Comparação de software EDM: Novaxel vs Alfresco
Uma comparação de EDM é essencial quando se trata de escolher seu software de EDM. O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é essencial para simplificar os fluxos de trabalho de informações em uma empresa. Quais soluções de software estão disponíveis e quais são seus recursos específicos? Aqui está uma comparação de software de GED entre a Novaxel e a Alfesco!
Os benefícios que você pode esperar do seu software de GED
Gerenciamento sem papel
O EDM tem origem na desmaterialização da mídia, uma forte tendência que preocupa todos os agentes econômicos. Ela envolve a digitalização de todo o ciclo de vida dos documentos, desde a criação até a exclusão, para que eles possam ser classificados, filtrados, modificados e indexados eletronicamente.
Mais colaboração
As soluções de EDM oferecem acesso compartilhado a uma série de elementos associados à empresa. Em tempo real. Em termos práticos, isso significa que várias pessoas podem abrir e editar o mesmo documento ao mesmo tempo: uma vantagem considerável para o trabalho colaborativo.
Um sistema seguro
O EDM não para por aí, ele vai ainda mais longe. Ao definir permissões, você pode gerenciar os direitos do usuário para garantir que determinados dados permaneçam confidenciais ou sejam protegidos.
Simplicidade operacional
Um fluxo de trabalho de validação também é possível: os funcionários podem enviar itens uns aos outros para serem aprovados. Essa ação é executada dentro da própria ferramenta, economizando tempo e energia consideráveis no dia a dia.
Uma ferramenta multifuncional
Conectado às suas soluções de negócios, o software EDM pode ser sincronizado com elas. Assim, as tarefas podem ser automatizadas. Por exemplo, toda vez que o departamento de RH emitir um contracheque, o departamento de contabilidade recuperará as informações e as implementará em seu lado.
Qual solução de gerenciamento de documentos devo escolher?
Embora o gerenciamento de documentos possa ser feito localmente, a nuvem ainda é a solução mais adequada. Há muitos editores de soluções de EDM no modo SaaS (Software as a Service), e seus usuários são fiéis, com uma taxa de renovação de 90% em 2015. Pronto para comparar o software de EDM? Aqui comparamos dois dos principais participantes.
| Pontos fortes | Novaxel | Alfresco |
|---|---|---|
| 1 | Simples e intuitivo | Personalizável |
| 2 | Acessível interna e externamente | Integra-se perfeitamente às ferramentas da Microsoft |
| 3 | Mural de atividades e trocas | Conformidade com a estrutura legal (arquivamento, etc.) |
Novaxel: para um EDM intuitivo
Simples de implementar
Novaxel é a solução de EDM publicada pela editora francesa Visiativ. Rebatizada de Moovapps, ela é líder em EDM intuitivo. Fácil de usar, é simples de implementar em sua empresa. E é fácil de aprender. Ele permite que você digitalize, classifique, compartilhe e arquive seu conteúdo. Sua classificação facilita o uso da função de pesquisa, que é altamente eficiente: leva em média 2 segundos para encontrar um documento no Novaxel.
Acessibilidade ampliada
A solução também incorpora a comunicação social: qualquer usuário, dentro ou fora da organização, pode interagir com o ecossistema da solução, desde que tenha acesso e permissão. Por exemplo, um parceiro ou fornecedor pode acessar a interface para enviar ou visualizar informações sobre si mesmo.
Um espaço para troca
A solução da Novaxel incentiva as trocas por meio de um mural de atividades pelo qual os usuários podem receber notificações. Cada aplicativo de negócios tem seu próprio espaço estruturado na ferramenta, facilitando a execução das tarefas de todos.
Alfresco: para funcionalidades mais avançadas
Implementação e integração
O Alfresco é uma solução de EDM mais completa. E custa mais. No modo SaaS, ele continua personalizável porque é de código aberto. Você pode personalizá-lo ou fazer com que seja personalizado por um integrador externo ou por um recurso interno. No entanto, tenha cuidado: como sua configuração envolve o uso de arquivos xml, ele mantém um grau de complexidade que não deve ser subestimado de antemão.
Compatibilidade
O Alfresco se integra a todos os SI (Sistemas de Informação) de sua empresa e, particularmente, aos pacotes de software da Microsoft: SharePoint e Office. Seu escopo funcional é amplo, e a solução combina velocidade e robustez. Mais do que um EDM, o Alfresco incorpora uma plataforma 2.0.
Uma estrutura estruturante
A solução oferece uma base sólida e garantias atualizadas, especialmente em termos de arquivamento legal. Da mesma forma, para seus processos de negócios, o EDM atua como uma barreira que limita seus procedimentos e mantém a qualidade. A configuração de formulários ou protocolos padrão harmoniza as práticas internas para aumentar a eficiência operacional.
Como você escolhe sua solução de EDM?
A primeira coisa a fazer é identificar suas necessidades. Essas especificações permitirão que você identifique a solução certa para você. Questões como a reversibilidade das informações ou o backup de versões anteriores, se forem importantes para você, podem ser critérios de apoio à sua decisão. A lista de APIs (Interfaces de Programação de Aplicativos) também, pois isso determinará as possibilidades de conexões de interface com o restante do seu sistema de informação. A compatibilidade com o hardware da sua empresa e, em especial, com os scanners e o sistema operacional, também precisará ser considerada.
O software EDM oferece um potencial significativo de ganhos de produtividade. Se forem escolhidos corretamente, eles podem melhorar a forma como sua empresa opera. Entretanto, sua implementação ainda é um processo de gerenciamento de mudanças, com todas as questões subjacentes em jogo. Envolver suas equipes desde o início, listar suas necessidades e garantir que a ferramenta escolhida seja relevante e preparada para o futuro serão fatores fundamentais para sua implementação.
Artigo traduzido do francês