Aprimore o gerenciamento de seus processos de negócios com o software de BPM

O gerenciamento de processos de negócios é um vetor de eficiência e qualidade em uma organização, e as empresas estão cada vez mais conscientes disso. Essa questão está gradualmente se tornando uma nova prioridade estratégica para os departamentos operacionais e a gerência sênior.

O que é gerenciamento de processos de negócios (BPM)? Como você pode implementá-lo em sua empresa? Que ferramentas são necessárias? O appvizer responde às suas perguntas sobre os desafios do BPM.

CONTEÚDO

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O que é um processo de negócios?

Um processo de negócios é uma sequência de tarefas ou atividades realizadas sucessivamente por diferentes partes interessadas a fim de atingir um objetivo e criar valor agregado para uma empresa.

Ele destaca as interações na forma de trocas entre os participantes de uma empresa a fim de obter uma visão geral. Isso diz respeito a vários tipos de trocas:

• trocas entre participantes internos e externos (representantes de vendas, técnicos, fornecedores, etc.),
• trocas com aplicativos ou departamentos (e-mail, gerenciamento de faturamento, gerenciamento de clientes, etc.),
• trocas de informações com outros processos de negócios.

Um processo comercial pode ser transversal a uma organização: ele envolve várias estruturas e equipes, sem necessariamente estar limitado a uma única pessoa, equipe ou departamento.

BPM: definição

O que é gerenciamento de processos de negócios?

O gerenciamento de processos de negócios é geralmente chamado de BPM. Trata-se de um conjunto de ferramentas, métodos e serviços para criar, analisar e monitorar os processos operacionais de uma empresa.

Isso envolve a modelagem de processos, em outras palavras, uma representação gráfica das atividades da empresa e de como elas estão interligadas em um determinado contexto.

É a combinação de vários elementos:

• o sistema de informações da empresa,
• métodos de governança
• colaboração entre os participantes.

A automação de tarefas sem valor agregado economiza mais de 50% do tempo em procedimentos críticos.

Foco no padrão BPMN

Esse padrão de criação de processos de negócios foi lançado em 2011 com o objetivo de incentivar a colaboração e a harmonização entre os vários departamentos de uma organização, combinando um padrão de modelagem de processos com novos símbolos para diagramas de processos de negócios.

Esse padrão de redação inclui :

• atores e partes interessadas
• etapas do processo (atividades)
• eventos pontuais
• a sequência de atividades ou fluxos de sequência representados por uma seta,
• e portas lógicas, usadas para unir ou separar fluxos de sequência.

Os benefícios do BPM

Se você ainda não está convencido da utilidade e dos benefícios do BPM para a sua empresa, aqui estão as três principais vantagens:

• organização : processos simplificados economizam seu tempo; suas equipes têm melhor visibilidade de suas funções; os riscos são mais bem controlados; oferece uma visão global da organização da empresa;
• comunicação: as trocas são mais fluidas; facilita a comunicação multifuncional e descompartimentaliza as trocas entre os departamentos; melhora a colaboração entre os participantes; formaliza a maneira como os procedimentos são executados;
• gerenciamento: as informações são centralizadas; a tomada de decisões é facilitada; são apresentados indicadores de desempenho; o monitoramento é aprimorado e os objetivos alcançados e os atrasos são medidos.

Como um projeto de BPM pode ser bem-sucedido?

Os projetos de BPM não se destinam apenas a grandes empresas. As PMEs e as pequenas empresas também podem se beneficiar da implantação de um projeto de BPM.

A implantação de um projeto de BPM de alto desempenho em sua empresa pode levar de algumas semanas a um máximo de seis meses.

Para qualquer projeto de BPM, você precisa pensar, em primeiro lugar, em termos do projeto e da estratégia da empresa.

Frédéric Declee - Vice-Chefe de Engenharia da CEV

Aqui estão os três pontos principais que você deve ter em mente se quiser que seu projeto de BPM seja bem-sucedido.

#1 Comunicação

Essa é a chave para um projeto bem-sucedido. Sem comunicação, essencialmente entre o departamento de TI e os departamentos operacionais, o projeto não pode ser bem-sucedido. O software de BPM é usado como uma ferramenta para formalizar e estruturar as trocas e para facilitar uma linguagem que deve ser comum a todas as partes interessadas.

#2 Uma abordagem de BPM em sua própria escala

Não tente ir rápido demais: pense grande, mas comece pequeno. Colocar a carroça na frente dos bois pode levar à perda de tempo. Pelo contrário, é mais sensato começar com um pequeno projeto de BPM e ver resultados significativos. Você estará criando bases sólidas para que o projeto cresça a partir daí, graças à comunicação multifuncional, ao melhor gerenciamento de riscos e erros, à introdução de indicadores e à análise de relatórios, por exemplo.

#3 Construa sobre o que já existe

Antes de iniciar seu projeto de BPM, talvez valha a pena realizar uma auditoria de suas operações atuais. Como as informações são transmitidas? Quais áreas precisam ser melhoradas? Quais ferramentas já estão em uso? Tudo isso lhe dá uma base para lançar seu projeto, começando pela otimização dos processos existentes.

Repense os processos de sua empresa na era digital

As empresas estão cada vez mais conscientes da importância de processos precisos e estruturados para otimizar suas operações. Elas querem colocar em prática iniciativas de melhoria contínua de processos ou já começaram a implementar um projeto de BPM.

A transformação digital das empresas está proporcionando aos tomadores de decisão novas maneiras de reinventar a forma como as organizações trabalham internamente. Além das ferramentas, os projetos estão se tornando ágeis e cada vez mais colaborativos; a inteligência coletiva está prevalecendo sobre a individualidade; o design thinking está possibilitando a introdução de inovações na empresa, mantendo o aspecto colaborativo etc. Todos esses fatores estão acelerando a estruturação das organizações.

Todos esses elementos aceleram a estruturação dos processos internos das empresas e suas necessidades de modelagem. Eles também podem dar à sua empresa uma vantagem competitiva e ajudá-la a se destacar da multidão.

Apenas ⅓ das empresas e organizações francesas usam software de BPM para o gerenciamento de processos de negócios, embora estejam convencidas da necessidade de aprimorar seus processos.

Fonte : CXP

Comparação de 4 pacotes de software de BPM para otimizar seus processos de negócios

Tabela de comparação de software de gerenciamento de processos

Agilium

O Agilium é um software de BPM 100% francês que permite automatizar seus processos de negócios de forma rápida e fácil, graças à sua abordagem low-code. Use as dezenas de modelos disponíveis na ferramenta e adapte-os às suas necessidades, ou crie seus próprios aplicativos de negócios - a escolha é sua, ambas as opções são possíveis.

Entre outras coisas, a ferramenta permite que você:

• conectar seus aplicativos,
• criar automações e fluxos de trabalho,
• monitorar todos os seus processos atuais usando uma ferramenta de monitoramento de processos (BAM),
• colaborar remotamente de forma eficaz, acessando seus documentos, informações e indicadores na Web.

A Agilium oferece uma abordagem baseada no gerenciamento de processos que é particularmente eficaz no setor, permitindo que você crie processos personalizados e integre suas próprias regras de negócios.

Exemplos de necessidades atendidas: Monitoramento de negócios, gerenciamento de aceitação, progresso da produção, planejamento da produção, gerenciamento eletrônico de documentos e gerenciamento de não conformidades.

O Agilium é um excelente complemento a um ERP para gerenciar processos de toda a empresa e centralizar dados em uma plataforma colaborativa acessível pela Web.

Bônus: treinamento incluído no seu pacote, com ou semcompromisso!

Um aplicativo comercial simples na plataforma Agilium low-code custa cerca de €2.000. Há também uma assinatura SaaS para usar a plataforma, que inclui manutenção, suporte e hospedagem, a partir de 150 euros por mês para 5 usuários.

Iterop

O Iterop é um software on-line que gerencia os processos de sua empresa durante todo o ciclo de vida, adaptando-se às mudanças à medida que elas ocorrem. Ele permite que você :

• modelar processos com apenas alguns cliques,
• definir tarefas
• atribuí-las a seus funcionários ou prestadores de serviços externos,
• configurar condições especiais, alertas, mensagens de e-mail, etc.

Para cada tarefa, você pode definir a pessoa ou o grupo de pessoas que pode executá-la. É a solução ideal para formalizar os fluxos de trabalho internos da sua empresa e conectar os aplicativos que você usa entre si.

A integração direta das informações trocadas tem várias vantagens: menos formas de distribuição de informações e, portanto, centralização de dados e menos perda de informações.

Todas as pessoas envolvidas em um processo são notificadas assim que um funcionário aciona o processo. O Iterop também serve como uma ferramenta de monitoramento para acompanhar a atividade dos funcionários.

A solução pode ser acessada de qualquer lugar por meio de um computador, tablet ou smartphone. Não requer nenhum conhecimento técnico, graças a uma ferramenta de desenho intuitiva. As equipes comerciais só precisam preencher formulários dinâmicos para garantir que os processos atendam às necessidades de todos.

A Iterop obteve a certificação ISO 9001.

Heflo

Mais de 70.000 usuários confiam no Heflo. O software é destinado a PMEs de todos os setores de atividade. Seus usuários são diversos:

• consultores e gerentes de negócios
• analistas de processos
• departamentos de RH, vendas, marketing e TI.

A solução oferece uma ferramenta de modelagem intuitiva: basta arrastar e soltar elementos para criar seus processos. Isso significa que você pode se familiarizar com a ferramenta imediatamente. O vídeo a seguir oferece uma visão geral da interface por meio de uma breve demonstração:

Essa ferramenta colaborativa está em conformidade com o padrão BPMN 2.0.

A Heflo oferece um pacote gratuito para empresas sem orçamento. Entretanto, com essa oferta, o suporte só está disponível por 30 dias e alguns recursos não estão acessíveis, como a personalização de sua marca ou a autorização de alterações por processo.

Process Studio

Publicado pela Avanteam, o Process Studio permite que as empresas modelem e automatizem processos de negócios, melhorando a agilidade e a rastreabilidade.

Esse portal colaborativo, personalizável e sensível ao contexto é compatível com o padrão BPMN. Ele é apresentado como um gerador de aplicativos orientado a processos: em apenas um clique, gere o aplicativo de destino.

Os recursos do Process Studio incluem

• gerenciamento de atores, funções e direitos de acesso,
• uma oficina de design gráfico para formulários e fluxos de trabalho,
• histórico e rastreabilidade total dos participantes e das alterações.

A ferramenta se integra ao conjunto de aplicativos Avanteam, que automatiza o gerenciamento de documentos, o gerenciamento do fluxo de trabalho, os formulários eletrônicos, a digitalização, etc. Ela também se integra facilmente às suas ferramentas existentes (ERP, diretórios, sistemas de mensagens).

Os painéis permitem que você monitore o progresso dos seus processos usando indicadores definidos por você.

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Integre o BPM em sua estratégia

É um fato: a conscientização da gerência sobre a importância do gerenciamento de processos de negócios aumentou. No entanto, dois terços das empresas ainda não deram o salto e não estão equipadas com software de BPM. No entanto, essa é uma etapa essencial para aqueles que desejam obter um ROI mais rápido de seu projeto de BPM e, ao mesmo tempo, obter uma vantagem competitiva.

Para começar, por que não nomear um gerente de processo para cada área de sua empresa? Apenas 16% das empresas francesas já fizeram isso (fonte: Solutions numériques).