e a melhoria contínua, mas de uma forma mais progressiva.

Método DMAIC: instruções em 5 etapas

Definição da etapa do DMAIC - exemplo

Objetivo : identificar o problema, os riscos e os possíveis obstáculos.

Essa também é a etapa em que definimos as necessidades e os objetivos do cliente de forma mais geral, bem como os recursos e os prazos no gerenciamento de projetos.

Pergunta: qual é o problema identificado? Qual é o objetivo do projeto?

Ação: mapeie o processo (em vigor ou planejado) para identificar pontos de bloqueio ou riscos.

Um mapa, ou mapa do processo, facilita a compreensão e a visualização de como sua equipe trabalha, quaisquer intervenções externas (subcontratados, parceiros) e a localização de problemas mais facilmente.

Conselho:

• Você deve priorizar os problemas em ordem de urgência, de acordo com sua importância e impacto em outros processos.
• O método 5 M (ou diagrama de Ishikawa) pode ser usado para diagramar as relações de causa e efeito, na forma de espinhas de peixe, durante o brainstorming.

Resposta: O tempo de espera entre o pedido do cliente e a entrega final é muito longo. Ele precisa ser reduzido.

Etapa de medição do DMAIC - exemplo

🎯 Objetivo : quantificar o problema, o objetivo de desempenho ou a produtividade atual, usando indicadores, também conhecidos como métricas.
Essa etapa permite, em particular, identificar a margem de progresso e as variações de ciclo.

Perguntas: Como você mede o problema em termos concretos? Em quais indicadores você está interessado?

Ação: Determine as métricas e os pontos de medição que são importantes para você e limite-os para que possa rastreá-los facilmente (no máximo 10).

Dica: os indicadores devem atender a seus objetivos e resultados esperados. Ter isso em mente o ajudará a selecioná-los com sabedoria.

A capacidade do processo em vigor é a medida de sua capacidade de fornecer resultados ao longo do tempo, de acordo com as especificações.

piloter.org

Os especialistas em Six Sigma recomendam métricas que atendam a 4 critérios:

• precisão
• repetibilidade
• reprodutibilidade,
• estabilidade.

Você pode pedir conselhos a esses especialistas ou participar de um treinamento em Lean Six Sigma (vários níveis de certificação em gerenciamento de projetos e gerenciamento de equipes de projetos: Green Belt, Black Belt, entre outros).

Algumas medidas possíveis:

• O número de pedidos e como eles mudaram em comparação com N-1,
• o tempo médio de processamento para cada posição estratégica (recebimento de pedidos, fabricação, preparação de pedidos, expedição),
• a taxa de recrutamento de cada estação de trabalho em relação à curva de pedidos.

Ao mesmo tempo, você também pode medir a taxa de reclamação do atendimento ao cliente e a taxa de recompra, para ver se isso tem um impacto real em seus negócios.

Etapa de análise do DMAIC - exemplo

Objetivo : encontrar as causas do problema ou dos riscos potenciais por meio da análise dos processos e dos dados coletados na etapa anterior.
A etapa de análise de dados vai além na compreensão do problema e na avaliação da lacuna entre a situação atual e os objetivos definidos (real versus previsão).

Pergunta: Quando, em que nível e de que forma o problema surge?

Ações:

• Resumir os números coletados usando um painel de controle;
• analisar suas alterações, bem como as discrepâncias entre os resultados esperados e os reais.

Conselho:

• É claro que você precisa levar em conta a variabilidade dos dados, por exemplo, se o seu negócio estiver sujeito à sazonalidade.
• Para observar a cadeia de causalidade, o método QQOQCP pode ser usado com as várias partes interessadas para levar em conta todos os parâmetros (gerenciais e de campo), a fim de propor ou descartar caminhos de melhoria a serem experimentados.

Elementos de resposta:

• Liderança após consulta aos funcionários envolvidos: há uma falta de comunicação entre as equipes que preparam os pedidos e as que os despacham, que não são notificadas em tempo real sobre sua disponibilidade.
• Números: Os maiores atrasos ocorrem na área de expedição dos armazéns, que sozinha é responsável por 20% do tempo médio de processamento de pedidos, onde parece haver falta de mão de obra e equipamentos.
• As reclamações sobre atrasos nas entregas aumentaram em 15% em comparação com o mesmo mês em N-1, quando havia 20% menos pedidos a serem processados para o mesmo número de funcionários.

Etapa de aprimoramento do DMAIC - exemplo

Objetivo : determinar e implementar a solução capaz de eliminar a causa do problema.

Várias áreas de melhoria podem ser testadas, simultânea ou alternadamente.

Pergunta: quais áreas de melhoria devem ser testadas primeiro?

Ações:

• Defina um plano de ação com o envolvimento de todas as partes interessadas para garantir que você tenha o compromisso delas e que ele seja eficaz.
• Planeje todas as tarefas depois de dividi-las e programá-las de acordo com sua interdependência.

Recomendações:

• Defina um limite de tolerância aceitável e critérios de sucesso (aqui em termos de tempo de entrega) para julgar se uma melhoria é suficiente em termos de objetivos.
• Dê tempo para que os resultados apareçam.

Possíveis respostas:

• Recrutamento, com prioridade para a estação de trabalho de "despacho",
• Renovação gradual do equipamento,
• Procurar uma ferramenta colaborativa para que as equipes possam se comunicar em tempo real e compartilhar seu nível de progresso em cada estágio da cadeia de produção.

Etapa 5: Controle DMAIC - exemplo

Objetivo : verificar se a solução é satisfatória a longo prazo.
Mais uma vez, isso envolve observar, medir usando KPIs (indicadores-chave de desempenho) e analisar os novos processos implementados, observando o progresso e adaptando as ações de acordo com os resultados observados.

Pergunta: Como as ações podem ser direcionadas levando-se em conta as métricas e as variáveis definidas?

🚀 Ações:

• Assegurar que as ações definidas sejam implementadas adequadamente;
• Antecipe os riscos e equipe-se com ferramentas de colaboração e de apoio à decisão;
• Documentar e atualizar os processos;
• fazer recomendações para obter resultados sustentáveis.

💡 Conselho: Seja para mudar processos, ferramentas ou gerenciamento, não hesite em pedir a ajuda de especialistas e, acima de tudo, comunique-se com suas equipes.

Elementos de uma resposta: você deve se equipar com softwares como o :

• EMAsphere: software de gerenciamento de tomada de decisões com painéis de controle, para monitorar os principais indicadores de desempenho financeiro e operacional, principalmente automatizando a coleta e a análise de todos os dados da empresa coletados em suas diversas ferramentas de gerenciamento;
  
• Iterop: software de gerenciamento de processos de negócios (BPM) para otimizar seus processos de negócios e gerenciar seus fluxos de trabalho, não apenas mapeando-os, mas também acompanhando os KPIs e o progresso das tarefas de suas equipes em tempo real, usando um painel intuitivo;
  
• Quality SaaS: software de direção e gerenciamento de QHSE, com gerenciamento completo de documentos de processos de qualidade, planejamento e monitoramento de auditorias, acompanhamento de planos de ação, gerenciamento de riscos profissionais e operacionais e conformidade com normas e requisitos específicos do setor.

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Gerenciamento da qualidade: métodos e ferramentas

Quando se trata de melhoria contínua e qualidade, uma cultura de medição é essencial. Mas medir não é suficiente: é preciso levar em conta seus objetivos e o feedback dos clientes e entender seus processos de trabalho para poder questioná-los e desenvolvê-los ainda mais.

Essa é a chave para a lucratividade e a competitividade de sua empresa.

Mas como alcançar a excelência operacional e gerenciar todos esses fluxos de informações?

Considerando o volume de dados que precisa ser levado em conta e as demandas cada vez maiores dos clientes, equipar-se com um software eficaz o ajudará a melhorar a capacidade de resposta e a qualidade. Esse é um investimento necessário, além da aplicação de métodos relevantes, como o DMAIC.