[Boris Roy, CEO da Office Gemini, editora da solução Dokmee EDM
Atualmente, a transformação digital é uma etapa essencial para qualquer empresa, independentemente de seu tamanho ou do setor em que atua. Essa transformação envolve a digitalização de processos e o gerenciamento de documentos, passando do papel para documentos digitais.
Nesta entrevista, Boris Roy, fundador da Office Gemini e editor do software Dokmee, analisa as necessidades das empresas em termos de gerenciamento de documentos e os desafios do EDM. Ele também nos dá a oportunidade de saber mais sobre essa solução completa de Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
O que você pode nos dizer sobre a digitalização de processos associada à desmaterialização de dados?
Boris Roy:
Alguns processos nos permitem criar documentos nativamente digitais, enquanto outros exigem um estágio de digitalização. Esses diferentes processos comerciais tornam-se, então, totalmente digitais. As assinaturas e outros carimbos são aplicados eletronicamente aos arquivos, geralmente em formato PDF, marcando o fim dos documentos em papel e dos carimbos de tinta. O resultado é uma maior capacidade de resposta, com a base de documentos disponível imediatamente para todos os funcionários, seja em trânsito ou no escritório, ao mesmo tempo em que garante segurança ideal e controle total, com mecanismos de assinatura eletrônica protegidos por senha ou controle biométrico, por exemplo. Além disso, os usuários só são autorizados a consultar documentos para os quais foram definidos direitos específicos. Um grande número de funções, como impressão, envio de documentos por e-mail, edição de documentos etc., pode ser restringido ou até proibido, dependendo do perfil do usuário.
Por fim, com uma solução avançada de EDM, toda a base de documentos pode ser rastreada de forma confiável e exaustiva. Graças às funções de auditoria, as ações dos usuários no sistema são registradas (com registros de data e hora) de forma inalterável, para que você possa responder detalhadamente a quaisquer restrições regulamentares.
Nossa solução Dokmee oferece essas funções nativamente e, diferentemente de softwares como o SharePoint, as ferramentas e a interface não exigem nenhum desenvolvimento específico. Também oferecemos recursos que os softwares não especializados não oferecem: os melhores mecanismos de OCR do mercado, PDF de alta compactação, envio de arquivos grandes por link, controle de versão, anotações e gerenciamento de assinaturas eletrônicas. Todos esses recursos fazem do Dokmee a ferramenta ideal para todas as empresas que desejam simplificar o gerenciamento de documentos e, ao mesmo tempo, atender aos requisitos normativos mais recentes.
Como o Gerenciamento Eletrônico de Documentos pode ajudar a sua empresa?
Boris Roy:
O EDM ajuda sua empresa a cumprir melhor as novas regulamentações, como o RGPD (Regulamento Geral de Proteção de Dados). As empresas agora são responsáveis pelo gerenciamento adequado de seus dados e devem ser capazes de apresentar evidências quando solicitadas, especialmente no que diz respeito à proteção dos dados pessoais que mantêm. O EDM facilita o armazenamento, o gerenciamento e a recuperação rápida dessas informações. Ele também permite um melhor gerenciamento dos riscos associados ao processamento de dados, graças às suas funções nativas de backup. Se as medidas de segurança adequadas não forem implementadas, as autoridades de supervisão relevantes poderão impor pesadas penalidades à empresa. De acordo com o RGPD, os órgãos reguladores podem impor penalidades financeiras de até 4% do faturamento mundial anual de uma empresa ou 20 milhões de euros [o que for maior] por não conformidade.
As empresas nunca perdem com a mudança para o gerenciamento eletrônico de documentos. Ao digitalizar seus processos, elas podem reduzir significativamente os custos, principalmente por meio da automação de tarefas. A colaboração interna e externa é facilitada pelo acesso às informações e pelo compartilhamento em tempo real com parceiros e clientes.
O Dokmee também permite o envio de arquivos grandes sem limite de tamanho, graças a um link temporário totalmente seguro. O Dokmee Capture extrai dados automaticamente, sem nenhuma intervenção humana. Esses documentos podem então ser automaticamente direcionados para o nosso módulo de fluxo de trabalho para acionar o processo de validação apropriado.
Quanto custa uma solução de desmaterialização hoje em dia?
Boris Roy:
Há apenas alguns anos, os sistemas de EDM estavam disponíveis apenas para grandes grupos, como os computadores no início dos anos 80. Atualmente, essa situação é muito diferente.
A Dokmee agora oferece soluções abrangentes adaptadas às necessidades das empresas, a partir de apenas algumas dezenas de euros por mês e por usuário.
Esse sistema de baixo custo baseado em assinatura significa, obviamente, que o investimento é suavizado, uma vez que não é necessário nenhum esforço de fluxo de caixa, mas, acima de tudo, significa que o projeto é registrado como despesa operacional em vez de despesa de capital. Como resultado, os gerentes de projeto não apenas obtêm um retorno imediato do investimento, mas também acham mais fácil validar seus orçamentos.
Em termos de custos de processamento com o Dokmee, deve-se considerar um orçamento de alguns centavos de euro por página para a extração automática de dados do documento. Levando em conta o custo médio em recursos humanos para a extração manual desses dados (entre 5 e 8 euros por documento para inseri-los em um sistema de contabilidade, por exemplo), é possível obter uma economia de 70 a 95% somente nesse processamento assim que o sistema EDM entrar em produção.
No que diz respeito à GED, a economia é imediatamente visível quando se considera que, estatisticamente, um funcionário gasta mais da metade de seu tempo de trabalho procurando e reunindo informações. O ROI é ainda maior, pois o custo do espaço de armazenamento físico dedicado aos arquivos pode ser facilmente dividido por 2 ou 3, uma vez que um único disco rígido pode agora conter cerca de 1.500 gabinetes de armazenamento de documentos.
O Dokmee e o Dokmee Capture são soluções profissionais de gerenciamento de documentos eletrônicos e desmaterialização de documentos publicadas pela Office Gemini. A Office Gemini é especializada em publicação de software desde 2006, oferecendo soluções adaptadas tanto para PMEs quanto para grandes grupos. Com escritórios nos Estados Unidos, na França, no Reino Unido, no México, no Oriente Médio e em Cingapura, e uma rede de mais de 300 revendedores em todo o mundo, a Office Gemini agora cobre 40 países com mais de 6.000 clientes e quase 3 milhões de usuários. Suas soluções ganharam vários prêmios de sites de comparação de software e da imprensa especializada.
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Artigo traduzido do francês