As 10 principais perguntas a serem feitas ao escolher um software de gerenciamento de estoque
Equipar-se com um software de gerenciamento de estoque e vendas pode realmente otimizar sua empresa e ajudá-la a crescer. Isso vale para empresas de qualquer porte. Os empresários de hoje podem escolher entre várias soluções que podem proporcionar uma verdadeira alavanca para o crescimento por meio da automação do gerenciamento de estoque.
Melhorar, simplificar e controlar em tempo real são os objetivos da integração adequada do software de gerenciamento de estoque. Já se foi o tempo do Excel! Bem-vindo à era das novas tecnologias. Como empresário, você tem coisas melhores para fazer do que programar soluções ineficientes e demoradas.
Agora, você está no processo de encontrar a solução ideal para sua empresa. Mas, considerando os inúmeros resultados na Internet, você está pensando que essa pode ser uma tarefa assustadora! Vamos guiá-lo ao longo do caminho para escolher o software certo para a sua empresa. Aqui estão os fatores a serem considerados e as perguntas que você deve se fazer primeiro:
1. Qual é o perfil de sua empresa?
A primeira etapa é traçar um perfil de sua empresa, pois cada pacote de software responde a perfis específicos. Você pode agrupar as seguintes informações:
- B2B, B2C ou ambos
- Tipo de atividade: serviços, indústria, artesanato etc.
- Canais de distribuição: lojas, venda por correspondência, comércio eletrônico, atacadistas etc.
- Dimensão internacional e/ou nacional
- Número de moedas a serem gerenciadas
- Número de produtos e referências
- Número de fornecedores
- Número de depósitos
- Número de usuários simultâneos, etc.
2. Qual é o tamanho de sua empresa?
Hoje em dia, seja você uma start-up, uma empresa muito pequena ou uma PME, não é necessário ser uma grande empresa para se beneficiar dos recursos do software de gerenciamento de estoque. Há algo para cada tamanho de empresa.
Portanto, ao considerar o tamanho da sua empresa (volume e número de funcionários), você pode refinar sua pesquisa. Os orçamentos alocados para esse software variam muito, e você não quer escolher uma solução superdimensionada que lhe custará muito caro! Certifique-se de que você sabe a quem o software se destina e se ele corresponde ao volume de sua empresa.
3. Quais são os desafios da gestão de estoque para sua empresa?
Determinar seus objetivos o ajudará a identificar os recursos de software necessários com mais facilidade e rapidez.
Aqui está uma lista de desafios que você pode enfrentar em sua empresa:
- Otimizar e automatizar o gerenciamento de estoque e vendas: para evitar erros e economizar tempo.
- Melhorar sua estratégia de compras: para evitar rupturas ou excesso de estoque e conseguir melhores negociações.
- Aumentar a visibilidade de todas as suas atividades para uma tomada de decisão mais eficaz:
- Identificação de custos e margens em suas vendas em relatórios detalhados
- Avaliação e status do estoque em tempo real
- Rastreabilidade e localização do produto
- Colaboração com a sua equipe: a produtividade e a eficiência da sua equipe podem ser melhoradas graças a uma plataforma colaborativa na nuvem.
- Aumente a qualidade do atendimento e a satisfação do cliente: rupturas de estoque e erros de precificação custam caro, especialmente em termos de qualidade do atendimento ao cliente.
- Gerenciar uma estratégia de distribuição omnichannel : você vende por meio de diferentes canais de distribuição (por exemplo, comércio eletrônico, lojas, eventos etc.) e deseja ter uma visão clara e em tempo real do seu estoque.
Obviamente, essa não é uma lista exaustiva, mas ela o ajudará a pensar.
4. Código aberto vs. SaaS (Software as a Service)?
Você deve estar se perguntando o porquê de todo esse jargão! Sem assustá-lo, é melhor se familiarizar com alguns dos termos que você provavelmente encontrará durante sua pesquisa.
Código aberto: trata-se de software que incorpora tecnologia cujo código-fonte está disponível para programadores. As soluções oferecidas são totalmente personalizáveis, mas exigem habilidades técnicas, altos custos de manutenção e atualizações frequentes.
SaaS: a tecnologia de software SaaS possibilita a oferta de soluções completas na forma de assinaturas com hospedagem compartilhada em um servidor externo, sem custos de manutenção ou necessidade de habilidades técnicas. As atualizações são regulares e realizadas remotamente. Geralmente, há mais funções disponíveis.
5. Software hospedado ou instalado: quais são as diferenças?
Software instalado: o software é instalado no servidor da sua empresa após a compra da licença. Você não precisa da Internet, mas terá de terceirizar o suporte técnico e as atualizações e, em seguida, pagar para que as atualizações sejam compradas e executadas dentro da empresa. O backup é feito internamente.
Software hospedado: trata-se de uma solução instalada em servidores remotos que podem ser acessados pela Internet. O pagamento é feito por assinatura. Essas soluções móveis permitem que você trabalhe remotamente e a partir de vários sistemas: celular, tablet, computador. A manutenção e as atualizações de dados são realizadas pelo editor. Por fim, a terceirização de dados pode proporcionar maior segurança.
6. Qual é o orçamento?
Dependendo da escolha, o orçamento pode ser totalmente diferente. A ideia é estabelecer um envelope orçamentário que corresponda às suas finanças e estudar várias propostas.
Se o gerenciamento de estoque for crucial para sua empresa, tome cuidado para não minimizar o orçamento. Algumas soluções são gratuitas, mas geralmente não são muito escalonáveis e têm funcionalidade limitada.
Da mesma forma, parece não fazer sentido comprar um software superdimensionado e gastar grandes somas em uma ferramenta que você usará apenas 30% de sua capacidade. Especialmente porque você terá dificuldade em lidar com ela por ser muito complicada!
O orçamento pode ser considerado como um investimento inicial único no caso de soluções instaladas, mas cuidado: é preciso planejar todos os custos que serão adicionados: manutenção, atualizações, treinamento da equipe etc.
Em outros casos, como nas soluções hospedadas, você faz uma assinatura anual ou mensal, sem surpresas, que lhe dará uma ideia precisa do custo anual total. Os pacotes de assinatura oferecidos variam de acordo com seu uso. Antes de escolher um pacote, certifique-se de que está bem adiantado em seu raciocínio.
7. De quais funções você precisa?
Em geral, os pacotes de software fornecem uma lista detalhada dos recursos que oferecem. Muitas vezes, a lista parece longa e difícil de ler. Aprenda a ler nas entrelinhas, pois muitas vezes a mesma funcionalidade aparece em vários lugares de formas diferentes.
Obviamente, o software deve atender à maioria de suas necessidades, mas não é a quantidade de recursos que o torna mais adequado. Primeiro, certifique-se de que ele "se adere" aos seus objetivos.
Aqui está uma lista de recursos, mais uma vez não exaustiva, que o ajudará a listar suas necessidades com mais precisão.
Gerenciamento de vendas:
- Centralização de contatos e clientes,
- Fácil criação de produtos e gerenciamento de códigos de barras,
- Cotações, formulários de pedidos e faturas gerados uns a partir dos outros com o clique de um botão,
- Rastreamento de pagamentos em tempo real,
- Suporte a várias moedas,
- Listas de preços: condições comerciais diferentes, dependendo de seus clientes...
Gerenciamento de compras e suprimentos:
- Centralização de contatos e clientes,
- Criação de pedidos de compra,
- Configuração de um estoque de alerta para evitar falta de estoque,
- Monitoramento do status do pedido, etc.
Gerenciamento de estoque:
- Status do estoque e inventário em tempo real,
- Gerenciamento de vários depósitos,
- Ajustes de estoque: movimentos de entrada e saída de estoque, movimentos entre diferentes depósitos, etc.
- Devoluções de produtos; dropshipping.
Estatísticas, relatórios, painéis de controle: a qualquer momento, você precisa ser capaz de identificar quais produtos estão vendendo melhor, qual setor é o mais dinâmico etc.
Você também deve se interessar pelo potencial de desenvolvimento do software. Sua empresa vai crescer e a solução que você escolher precisa acompanhá-lo por pelo menos um certo período de tempo. Mesmo que você não precise de todos os recursos imediatamente, pense no longo prazo. Verifique se a solução é dinâmica e oferece atualizações regulares e novos recursos.
8. Quais integrações são essenciais para você?
Contabilidade, comércio eletrônico, CRM - há muitos aplicativos interconectados que podem otimizar sua organização e seus métodos de trabalho. Por exemplo, se você tiver um site de comércio eletrônico da Shopify ou um software de contabilidade como o Quickbooks, precisará garantir que eles sejam compatíveis com seu software de gerenciamento de estoque.
9. Qualidade do suporte e do serviço pós-venda?
Verifique se o suporte técnico é bem avaliado pelos usuários.
Alguns softwares podem ser testados gratuitamente por uma ou duas semanas, portanto, não hesite! Essa é a melhor maneira de descobrir se o software é adequado para a sua empresa e se ele lhe dará suporte pelo maior tempo possível.
10. Facilidade de instalação e uso?
Por fim, e certamente o ponto mais importante, é a facilidade de uso e de instalação do software. Por exemplo, algumas soluções permitem que você importe seus dados de forma rápida e direta. Em apenas alguns minutos, o software estará pronto e funcionando.
Por outro lado, a facilidade de uso é essencial, pois você não é necessariamente um especialista em tecnologia e não quer perder tempo. Quanto mais intuitivo for o software, mais útil ele será. Além disso, se houver outros usuários na sua equipe, será necessário treiná-los para que se familiarizem com os recursos o mais rápido possível.
Agora você está no caminho certo para escolher o software de gerenciamento de estoque de alto desempenho. Reserve um tempo para estudar várias soluções e, quando estiver convencido, verá o quanto o software de gerenciamento de estoque pode mudar sua vida, otimizar seus métodos de trabalho e acelerar seu crescimento.
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Artigo traduzido do francês