O Kelio Expense Reports é um módulo HRIS dedicado ao gerenciamento de relatórios de despesas e despesas comerciais em empresas. Destina-se a gerentes de RH, finanças e serviços gerais de PMEs, ETIs e grandes empresas de todos os setores. Esse software permite digitalizar o gerenciamento de relatórios de despesas, subsídios de milhagem e outras despesas, além de garantir a conformidade normativa e a integração contábil.

Seus principais benefícios incluem

1. entrada de dados móvel simplificada
2. validação automatizada
3. e integração perfeita com as ferramentas de gerenciamento existentes.

Quais são os principais recursos do Kelio Expense Claim?

Captura automatizada de recibos de despesas

O módulo permite que os funcionários capturem facilmente seus recibos em um smartphone ou computador. A tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) lê automaticamente as informações essenciais (valor, IVA, data, fornecedor) e preenche previamente os campos do formulário.

• Reduz o tempo de entrada de dados e os erros manuais

• Pode ser inserido por meio de telefone celular ou interface da Web

• Reconhecimento de formatos comuns de recibos

Exemplo: um representante de vendas pode fotografar o recibo do hotel assim que terminar a viagem. O sistema extrai os dados e os envia para validação sem precisar digitá-los novamente.

Validação suave e rastreável de solicitações de reembolso de despesas

O software incorpora um fluxo de trabalho de validação personalizável, permitindo que os gerentes processem rapidamente os pedidos de reembolso de despesas.

• Notificações automáticas enviadas aos validadores

• Monitoramento em tempo real do status de cada solicitação de reembolso de despesas

• Validação remota a partir de um telefone celular

Isso reduz o tempo de processamento e evita lembretes demorados, principalmente para empresas com vários locais.

Gerenciamento de subsídios de milhagem

O Kelio calcula automaticamente os subsídios de acordo com as distâncias declaradas e as escalas em vigor. A ferramenta pode ser configurada para se adaptar à política interna de sua empresa.

• Integração com o Google Maps para calcular as viagens

• Tarifas personalizáveis de acordo com o tipo de veículo

• Gerenciamento de viagens pessoais e de negócios

Por exemplo, um técnico pode declarar uma viagem de carro entre duas instalações de clientes, com reembolso por quilômetro, dependendo do tipo de veículo utilizado.

Integração contábil e exportação de dados

Os dados inseridos podem ser exportados para softwares de folha de pagamento e contabilidade. Isso elimina a necessidade de reinserir dados e garante que as entradas sejam consistentes.

• Conexão com ferramentas de contabilidade de terceiros (por exemplo, Sage, Cegid, etc.)

• Estruturação automática de registros

• Arquivamento com valor de prova por 10 anos

Essa função é essencial para os departamentos de contabilidade que precisam processar um grande volume de despesas todos os meses e, ao mesmo tempo, cumprir as normas.

Relatórios e gerenciamento de despesas

O Kelio fornece painéis de controle e exportações analíticas para rastrear despesas por departamento, usuário ou tipo.

• Monitoramento de orçamento consolidado

• Análise de itens de despesas recorrentes

• Exportação do Excel ou ferramentas de BI disponíveis

Um gerente de RH pode, portanto, controlar o desvio de orçamento em despesas de viagem por equipe ou por projeto.

Por que escolher o Kelio Expense Notes?

• Reduzir o tempo de processamento: graças à entrada e validação automatizadas de dados, as despesas são processadas mais rapidamente.

• URSSAF e conformidade fiscal: o arquivamento legal de recibos garante a conformidade com os procedimentos no caso de uma auditoria.

• Ganhos de produtividade para as equipes de RH e finanças: menos tarefas manuais, cálculos e exportações mais confiáveis.

• Experiência de usuário simples e móvel: adoção mais fácil graças a uma interface projetada para funcionários em trânsito.

• Integração total ao ecossistema do Kelio HRIS: o módulo se encaixa naturalmente em um ambiente de RH mais amplo (tempo, férias, folha de pagamento).