Vamos dar uma olhada mais de perto no procure-to-pay: definição e soluções P2P, você saberá tudo!

O P2P, ou procure-to-pay, está se tornando um novo e importante desafio para as empresas? 🤔

Procure-to-pay refere-se ao processo de compras de uma empresa, desde a solicitação de compra até o pagamento. Em um mercado cada vez mais competitivo, as empresas precisam seguir o caminho da eficiência operacional, e o ciclo P2P não é exceção.

Para entender todos os desafios que envolvem o Procure-to-pay, vamos dar uma olhada em sua definição, seus benefícios e as soluções Procure-to-pay a serem adotadas hoje!

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Procure-to-pay: definição

Procure-to-pay, também conhecido como purchase-to-pay, refere-se ao fluxo de atividades de uma empresa que se estende desde :

• requisição de compra dos fornecedores ;
• depois a aquisição;
• até o pagamento da fatura associada.

É por isso que a noção de "ciclo do fornecedor ", anterior ao "ciclo do cliente " (ou do pedido ao pagamento), está associada ao procure-to-pay.

Entretanto, a definição de "procure-to-pay" vai além de uma simples sucessão de atividades. Ela também engloba :

• a ideia de simplificar os processos para melhorar a produtividade ;
• a digitalização de processos por meio do uso de ferramentas.

☝️ Deve-se observar que o procure-to-pay deve ser diferenciado de outro processo muito semelhante: source-to-pay (S2P), que envolve o fornecimento ativo e estratégico de produtos e serviços.

Os estágios do ciclo procure-to-pay

O processo procure-to-pay é composto de vários estágios, desde a aquisição de produtos até a atualização da conta do fornecedor e a aquisição.

Aqui estão os quatro principais:

• A requisição de compra :
  • pesquisa de produtos ;
  • Criar uma cesta;
  • criação da requisição de compra;
  • processamento e autorização da requisição, etc;
• Aquisição :
  • criação de pedidos de compra ou ordens de compra;
  • monitoramento e recebimento de mercadorias ;
  • avaliação da conformidade com o pedido, etc. ;
• Gerenciamento de faturas de fornecedores :
  • recebimento e classificação de faturas ;
  • fluxo de trabalho de validação;
  • reconciliação e processamento de faturas, etc. ;
• Pagamento :
  • liquidação de pagamentos ;
  • atualização da conta do fornecedor, etc.

Diagrama detalhado de todas as etapas de compra para pagamento:

E quanto ao uso de uma solução "procure-to-pay"?

Como mencionamos anteriormente, a noção de P2P geralmente envolve o uso de uma ferramenta procure-to-pay.

Seu principal objetivo é simplificar todo o processo de ponta a ponta, às vezes desde a contratação de fornecedores. Centralização de dados, automação (reconciliação entre pedidos de compra e faturas, fluxos de trabalho de aprovação, etc.)... tudo é projetado para economizar o precioso tempo das organizações.

Obviamente, essas plataformas também suportam a desmaterialização de documentos. Por exemplo, elas permitem que as faturas de fornecedores sejam enviadas eletronicamente.

Em geral, distinguimos vários tipos de ferramentas capazes de oferecer suporte ao procure-to-pay, ou pelo menos parte dele. Entre elas estão

• ERP: software comercial completo, que às vezes inclui nativamente funcionalidades que dão suporte a parte das atividades de P2P, como faturamento eletrônico. Além disso, alguns ERPs oferecem módulos totalmente adaptados ao gerenciamento do ciclo do fornecedor.
  
  
• Soluções completas de aquisição para pagamento: dependendo de suas necessidades e do ambiente de software, algumas empresas preferem usar esse tipo de ferramenta, que é totalmente voltada para a otimização do P2P.
  
  
• Software de desmaterialização e gerenciamento eletrônico de documentos (EDM): essas ferramentas ajudam a automatizar o processamento e o arquivamento de documentos vinculados ao ciclo P2P. Algumas incorporam recursos avançados, como o reconhecimento automático de faturas (OCR).

Exemplos de soluções procure-to-pay:

• Esker, uma solução procure-to-pay fácil de usar que automatiza e desmaterializa o gerenciamento de compras e faturas de fornecedores. Ela se baseia no reconhecimento inteligente de documentos e está em conformidade com as regulamentações em vigor em vários países.
  
  
• Compleo Invoice Platform, software multifuncional e escalável de desmaterialização de faturas de fornecedores. Compatível com suas ferramentas de ERP e contabilidade, ele acelera o ciclo P2P graças à sua tecnologia de IA, correspondência automatizada de 3 vias e fluxos de trabalho de validação personalizados.
  
  
• Flowie, uma plataforma moderna que concilia as equipes de compras e finanças em torno de um gerenciamento P2P intuitivo, automatizado e preciso. Baseada em IA e com foco no impacto ESG dos processos, ela pode ser implantada em questão de instantes graças a mais de 400 integrações nativas.
  
  
• Itesoft, uma ferramenta de desmaterialização de faturas de fornecedores que oferece funcionalidades de requisição de compra, portal de fornecedores e gerenciamento de relacionamento com fornecedores, para cobrir todo o ciclo de aquisição até o pagamento.
  
  
• Nexia, um EDM multifuncional que digitaliza todos os processos comerciais, inclusive o processo financeiro (faturas de fornecedores, faturas de clientes, pedidos de compra etc.), e permite que os documentos sejam encontrados rapidamente graças ao mecanismo de pesquisa preditiva.
  
  
• Quadient Accounts Payable, uma solução inovadora. Com seu alto grau de automação, reconhecimento automático de dados e funções de rastreabilidade, você economiza dinheiro no gerenciamento de seu faturamento e cumpre as diversas obrigações legais.
  
  
• SY by Cegedim, uma plataforma para a desmaterialização de documentos e digitalização de seu processo de aquisição para pagamento. Simplifique todas as etapas do ciclo de seus fornecedores, desde a gestão de suas compras até a automatização de suas regras de gestão e o processamento de suas faturas de fornecedores.
  
  
• Yooz, um software com um escopo funcional muito abrangente. Graças à sua inteligência artificial e à conexão com mais de 250 aplicativos de ERP e contabilidade, você pode reduzir drasticamente os custos de processamento de faturas e os prazos de pagamento.

5 benefícios da automação do processo P2P por meio de uma solução de software

1- Aceleração do processo

O processamento manual dos vários estágios do ciclo do fornecedor, especialmente de faturas em papel, consome muito tempo.

Ao otimizar o fluxo de trabalho, as equipes são liberadas de determinadas tarefas e têm mais tempo para trabalhar em missões de maior valor agregado.

Por exemplo, os gerentes de compras ganham mais espaço para se dedicar às atividades estratégicas de fornecimento de fornecedores.

2 - Redução do risco de erros

O processamento manual de compras também gera um risco maior de erros:

• erros de digitação ao inserir dados

• duplicação;

• confusão ao conciliar documentos, etc.

A automação dos processos P2P reduz naturalmente esses riscos de erro humano e as disputas associadas.

3 - Redução de custos

O aumento da produtividade da equipe gera lucratividade para a empresa. Além disso, graças à redução das alterações relacionadas a erros, o custo por fatura é menor.

Deve-se observar também que a aceleração das operações pode gerar lucros adicionais graças aos descontos por pagamento antecipado oferecidos por determinados fornecedores.

Graças ao desconto, as empresas economizam uma média de 1% em cada pedido, o que lhes dá um retorno anual de 18%. Isso é muito mais alto do que qualquer juro obtido em um investimento bancário.

Source : Itesoft

4 - Melhoria das relações com os fornecedores

Menos erros, prazos de pagamento mais curtos, melhor comunicação... o procure-to-pay possibilita manter relações privilegiadas e baseadas na confiança com os fornecedores.

Isso significa que você pode desenvolver parcerias realmente duradouras e benéficas.

5 - Maior visibilidade

A automação dos processos P2P proporciona melhor rastreabilidade das despesas da empresa. Ao rastrear os fluxos físicos e de informações e, portanto, analisar o desempenho em tempo real, a tomada de decisões torna-se mais estratégica.

Como resultado, os custos e os recursos são ainda mais otimizados.

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O que podemos aprender com o processo Procure-to-Pay?

Não é preciso dizer que os benefícios de um processo otimizado de aquisição para pagamento são numerosos, pois eles respondem a dois grandes desafios de crescimento para as empresas: melhorar a produtividade e reduzir os custos.

No entanto, essa transição para a digitalização do ciclo do fornecedor, mesmo quando apoiada pelo uso de um software adequado de compra para pagamento, não pode ser alcançada sem a colaboração ideal (em todos os departamentos da empresa, mas também com seus fornecedores) e o apoio à mudança.