Como um EDM multifuncional pode garantir a continuidade de seus serviços?
As mudanças nos métodos de trabalho nos últimos anos e a crise de saúde dos últimos meses aceleraram a digitalização das empresas, com a introdução de soluções de nova geração, como EDM multifuncional e inteligência artificial.
O que realmente sabemos sobre essas novas tecnologias?
Novos métodos de trabalho impulsionam uma revolução digital
Há alguns anos, os métodos de trabalho e as formas de operar nas empresas estão mudando. E essa evolução ganhou um novo ímpeto com a chegada da crise de saúde em março de 2020. O trabalho remoto, o teletrabalho e a experiência do cliente ganharam um lugar de destaque no local de trabalho.
Essas mudanças estão causando transtornos na forma como os funcionários trabalham. E, apesar de tudo isso, ainda precisamos :
- garantir que todos tenham acesso aos dados , mesmo quando estiverem trabalhando em casa;
- fortalecer a colaboração entre equipes remotas;
- e continuar respondendo às solicitações dos clientes.
Para garantir a continuidade dos negócios, precisamos nos reinventar e, acima de tudo, precisamos digitalizar. Hoje, as empresas não têm outra opção a não ser recorrer à tecnologia digital e se equipar com soluções de software para ajudá-las a gerenciar seus processos. De acordo com uma pesquisa realizada pela IDC com 50 grandes empresas francesas, 92% dos tomadores de decisão acreditam que a atual crise de saúde está acelerando a transformação digital. Os objetivos são
- satisfazer melhor as expectativas dos clientes (para 83% dos entrevistados);
- adaptar-se a novos métodos de trabalho (64%);
- e, por fim, ganhar em produtividade (60%).
Para isso, existem soluções de colaboração, desmaterialização e EDM. E para ir ainda mais longe, podemos até falar sobre EDM multifuncional e inteligência artificial.
Como o EDM multifuncional atende aos desafios que as empresas enfrentarão em 2021?
O EDM (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) dispensa apresentações! Esse tipo de solução está em evidência há vários anos:
- redução dos custos de gerenciamento de documentos
- melhor rastreabilidade dos dados
- Os desafios e benefícios para as empresas são inúmeros.
Porém, com as mudanças nos métodos de trabalho e na forma como as empresas estão organizadas, um EDM padrão não é mais suficiente. Um EDM multifuncional é mais apropriado em 2021 e será igualmente apropriado nos próximos anos.
Vamos dar uma olhada no porquê.
Processos padronizados para todos
Por EDM interdepartamental, queremos dizer em todos os departamentos da empresa. Em outras palavras, é necessária uma única ferramenta para o gerenciamento de documentos em todos os departamentos: administração, contabilidade, recursos humanos, faturamento, etc. As informações são centralizadas e, portanto, os processos são mais padronizados. Essa centralização também facilita muito a localização de documentos por todos os funcionários.
Uma visão melhor para maior colaboração
Conectado a todos os departamentos e sistemas da empresa (ERP comercial, CRM, etc.), o EDM multifuncional também é uma verdadeira ferramenta de colaboração. Ao optar por compartilhar uma única solução entre todos os departamentos da empresa, você fortalece a colaboração entre as diferentes equipes. Com as informações centralizadas em um único ponto, elas circulam com mais eficiência e os funcionários têm uma visão multifuncional das informações disponíveis.
É claro que você também precisa levar em conta a segurança. O gerenciamento de direitos e autorizações é um aspecto essencial a ser levado em conta ao implementar esse tipo de solução.
Em segundo lugar, o trabalho em equipe ajuda a reduzir o número de erros, pois as trocas são incentivadas. As equipes economizam tempo em seu trabalho diário, e a empresa melhora sua produtividade e eficiência.
Durante a crise sanitária, as empresas já equipadas com uma solução EDM multifuncional puderam continuar com suas atividades cotidianas, como :
- validar suas faturas eletronicamente e pagar seus fornecedores dentro do prazo;
- ou acessar os arquivos de seus clientes e manter um relacionamento próximo com eles.
Portanto, a configuração de um EDM multifuncional é inevitável, mas não é um fim em si mesmo. Optar por um EDM multifuncional também significa dar um passo em direção a uma maior digitalização e adotar os desenvolvimentos digitais que estão ocorrendo no setor B2B, como a inteligência artificial.
Um EDM multifuncional e depois?
A inteligência artificial, ou IA, é um avanço tecnológico que existe há quase 50 anos. Em 2021, essa tecnologia foi completamente democratizada e está afetando muitos setores, tanto BtoC quanto BtoB. Atualmente, considera-se que as tecnologias de inteligência artificial têm um impacto real nos objetivos e na produtividade de uma empresa.
Veja o caso das soluções de desmaterialização e EDM.
A integração da IA a esse tipo de software é um verdadeiro avanço para as empresas. Aqui estão dois exemplos:
- Integrada ao mecanismo de pesquisa de uma solução de EDM, a IA permite a chamada pesquisa preditiva. Isso significa que o usuário é orientado passo a passo pela IA durante a pesquisa, a fim de refinar a pesquisa e torná-la mais eficiente.
- A IA também é útil para classificar o conteúdo dos documentos e, acima de tudo, para analisar os dados em seu EDM. Essa combinação de EDM e IA torna a solução mais avançada, inteligente e, acima de tudo, perfeitamente adaptada às expectativas dos usuários de hoje e de amanhã.
Até 2021, 22% das empresas usarão IA para automatizar todos ou parte de seus processos de documentos. Há apenas dois anos, somente 5% das empresas estavam usando essa tecnologia.
Étude MARKESS
Nos próximos anos, a digitalização não é mais uma pergunta a ser feita; é uma prioridade para as empresas que desejam permanecer eficientes.
Equipar-se com ferramentas apropriadas, como um EDM multifuncional, deve se tornar um reflexo para os gerentes se eles quiserem garantir a continuidade de seus serviços, seja qual for a situação. Para isso, contar com o apoio de especialistas do setor como a Axess e sua solução NEXIA (um EDM multifuncional de nova geração disponível no modo SaaS) é a melhor maneira de garantir o sucesso de seus projetos digitais.
Artigo promocional. Os colaboradores especialistas são autores independentes da equipe editorial do Appvizer. Seus comentários e posições são próprios.
Artigo traduzido do francês