A importância das ferramentas profissionais para as associações
As associações de acordo com a lei de 1901 não têm fins lucrativos. No entanto, elas estão sujeitas às mesmas regras que qualquer outra estrutura: eficiência. Especialmente porque os subsídios continuam a diminuir. As associações precisam se adaptar para tornar seu modelo viável. Leia todas as nossas opiniões sobre CMS em nossa seção dedicada.
As associações estão evoluindo dentro de uma nova estrutura
As organizações voluntárias têm uma função social forte e valorizada
Muitas associações são reconhecidas como sendo de interesse público. A Lei de Igualdade e Cidadania, que está prestes a ser aprovada, também incentiva o trabalho voluntário. Ela prevê que "todos os voluntários tenham a oportunidade de servir aos valores da República, comprometendo-se, de forma voluntária e ocasional, com projetos de interesse geral".
Na prática, isso significa duas coisas:
- a criação de seis dias de licença por ano para trabalho voluntário, concedida a gerentes de associações,
- um aumento no número de serviços cívicos para incentivar o desenvolvimento de associações.
Apesar de tudo isso, os subsídios estão se tornando mais escassos
Apesar de todo esse dinamismo, o clima econômico continua sombrio. O governo está superendividado e está constantemente aumentando seus cortes orçamentários. Algumas associações que eram viáveis há dez anos estão agora no banco dos réus. A lucratividade agora é uma condição sine qua non: a instituição beneficente deve cobrir seus custos fixos.
As associações enfrentam um novo contexto
Seja em aulas de costura ou em concertos organizados, a associação tem apenas seus recursos à disposição para tornar seu modelo lucrativo. Sua proposta de valor se torna sua moeda. Da mesma forma que uma empresa precisa satisfazer tanto seus clientes quanto seus funcionários, a associação precisa levar em conta seus membros e voluntários.
Qual solução de gerenciamento para sua associação?
Excel: uma ferramenta para começar, mas rapidamente contraproducente
Em pouco tempo, uma associação tem muita administração para gerenciar: banco de dados, assinaturas, etc. Geralmente, começamos com arquivos do Excel, mas a ferramenta é fixa. Trabalhar nela com várias pessoas ao mesmo tempo multiplica o número de versões duplicadas e significa que você precisa gastar tempo para reconciliá-las. Há um risco real de perda de dados. A associação precisa de uma ferramenta colaborativa capaz de circular e sincronizar informações compartilhadas.
Soluções on-line apropriadas
O software SaaS - Software As A Service - tem a vantagem de ser acessível de qualquer lugar e a qualquer momento. Armazenados na nuvem, eles são atualizados continuamente. A ferramenta memboGo é um software de gerenciamento dedicado a associações. Ela fornece um módulo de registro on-line, conectado ao seu sistema de contabilidade. A ferramenta automatiza a entrada de transações. No lado do CRM (Customer Relationship Management, Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente ), um sistema de fluxo de trabalho permite que você configure e-mails de lembrete: por exemplo, 30 dias antes da data de vencimento da associação, para sugerir a renovação. O diretório e o banco de dados são automaticamente incrementados e sincronizados.
Diminua a carga administrativa para voltar a se concentrar no projeto comum
Os voluntários se envolvem em seu tempo livre. Precisamos mantê-los motivados. Ao aliviar a carga administrativa, você facilita o funcionamento da associação. As tarefas são mais fáceis de serem divididas e pesam menos sobre todos. O projeto, um interesse compartilhado genuíno, continua a ser nutrido e enriquecido.
Ferramentas dinâmicas que podem ser adaptadas às necessidades de sua associação
Operando de acordo com as novas expectativas de seus associados
Seus associados também precisam ser mimados. Mas eles estão acostumados a operações que funcionam sem problemas. Se, para se associar, você impuser um dia e um horário para que eles façam fila, você perderá boa parte deles. Hoje em dia, uma das vantagens da Internet é que ela evita esse tipo de complicação. Na memboGo, as adesões são feitas on-line graças ao sistema de pagamento, que pode ser vinculado diretamente ao site.
Uma presença ativa e profissional na Internet
Ter um site é bom. Dar vida a ele é ainda melhor. É fundamental que a associação atualize regularmente suas comunicações. Para criar essa dinâmica, o site deve ser fácil de usar e atualizar. Para que cada membro da associação possa se encarregar de fazer upload de conteúdo, atualizar a página de notícias, postar uma mensagem etc. É por isso que o software de criação de sites do tipo CMS é essencial. Com o memboGo, por exemplo, não são necessárias habilidades técnicas. Criar e gerenciar seu site é fácil e intuitivo. Um site de ótima aparência pode fazer toda a diferença para seus membros!
Uma variedade de módulos específicos para sua atividade
Ferramentas dedicadas a associações como o memboGo têm vários aplicativos específicos. O módulo "Donations" (Doações), por exemplo, permite o recebimento de doações, gerando automaticamente recibos de impostos em troca. O aplicativo "Events" é usado para promover um evento. Você pode definir o número de ingressos à venda, criar uma distinção entre os preços para membros e para não membros etc. Com o módulo "Communication" (Comunicação), você pode enviar e-mails ou boletins informativos automaticamente. A variedade de módulos disponíveis no aplicativo poderá, portanto, atender às diversas necessidades e aos requisitos específicos da sua associação.
Proteja sua associação da burocracia! Quanto mais a burocracia tomar conta, mais você perderá seus voluntários. E, no entanto, é deles que tudo depende. Por outro lado, uma boa dinâmica lhe trará novos associados. Ferramentas de marketing dedicadas acrescentam a camada necessária de profissionalismo ao trabalho das associações. Atualmente, essa abordagem é essencial para que seu projeto seja sustentável.
Artigo traduzido do francês