Por que um contrato de manutenção e como gerenciá-lo?

Assim como um contrato de prestação de serviços, um contrato de manutenção é um acordo entre diferentes partes, neste caso, um provedor de manutenção e seu cliente, que lhes concede direitos e obrigações legais. Em particular, esse documento estabelece os termos e as condições dos serviços de manutenção e compromete o provedor de serviços a fornecer os serviços acordados. Uma vez assinado e validado, o contrato se torna lei para as partes e elas devem cumpri-lo.

As intervenções possíveis incluem a assistência prestada ao cliente, como reparos e prevenção de falhas, seja na manutenção de TI, na manutenção industrial ou no setor de construção.

Vamos dar uma olhada mais de perto na finalidade de um contrato de manutenção. Quais são suas funções? O que ele contém e como podemos entendê-lo? Seja você um prestador de serviços de manutenção ou um cliente de serviços, certamente encontrará informações essenciais sobre esse importante aspecto do gerenciamento da manutenção. Então, vamos ao cerne da questão!

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O contrato de manutenção: definições e funções

O que é manutenção?

A manutenção abrange todas as operações usadas para garantir o funcionamento adequado de equipamentos, máquinas ou dispositivos de TI. Ela pode envolver medidas preventivas (revisão, limpeza, prevenção de desgaste, verificações para antecipar qualquer mau funcionamento, etc.) ou medidas curativas (reparos, substituição de peças, solução de problemas, correção de bugs de computador, etc.).

Manutenção é um termo geral que abrange muitos aspectos diferentes, e as operações envolvidas variam de acordo com o :

• campo de aplicação: indústria, construção, equipamentos de TI, etc. ;
• tipo de equipamento : manutenção de hardware (máquinas, etc.) ou ativos intangíveis (sites, software, etc.);
• resultado desejado: durabilidade do ativo, disponibilidade ou frequência de uso em um determinado período de tempo, etc;
• meios de intervenção técnica: intervenção física, intervenção remota via suporte técnico ou software de gerenciamento, etc.

Dependendo da situação - e são muitas -, as operações estão relacionadas à manutenção preventiva, manutenção preditiva ou manutenção corretiva.

Qual é a diferença de um contrato de manutenção?

Embora exista uma grande variedade de tipos de manutenção, os contratos também podem ser diferenciados. Podemos distinguir entre :

Contrato de manutenção

Esse documento é elaborado quando as partes concordam que a empresa de manutenção intervirá regularmente para verificar se o equipamento instalado está funcionando corretamente. As verificações são programadas e incluídas no contrato.

Qualquer outra intervenção ou substituição de equipamento não programada será faturada adicionalmente. Se forem identificados problemas técnicos graves, o provedor de serviços se compromete a elaborar um orçamento.

Por exemplo: quando um sistema de ar condicionado é instalado, um contrato de manutenção prevê a limpeza e a verificação da condição operacional do aparelho durante as visitas anuais.

Contrato de manutenção simples

Um contrato de manutenção simples vai além do contrato de manutenção. Ele sela o compromisso do provedor de serviços de garantir que o equipamento instalado esteja funcionando corretamente, portanto, não há cobrança adicional por nenhum trabalho realizado em caso de pane.

Portanto, o trabalho de manutenção é gratuito, com preços fixados antecipadamente, na forma de um valor fixo, dependendo dos recursos empregados e do tempo gasto no trabalho, ou sujeito a um teto de gastos. Entretanto, as taxas não incluem o custo de peças e materiais usados para reparos.

Por exemplo: em algumas ofertas de telefonia, a empresa se compromete a intervir em caso de interrupção do serviço, mas as peças necessárias para o reparo ficam por conta do cliente.

Contrato de manutenção integral

O contrato de manutenção integral compromete a empresa a garantir que o equipamento fornecido funcione adequadamente, a intervir em caso de pane e a fornecer equipamentos de reposição. Esse é um contrato "turnkey", que inclui manutenção preventiva e corretiva, além das peças de reposição necessárias.

Por exemplo: um contrato de manutenção para o sistema de informações de uma empresa, como parte de um serviço de terceirização, pode incluir a manutenção, as peças necessárias e a supervisão em tempo real, tudo isso com uma taxa de assinatura.

Funções e objetivos de um contrato de manutenção

Para o provedor de serviços, esse documento fornece uma estrutura precisa para qualquer trabalho futuro necessário para manter um ativo, incluindo a duração e os prazos, bem como as taxas aplicadas. As solicitações previsíveis são, portanto, listadas em um contrato de manutenção, que prevê seu gerenciamento.

Em geral, o contrato é baseado em uma assinatura anual : um acordo sobre os preços é feito pelas partes com antecedência. As taxas nem sempre incluem o custo de peças ou equipamentos necessários para reparos, por exemplo.

Esse documento também é de interesse do cliente. Para manter seus negócios produtivos, ele elabora um contrato para definir suas necessidades de serviço e manutenção. O objetivo: antecipar e prever incidentes, mau funcionamento ou avarias. O objetivo é antecipar e prever incidentes, avarias e quebras, mantendo os equipamentos e máquinas em ótimas condições de funcionamento para garantir sua operação e, consequentemente, seu desempenho.

A assinatura desse tipo de contrato tem várias vantagens: em caso de avaria, ele nos permite intervir o mais rápido possível e com maior eficiência do que os serviços de avaria convencionais, pois os operadores conhecem os produtos, a ficha do cliente e suas características específicas.

Quais são os diferentes tipos de contrato de manutenção?

Contratos de manutenção de TI

No setor de TI, os contratos de manutenção são de grande importância para as empresas atuais, especialmente quando a maior parte da atividade é baseada em computadores. Os equipamentos de TI exigem cuidados especiais para evitar quebras que possam prejudicar a produção de uma empresa ou a atividade de um prestador de serviços.

Esse contrato abrange a solução de problemas, o ajuste, o reparo, o aprimoramento e o monitoramento de hardware ou equipamento virtual, dentro de um escopo definido.

A manutenção de software, que é progressiva e se concentra no desenvolvimento de aplicativos e software, geralmente é coberta por um contrato independente.

Contratos de manutenção industrial

O setor industrial é vasto e está dividido em subsetores como processamento de alimentos, metalurgia e produtos farmacêuticos. Em todos os casos, as empresas desse setor geralmente assinam um contrato de manutenção com um prestador de serviços especializado para seus equipamentos industriais.

Há também diferentes tipos de manutenção, tanto preventiva quanto corretiva, cujos objetivos são especificados no contrato:

• prevenção: diagnosticar possíveis danos a equipamentos mecânicos ou de TI,
• manutenção corretiva: solução de problemas ou reparo em caso de danos aos sistemas.

Contrato de manutenção predial

Os contratos de manutenção de edifícios são usados na gestão de propriedades nos setores público e privado. Em geral, eles são elaborados para cobrir a manutenção de um local, seus edifícios e equipamentos associados.

Os contratos podem ser encontrados em várias subáreas, como aquecimento e ar condicionado, ventilação e ar condicionado, encanamento, sistemas de segurança contra incêndio, telhados planos, elevadores etc. Se você for o gerente técnico ou o gerente de serviços de manutenção, certifique-se de que o contrato especifique a natureza do trabalho e a área técnica em questão.

O que você precisa saber sobre contratos de manutenção

Como em qualquer contrato, a lei das partes se aplica e rege a relação contratual. Em caso de rescisão, as disposições do contrato serão aplicadas. Um contrato de prazo fixo só pode ser rescindido por acordo mútuo entre as partes ou no final do contrato.

Aqui estão alguns outros pontos importantes a serem considerados:

Cláusulas do contrato de manutenção

Um contrato de manutenção tem uma estrutura semelhante à de um contrato de serviço, com cláusulas básicas e específicas. Essas cláusulas incluem (mas não estão limitadas a)

• menção das partes envolvidas
• o objetivo do serviço
• o preço e as condições de pagamento,
• a duração do contrato
• as obrigações do provedor de serviços,
• as obrigações do cliente,
• responsabilidade,
• resolução de disputas,
• lei e jurisdição aplicáveis, etc.

As várias partes do contrato devem definir de forma clara e precisa os serviços e as necessidades a que eles correspondem e evitar qualquer ambivalência em termos técnicos ou organizacionais. Elas também devem especificar as condições sob as quais o contrato se aplica.

As cláusulas legais são frequentemente complementadas por cláusulas comerciais (taxas aplicáveis), cláusulas técnicas (taxa de produção, capacidade de produção, potencial de utilização) e, às vezes, cláusulas de saúde e segurança (para determinados trabalhos de manutenção).

As obrigações das partes

As partes do contrato têm deveres e obrigações entre si.

O prestador de serviços se compromete a fazer todo o necessário para realizar o trabalho especificado no contrato e dentro dos prazos acordados. Cláusulas mais específicas podem impor outras obrigações.

Do lado do cliente: o cliente se compromete, antes de tudo, a pagar o preço acordado pelos serviços de manutenção. Se não o fizer, o provedor de serviços poderá suspender a execução do contrato. O cliente também tem outra obrigação, a de fornecer ao provedor de serviços informações e recursos suficientes para realizar seu trabalho.

Elaboração de um contrato de manutenção: pontos importantes a serem considerados

Existem modelos e exemplos de contratos padrão disponíveis para a elaboração de contratos, que podem servir como uma boa base para se familiarizar com a estrutura do contrato e os parágrafos a serem incluídos.

Como os aspectos comerciais e administrativos de cada empresa são específicos, um modelo de contrato de manutenção, como os que podem ser encontrados gratuitamente na Internet, pode ter suas limitações.

Para garantir que o trabalho seja personalizado e, portanto, mais eficaz, é preferível que um advogado elabore um contrato sob medida. Embora isso possa custar dinheiro, ele garante :

• confiabilidade
• personalização para atender às suas necessidades
• conformidade com as mais recentes disposições legais em vigor.

Além disso, você se beneficiará de um contrato juridicamente sólido e será mantido informado sobre todos os detalhes. Os preços aplicáveis a um contrato de manutenção são variáveis e dependem do especialista consultado.

E quanto ao armazenamento e ao arquivamento?

Os contratos podem ser produzidos em formato eletrônico ou em papel. Em ambos os casos, eles estão sujeitos aos requisitos de retenção de documentos administrativos.

Para contratos celebrados como parte de um relacionamento comercial, o período de retenção legal é de 5 anos.

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Os benefícios do software de gerenciamento

Uma solução de software para monitorar e gerenciar seus contratos, como um CMMS (sistema de gerenciamento de manutenção auxiliado por computador), ajuda as empresas a planejar e organizar a manutenção de seus equipamentos e serviços.

Quanto aos prestadores de serviços, o software de gerenciamento de manutenção e rotas permite planejar intervenções e otimizar os movimentos de suas equipes no campo, que podem acessar todas as informações mais recentes, principalmente as previstas no contrato, a partir de um aplicativo móvel.

Os benefícios incluem

• Centralização de dados e acesso para vários usuários,
• Rastreamento e acompanhamento das intervenções,
• suporte à tomada de decisões com a produção de relatórios de atividades,
• economia de tempo e produtividade,
• qualidade de serviço otimizada, etc.

Estes são apenas alguns exemplos:

• O BigChange é outra ferramenta dedicada ao gerenciamento de manutenção que o ajuda a cumprir seus compromissos de serviço: ele combina, entre outras coisas, um back-office para gerenciar as relações com os clientes e rastrear o histórico de trabalhos e contratos de manutenção, um aplicativo móvel para acesso no campo e um portal do cliente para consulta.

• O Dimo Maint é uma solução CMMS completa que facilita o gerenciamento da manutenção e funciona como um serviço pós-venda. Além de otimizar a gestão de contratos de fornecedores e prestadores de serviços, organiza e agenda atividades, acompanha as intervenções por equipe ou por equipamento e monitora as cargas de trabalho.
  
• O Kizeo Forms é uma ferramenta para criar formulários 100% personalizáveis. Facilita a tomada de notas durante a reunião com o cliente para elaborar o contrato de manutenção sem omissões, bem como a consulta das informações do contrato e a geração de relatórios durante as intervenções, com total mobilidade.

• O Praxedo é um pacote abrangente de software de gerenciamento de serviços projetado para técnicos em campo. A solução oferece uma interface da Web para organizar as agendas dos técnicos e acompanhar o progresso do trabalho de manutenção. Graças ao seu aplicativo móvel, os técnicos podem consultar informações relacionadas ao seu trabalho, como folhas de dados técnicos, contratos de garantia e histórico de trabalho, com apenas alguns cliques. Um bônus adicional: o aplicativo pode ser consultado off-line, mesmo que o funcionário esteja em uma zona branca.

• O Twimm oferece um CMMS especializado para os setores de construção e imobiliário: Se você é um prestador de serviços imobiliários, o Twimm gerencia seus vários contratos de manutenção de forma centralizada; se você é um gerente ou proprietário de imóvel, o Twimm.me gerencia seus contratos de manutenção e faz a ligação com seus diversos prestadores de serviços.

Essas soluções são modulares e polivalentes: não hesite em pedir mais informações e solicitar uma versão de teste para escolher a fórmula mais adequada às necessidades de sua organização.

E quanto aos contratos de manutenção sem papel?

Como um contrato digital tem o mesmo valor legal que um documento em papel, qualquer contrato pode ser redigido em formato eletrônico. Uma solução CMMS permite que você gerencie todos os seus contratos on-line, com a opção de assinaturas eletrônicas para alguns deles.

Se a ferramenta escolhida não incluir essa opção, você também poderá optar por uma solução de assinatura eletrônica ou por um software de gerenciamento eletrônico de documentos (EDM).

Você ganha em simplicidade, assegura o armazenamento on-line seguro e garante a integridade do documento desmaterializado durante todo o seu armazenamento graças ao arquivamento digital.

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Dicas finais

Para evitar disputas ou violações de contrato com o serviço de manutenção, é essencial, como em qualquer contrato, ter cuidado ao redigir o contrato de manutenção e definir claramente a estrutura e os objetivos dos serviços necessários.

Um contrato pode ser elaborado como parte da política de manutenção de uma empresa, com base em uma análise de riscos e custos, a fim de tomar decisões sobre as operações de manutenção a serem consideradas.

Veja a seguir as recomendações mais recentes para a celebração de um contrato de manutenção:

• Definir com precisão o objetivo e o escopo do contrato,
• Definir claramente os termos e as responsabilidades
• Escolha o tipo certo de manutenção,
• escolher uma fórmula de preço adequada,
• conhecer suas obrigações.

Por fim, para otimizar o gerenciamento de seus contratos, não hesite em recorrer a uma solução de software especializada. Para encontrar a solução ideal para você, elabore um conjunto de especificações detalhando todas as funções essenciais para sua empresa. Tudo o que resta é fazer sua escolha!

Você já usa um software de gerenciamento de manutenção? Se sim, quais são os benefícios que ele traz para você?