9 etapas para analisar suas necessidades de recrutamento e obter sucesso em suas futuras contratações!

O recrutamento nunca desempenhou um papel tão crucial! As empresas estão buscando tornar seus processos mais eficientes e reduzir o risco de erros. Os candidatos esperam uma experiência irrepreensível.

A contratação de alguém representa um investimento real, tanto em termos de tempo quanto de dinheiro. Garantir que você não perca tempo, dinheiro ou motivação por causa de um erro de recrutamento é uma prioridade para os Recursos Humanos.

Existe um método que torna o recrutamento mais confiável e maximiza as chances de sucesso: a análise das necessidades de recrutamento.

Implementada nos estágios iniciais do recrutamento, essa solução permite que você encontre os talentos que atendam às suas necessidades específicas, simplesmente fazendo as perguntas certas de antemão: perguntas que o ajudarão a definir melhor suas exigências.

Analisar suas necessidades de recrutamento é a chave para aumentar as chances de um recrutamento bem-sucedido. Então, como você faz isso?
Vamos fazer um balanço!

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Antes de mais nada, o que são necessidades de recrutamento?

Necessidades de recrutamento: definição

A necessidade de recrutamento é um dos primeiros estágios do processo de recrutamento. Seu objetivo é definir as expectativas com muita precisão, trabalhando em duas áreas:

• identificar os motivos do recrutamento
• determinar os critérios de busca do candidato ideal

Ao analisar as necessidades de recrutamento, podemos formalizar as expectativas e definir os critérios para selecionar o candidato que melhor atenda aos desafios identificados.

Não confundir com a expressão de uma necessidade

Embora a análise das necessidades dê origem a uma descrição e a uma oferta de emprego, a expressão da necessidade ocorre logo acima.

Esse é o estágio em que as discussões são realizadas com o gerente que está procurando recrutar: o gerente descreve o contexto, as tarefas e as habilidades necessárias para o cargo a ser preenchido.

Nesse estágio, a descrição permanece sucinta e é formulada em linguagem natural. A função do departamento de recursos humanos é garantir que o cargo seja bem definido e que o perfil procurado seja bem definido. O RH também garante que o recrutamento atenda a uma necessidade imediata ou esteja de acordo com a estratégia de médio e longo prazo da empresa.

Por que é importante definir claramente as necessidades de recrutamento

Independentemente de estar criando um novo cargo ou substituindo um já existente, é certamente vital que você recrute o candidato perfeito. Em outras palavras, a pessoa que se integrará rapidamente à sua equipe e terá as habilidades necessárias.

Portanto, a análise de suas necessidades de recrutamento é uma etapa fundamental. Ela tem várias vantagens:

Encontrar o perfil certo é mais fácil

A definição correta de suas expectativas terá influência direta na qualidade do processo de recrutamento. Com uma visão clara do perfil desejado e o contexto detalhado do recrutamento, você pode escolher o candidato mais adequado sem hesitação.

Você economizará muito tempo

Ao analisar e formular suas expectativas, você economiza tempo ao classificar as candidaturas: pode eliminar as que não correspondem. Além disso, durante todo o processo, você terá em mente o perfil e as habilidades exatas que está procurando: você aumentará suas chances de encontrar a pessoa certa mais rapidamente.

Como bônus, você fortalece a marca do seu empregador

Se você estiver bem preparado, seu processo será claro e seu projeto bem formulado. A comunicação de sua empresa é aprimorada. É mais fácil para você responder às perguntas dos candidatos durante a entrevista de emprego. Uma estrutura bem definida e uma abordagem profissional os tranquilizam.

Essa ação ajuda a tornar sua marca de empregador (uma questão importante em recursos humanos) mais impactante. Um ótimo bônus!

Nossas 9 dicas para otimizar sua análise de necessidades de recrutamento

1. Exclua quaisquer soluções internas

Antes mesmo de começar a pensar em uma descrição de cargo, verifique com seu gerente se todas as soluções internas foram consideradas. Às vezes, a necessidade de habilidades pode ser atendida com a transferência de funcionários, o treinamento da equipe existente ou a reorganização da equipe.

Um funcionário promovido a um novo cargo pode, às vezes, ser mais adequado do que um candidato externo. Além disso, o processo será menos complicado!

2. Consulte os departamentos ou gerentes envolvidos

Todo recrutamento tem origem na expressão de uma necessidade, por um diretor, um gerente ou uma equipe. O trabalho do recrutador é esclarecer e dar corpo à descrição da necessidade.

Para fazer isso, você pode se oferecer para dar um passo atrás e observar as atividades do futuro funcionário. Peça uma descrição de um dia típico, das tarefas ou operações a serem realizadas e assim por diante.

Dessa forma, você poderá identificar a lista completa de tarefas e responsabilidades e, ao mesmo tempo, garantir que vocês estejam no mesmo comprimento de onda em relação ao perfil certo para o cargo a ser preenchido.

3. Determine os objetivos do recrutamento

O recrutamento de um novo membro da equipe ajudará a sua empresa a crescer. A contratação pode apoiar o crescimento das vendas ou liberar recursos que podem ser alocados para outras tarefas.

Portanto, ao analisar suas necessidades de recrutamento, é essencial determinar os objetivos que você está buscando. E você encontrará as respostas certas fazendo algumas perguntas:

• Por que precisamos recrutar?
• Quais objetivos estratégicos podem ser alcançados?
• As novas habilidades adicionadas dessa forma ajudarão as equipes a atingir seus objetivos gerais?

4. Formalize seus requisitos de habilidades

Não tem tempo para realizar uma avaliação completa? Então, faça o possível para formalizar seus requisitos de habilidades.

Elas devem ser adaptadas às necessidades da organização e, ao mesmo tempo, proporcionar equilíbrio e complementaridade com o know-how da equipe atual.

Apoie o gerente na elaboração da lista de habilidades necessárias para o cargo: habilidades comerciais e técnicas, habilidades interpessoais e habilidades interpessoais.

5. Definir o perfil do candidato ideal

Definir o perfil do futuro funcionário ideal permite que você faça um balanço das expectativas e fornece uma estrutura precisa para as qualificações e a personalidade que você está procurando. O objetivo? Garantir que o novo recruta não apenas se adapte ao cargo, mas também à cultura corporativa. Então, o que você deve procurar? 👇

• Habilidades técnicas: esses são obviamente os primeiros critérios a serem observados. É necessário avaliar as habilidades e a experiência antes de prosseguir com o processo. Liste os conhecimentos que são estritamente essenciais para o preenchimento do cargo, mas não sobrecarregue essa lista. Os candidatos não são robôs!
• Habilidades comportamentais: quais habilidades sociais são necessárias para a atividade da empresa? Nem todo mundo consegue realizar a 17ª reunião do dia e manter a calma ao mesmo tempo. Comunicação, trabalho em equipe e gerenciamento de estresse já podem servir como base.
• Alinhamento com a cultura corporativa: identificar um candidato que se encaixe no ambiente de trabalho e que compartilhe os valores da empresa é uma forma de facilitar a colaboração de longo prazo.

Nosso conselho: para recrutar sem cometer erros, faça uma seleção inicial de perfis antes da entrevista. E, no dia da entrevista, organize uma avaliação adequada. Dependendo do seu setor, determine o que é essencial e ofereça testes técnicos, entrevistas comportamentais ou simulações de situações. Não há nada como a experiência real!

6. Elabore a descrição do cargo

Está quase pronto! Você detalhou, analisou e entendeu perfeitamente a necessidade. Você está alinhado com todos os envolvidos no processo. Agora você está pronto para escrever seu anúncio de emprego.

Agora você pode criar o produto que é o resultado de seus esforços: uma descrição da vaga.

Ela pode ser composta dos seguintes elementos

• o título da vaga
• objetivos gerais
• função na empresa, responsabilidades, nível de autoridade exigido
• lugar no organograma/posição hierárquica
• as habilidades necessárias para o cargo: conhecimento, know-how, nível de treinamento etc.
• habilidades essenciais: interpessoal, escrita, física, intelectual, etc.
• os departamentos, a equipe e os prestadores de serviços externos com os quais o futuro funcionário entrará em contato
• uma apresentação das tarefas e responsabilidades específicas
• condições de trabalho: número de horas, horário de trabalho, viagens, restrições especiais, localização do cargo, descrição do ambiente de trabalho, etc.
• oportunidades de desenvolvimento de carreira
• remuneração e sua composição (fixa, variável, comissão, benefícios).

Seu perfil de trabalho dará origem ao anúncio de emprego.

7. Dê a si mesmo o tempo e os recursos para planejar com antecedência

Muitas empresas recrutam com pressa. Nesse caso, a análise das necessidades de recrutamento é negligenciada ou tratada rapidamente.

Reservar um tempo para elaborar uma descrição exaustiva e relevante do cargo a ser preenchido é uma boa prática que deve ser implementada o mais rápido possível!

A próxima etapa? Pense no GPEC, ou Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences. Isso permitirá que você crie um conjunto de recursos dedicados às suas iniciativas globais de recrutamento, sejam elas realizadas com urgência ou preparadas com antecedência!

8. Elabore um plano de recrutamento futuro

O plano de recrutamento é seu roteiro para antecipar as necessidades futuras. Esse cronograma lista todos os recrutamentos planejados para um prazo mais ou menos longo, de acordo com o GPEC. Um plano de qualidade será definido com precisão com os cargos disponíveis, os perfis procurados, as datas de recrutamento e o orçamento alocado. Um verdadeiro GPS para os recrutadores!

No entanto, para serem eficazes, os recrutadores precisam antecipar os desafios e os desenvolvimentos internos da empresa e do mercado na França e no exterior. A rápida evolução de certas profissões significa que os recursos e as posições precisam ser constantemente ajustados. Se você não mantiver seu GPS atualizado, corre o risco de acabar em um beco sem saída... Uma organização flexível é essencial se você quiser se adaptar rapidamente ao desenvolvimento da empresa.

9. Demonstre adaptabilidade

Diante das mudanças no mercado e das necessidades da empresa, e dependendo de cada candidato, a adaptabilidade durante o processo de recrutamento é inevitável. Recrutar para um emprego é um pouco como participar de uma partida de futebol: pode mudar de direção a qualquer momento! Mantenha seus ouvidos atentos e ajuste sua mira em alguns pontos percentuais:

• para candidaturas: o candidato perfeito que corresponde à sua busca em todos os aspectos pode não existir. Alguns perfis não corresponderão exatamente à descrição da vaga, mas podem oferecer o máximo potencial de desenvolvimento. Não cometa o erro de descartá-los de imediato.

• O mercado de trabalho muda muito rapidamente. Certos perfis estarão em alta demanda, enquanto certos setores estarão com falta de candidatos. Assuma a responsabilidade de ajustar os critérios ou tipos de contrato ao contexto atual.

• As necessidades de pessoal da empresa: uma nova necessidade? Uma necessidade diferente? A evolução de uma empresa pode levar a uma nova direção e a mudanças na estratégia. Trata-se de adaptar-se para manter-se à frente da concorrência.

Que ferramentas podem ajudá-lo?

O questionário de necessidades de recrutamento

Para ajudar os gerentes a expressar e formalizar suas necessidades de recrutamento, por que não criar um questionário específico?

Aqui estão alguns exemplos de campos a serem adicionados ao formulário:

• o cargo,
• o departamento e o gerente que está expressando a necessidade,
• um resumo do cargo e o contexto do recrutamento,
• a lista de funções essenciais,
• pré-requisitos (experiência, treinamento),
• as habilidades e os conhecimentos necessários.

Esse documento é uma boa base para iniciar a análise e economizar tempo. Perfeito, pois é rápido e fácil de colocar em prática! O departamento de RH recebe uma solicitação detalhada e precisa, mas, acima de tudo, harmonizada entre todos os departamentos e todos os gerentes.

A tabela de necessidades de recrutamento

Esse é um documento mais abrangente para identificar as necessidades. Ele pode assumir a forma de uma grade de definição de necessidades. Ela também ajuda a priorizar as várias ações.

Essa tabela o ajudará a responder às perguntas: quem, o que fazer, como, por que e quando?

Você pode elaborá-la em diferentes estágios:

1. Faça uma lista das habilidades existentes em suas equipes;
2. Se determinadas habilidades forem detidas apenas por uma pessoa, indique se é necessário planejar um sistema de substituição (quem assume as tarefas dessa pessoa em caso de ausência? Um funcionário pode ser treinado ou deve ser considerado o recrutamento?
3. Destaque as habilidades que estão faltando. Faça a distinção entre as habilidades que estão faltando no momento (urgentes) e as habilidades que serão necessárias para o desenvolvimento planejado da empresa (a serem programadas).

Por exemplo:

A função desta tabela é ajudá-lo a ver as coisas com mais clareza na prática. Entretanto, essa tabela sozinha não é suficiente! Ela deve ser combinada com outros elementos, como o formulário de descrição do cargo ou o formulário de expressão das necessidades, que são ideais para dar uma estrutura precisa a todas as tarefas associadas ao cargo.

O formulário de expressão das necessidades de recrutamento

Pense no formulário de expressão de necessidades como a primeira parte de seu projeto de recrutamento, a fase de fundação. Esse documento preparatório inclui as principais informações sobre a solicitação:

• o cargo
• as tarefas
• o tipo de funcionário necessário e o contexto,
• os motivos da contratação.

O ideal é que ele também inclua um ponto sobre a remuneração da pessoa. Nem sempre é esse o caso, mas é uma solução prudente para manter-se alinhado com o orçamento disponível e evitar perda de tempo com futuros talentos cujas expectativas salariais são muito distantes.

☝️ Tenha cuidado para não confundir esse formulário com o questionário, que é mais flexível e colaborativo.

• O questionário é usado pelas equipes para definir suas necessidades específicas antes de ser encaminhado à gerência de recursos humanos.
• O formulário de expressão de necessidades é um documento mais formal, validado pela gerência, que servirá de base para o anúncio de emprego.

Esse estágio crucial evita ambiguidades e garante que os requisitos sejam compartilhados por todos em sua empresa, antes do início do processo. É melhor um documento claro do que um grande momento de solidão durante a entrevista, quando lhe perguntarem por que o cargo existe. 😬

Software de recrutamento

Para tornar seu processo de recrutamento mais fácil, mais harmonizado e mais profissional, considere a possibilidade de se equipar com um software especializado. Esses softwares são de grande valia para poupar o tempo dos recrutadores e, ao mesmo tempo, livrá-los de tarefas demoradas ou repetitivas.

Aqui estão alguns exemplos de softwares que podem ajudá-lo desde a fase de análise das necessidades de recrutamento:

• A Beetween otimiza toda a fase de pré-recrutamento e muito mais: Você pode se comunicar diretamente com as pessoas envolvidas no recrutamento por meio de mensagens integradas, configurar solicitações de autorização de recrutamento diretamente na ferramenta colaborativa e manter-se informado sobre o andamento de suas solicitações por meio de notificações;
  
  
• O Taleez automatiza suas solicitações de abertura de vagas usando um módulo dedicado: Você define funções (candidatos/validadores), cria modelos, acompanha suas solicitações em um painel de monitoramento atualizado em tempo real e, assim que uma solicitação é validada, ela é automaticamente integrada ao seu ATS.
  
  

Seja qual for a sua escolha, um ATS facilita e agiliza o recrutamento, além de centralizar as informações necessárias para o processo. E, como um bônus adicional, esse software oferece a possibilidade de automatizar tarefas, como classificar automaticamente os currículos de acordo com critérios preestabelecidos.

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Deixe a análise das necessidades de recrutamento de sua empresa florescer!

Em resumo, a análise das necessidades de recrutamento é uma etapa essencial em seu processo de recrutamento. Se você dedicar tempo e atenção a ela, terá muitos benefícios: melhor organização, economia de tempo óbvia e boas práticas para ajudar a sua marca de empregador a brilhar.

Assim, você poderá se concentrar no restante do processo com tranquilidade: publicar o anúncio da vaga, classificar as candidaturas e selecionar as melhores, definir quem será o responsável pelo recrutamento e qual método será recomendado para as entrevistas. E não se esqueça da assinatura do contrato e da integração para uma experiência de alto nível do candidato!