[Estudo de caso] Associação, contabilidade, comunicações: como você gerencia sua associação?

É fundamental simplificar e otimizar o gerenciamento da sua associação. Comunicação, contabilidade, associação, fluxo de caixa... os vários módulos de uma organização podem ser difíceis de gerenciar, especialmente à medida que a associação cresce.

O AssoConnect é a solução. Essa plataforma da Web completa permite que você gerencie sua associação totalmente on-line, sem a necessidade de habilidades técnicas.

Usada por mais de 50.000 gerentes de associações, ela representa um verdadeiro impulsionador de desempenho para as associações. Veja a seguir três estudos de caso que melhoraram consideravelmente o gerenciamento de suas associações usando o AssoConnect.

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1 - O Club Iris Hockey Lambersart centraliza e organiza as associações

Apresentação da associação

Fundado em 1941, o Club Iris Hockey Lambersart tem atualmente mais de 450 membros. É um clube dinâmico que se desenvolveu em torno de valores como convívio, amizade, família e tolerância.

Com o passar dos anos, o clube se expandiu para incluir novas equipes, como o hóquei em cadeira de rodas e a equipe feminina.

Associação, uma dor de cabeça sempre que a temporada esportiva começa

Antes da mudança para o AssoConnect, o período de associação era um momento temido todos os anos para Sandrine Louis, funcionária do clube.

Ela era responsável pelo registro de todos os associados no arquivo. Centenas de formulários de registro tinham de ser inseridos manualmente, os sócios atrasados tinham de ser identificados, os cheques e outros pagamentos em dinheiro tinham de ser registrados, e assim por diante.

Os esportistas não podiam se inscrever on-line, nem pagar com cartão de crédito. Eu gerenciava os formulários de inscrição e os vários meios de pagamento, cheques e dinheiro, manualmente. Tive que fazer vários lembretes antes de coletar todas as assinaturas.

A reunião com a AssoConnect foi organizada pelo presidente da região. Uma pesquisa sobre as necessidades do clube realizada em 2018 destacou a necessidade de o clube ajudar Sandrine com o gerenciamento de associados.

Portanto, foi decidido testar o software de gerenciamento de associações AssoConnect.

A mudança para o AssoConnect

A transição para o AssoConnect foi simples e eficiente. O software apresenta uma função que permite que os arquivos do clube sejam importados diretamente da plataforma para um banco de dados centralizado.

A partir de sua plataforma AssoConnect, Sandrine criou um site para seu clube de hóquei e reformulou completamente seu sistema de associação.

Para a transição, importamos nossos membros diretamente para o AssoConnect. Este ano, mais de 200 esportistas usaram o site para se associar, o que significa que não precisei coletar e inserir formulários de registro manualmente no Excel. E mais da metade deles pagou com cartão de crédito: são mais de 100 cheques que não precisei gerenciar!

Resultado: menos gerenciamento manual e muita economia de tempo

• Os registros on-line são registrados automaticamente no software, portanto, Sandrine não precisa fazer nada de especial.
• Para os membros que não querem usar a Internet, Sandrine pode coletar os formulários de registro e transferi-los para sua plataforma.
• Além disso, o software AssoConnect facilita o controle dos membros.

Essa função personalizável oferece aos administradores uma visão geral das informações coletadas sobre os membros. No caso do Club Iris Hockey Lambersart, esse recurso indica qual curso o membro está fazendo ou se a autorização dos pais foi fornecida.

Para Sandrine, a mudança para o AssoConnect significou uma carga de trabalho mais leve, com cerca de cem cheques a menos para gerenciar no primeiro ano, e mais tempo para se dedicar a tarefas de maior valor agregado.

Uma parceria nacional após a parceria local

Foi graças a esse impacto positivo no clube que a AssoConnect e a Hauts-de-France Hockey League desenvolveram uma parceria para 2019.

Essa cooperação bem-sucedida abriu caminho para uma parceria entre a Federação Francesa de Hóquei e a AssoConnect. Agora, assim como Sandrine, todos os clubes afiliados à FFHockey podem aproveitar os benefícios do AssoConnect a um preço reduzido.

2 - A Boxe Académie simplifica o gerenciamento contábil de sua associação

Apresentação da associação

Criada em setembro de 2019, a associação tem como objetivo promover o esporte e a cultura por meio do boxe. Como uma associação de acordo com a lei francesa de 1901, a La Boxe Académie conseguiu demonstrar, apesar da crise de saúde, seus valores de compartilhamento e coesão, permitindo que seus participantes praticassem boxe mesmo durante o período de confinamento ao ar livre.

Mas a organização da associação estava se tornando cada vez mais difícil para os voluntários. A organização foi dividida em três módulos distintos:

• comunicação, site e e-mail,
• associação vinculada ao site com associação on-line,
• contabilidade.

Problema inicial

A empresa enfrentava várias dificuldades organizacionais, principalmente em termos de fluxo de caixa. O presidente queria que o tesoureiro se concentrasse em seu valor agregado, ou seja, na solicitação de subsídios e na otimização do fluxo de caixa da associação, sem necessariamente recorrer aos serviços de um assistente de contabilidade.

A solução: AssoConnect

A associação recorreu ao AssoConnect. O software, equipado com um módulo de contabilidade completo e eficaz, melhorou consideravelmente a organização da associação em vários aspectos:

• O gerenciamento de faturas foi otimizado: compras, serviços prestados por vários fornecedores, etc. As faturas podem ser personalizadas para refletir a imagem da associação (logotipo, texto, etc.),
• O gerenciamento de caixa foi bastante simplificado : todos têm acesso à criação de faturas, o tesoureiro não precisa mais esperar 6 meses para gerenciar todas as faturas, ele pode acessá-las a qualquer momento e em tempo real,
• a coordenação geral melhorou muito: como a associação se baseia em uma organização colegiada, as decisões são tomadas por todos os membros. O módulo de contabilidade reforçou essa coesão ao fornecer acesso aos dados para todos os participantes.

Com o AssoConnect, tudo o que o tesoureiro precisa fazer é verificar se a fatura corresponde à conta correta nos registros contábeis - a organização é consideravelmente melhorada!

Resultados de curto, médio e longo prazo

Além das melhorias na organização contábil, os resultados do uso do AssoConnect são relevantes:

• considerável economia de tempo coletivo
• cerca de dez horas de trocas inúteis evitadas, pois agora todos podem inserir e acessar as informações que desejam,
• melhor visibilidade das atividades da associação, permitindo que as decisões sejam tomadas com base em dados confiáveis.

Mal posso esperar para que o módulo de contabilidade seja usado no sistema de associação no início do novo ano letivo!

3 - O Rugby Club Thonon Chablais adapta sua comunicação por e-mail em tempo de Covid

Apresentação da associação

Fundado há 100 anos, o Rugby Club Thonon Chablais Leman passou por muitas aventuras. Inaugurado em 1922, depois desativado durante a Segunda Guerra Mundial, o clube foi finalmente reativado em 1947. Ele oferece a seus jogadores um ambiente ideal para compartilhar sua paixão pela bola oval. Christian vem acompanhando o clube há vários anos.

Antes do AssoConnect, as comunicações do clube eram mal adaptadas a seus diferentes públicos

Christian estava muito envolvido com o clube, primeiro como pai e torcedor, antes de se tornar presidente, antes de deixar o cargo e assumir a função de tesoureiro em 2017.

Quando ele assumiu o cargo, os detalhes dos 350 membros estavam armazenados em arquivos do Excel. Infelizmente, essa organização não é suficiente para manter contato com todos os associados e pessoas envolvidas no clube.

Os associados são apenas parte de nossa comunidade. Temos entre 120 e 140 patrocinadores, sem contar os amigos do clube! Portanto, precisamos nos comunicar com eles também, pois são essenciais.

A comunicação com os patrocinadores é essencial e promove a confiança entre as duas partes. Uma falha na comunicação acabaria com essa confiança mútua e levaria a uma inevitável queda no financiamento.

A comunicação assume uma dimensão totalmente nova com o AssoConnect

Quando Christian estava procurando uma ferramenta para melhorar a situação, ele rapidamente descobriu o AssoConnect e mergulhou de cabeça.

Foi uma transição tranquila: ele importou facilmente os dados das planilhas do Excel para o software e programou uma campanha diária de e-mail.

Essa comunicação permitiu que o clube distribuísse notícias sobre jogos e outros eventos para o maior número possível de pessoas em um espaço de tempo muito curto.

Além disso, o módulo de envio de e-mails do AssoConnect permite que a campanha seja personalizada para atingir determinados membros de acordo com critérios como a categoria à qual pertencem ou a equipe em questão.

O módulo de e-mail do AssoConnect nos permite manter contato com nossos diversos públicos, e isso é essencial!

Uma desaceleração inesperada com a Covid-19

A crise de saúde interrompeu as atividades do clube em março de 2020. Com os jogos cancelados, Christian teve que reduzir seu boletim informativo.

Ele e sua equipe tiveram algumas ideias criativas, desenvolvendo uma parceria com uma padaria local para a Epiphany. Cada compra de uma galette nessa padaria permitiu que o Rugby Club Thonon recuperasse um euro.

Mais uma vez, o módulo de e-mailing do AssoConnect forneceu uma assistência inestimável ao clube na organização de suas comunicações.

Naturalmente, comunicamos os prós e contras da parceria por meio de nosso boletim informativo a todos os nossos contatos. Acho que é justo dizer que a parceria foi um sucesso. Todos ficaram felizes: a padaria aumentou suas vendas de galettes e, para o clube, isso nos deu um dinheiro extra!

O clube de rúgbi Thonon Chablais Léman é muito ativo na plataforma, criando um vínculo único entre a associação e seus diversos acionistas.

O clube abriu recentemente uma loja on-line por meio da plataforma AssoConnect. Fique ligado!

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AssoConnect, o parceiro ideal para todos os tipos de associação

O AssoConnect está posicionado como o software universal para ajudar todas as associações a mudar o mundo.

Essa missão é apoiada por vários recursos importantes que permitem que a plataforma realmente transforme e simplifique a vida cotidiana de voluntários e funcionários.