4 soluções EDM de código aberto para estruturar sua empresa (e suas alternativas)
EDM, seja de código aberto ou não, significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos e faz parte da grande família ECM, ou seja, Gerenciamento de Conteúdo Empresarial.
O gerenciamento de conteúdo empresarial refere-se à metodologia e às ferramentas usadas para otimizar a organização de conteúdo não estruturado, de modo que ele possa ser usado da melhor forma possível pelas diversas pessoas que trabalham em uma organização.
Indexação, arquivamento, arquivamento, recuperação de documentos... o EDM tem muitas vantagens e está se tornando essencial para o bom funcionamento, a produtividade e a colaboração em uma empresa.
E quanto ao EDM de código aberto? Qual software você deve escolher e quais são as alternativas? Descubra em nossa comparação de EDM de código aberto.
Comparação de EDM de código aberto: nossa seleção de 4 pacotes de software
Alfresco
O Alfresco é uma das soluções de EDM de código aberto mais conhecidas, disponível em duas versões: Community, uma licença gratuita e aberta, e Enterprise, com uma assinatura.
Ele oferece :
- digitalização de documentos estáticos para extrair as informações relevantes,
- organização e controle de versão de documentos,
- sincronização de arquivos para facilitar o trabalho off-line,
- conexão com o LDAP (protocolo de acesso a diretórios) da empresa,
- análise baseada em IA e aprendizado de máquina para extração de dados,
- opções de implementação flexíveis, na nuvem, no local ou híbridas,
- integração com aplicativos como Microsoft Office, Google Docs, Outlook e Salesforce.com.
No entanto, de acordo com depoimentos de clientes, seus pontos fracos estão na complexidade e no custo. Portanto, ele é mais adequado para organizações maiores.
Alfresco Content Services
Dokmee
A Dokmee também oferece uma solução EDM de código aberto. Essa ferramenta profissional oferece recursos particularmente avançados de segurança, confidencialidade e integração.
O Dokmee permite que você :
- organizar e gerenciar seus arquivos,
- acessar um escritório virtual,
- automatizar seus processos e a entrada de dados,
- compartilhar seusarquivos e colaborar simultaneamente
- limpar e excluir automaticamente seus arquivos,
- gerar relatórios,
- converter imagens em arquivos PDF, TIFF e JPEG,
- adicionar camadas (carimbos, assinaturas eletrônicas, etc.),
- proteger suas informações confidenciais.
Além das funções avançadas de gerenciamento de documentos eletrônicos, o Dokmee oferece uma solução de digitalização, criação de formulários on-line e contador de páginas .
Dokmee
FlexiGED
Essa solução EDM de código aberto pode ser totalmente integrada ao seu site, extranet ou intranet usando a tecnologia baseada no CMS Joomla!
Pulsar Informática
O FlexiGED oferece :
- uma ferramenta flexível e modular que pode evoluir de acordo com as necessidades da empresa,
- gerenciamento de documentos e processos comerciais (formulários on-line),
- um alto grau de adaptabilidade e personalização de acordo com as necessidades (plano de arquivamento personalizado para cada funcionário),
- um sistema de arquivamento baseado em uma estrutura de árvore, bem como em tags,
- backup automático de cada nova versão do arquivo,
- download de seus arquivos por arrastar e soltar,
- notificações por e-mail para trabalho colaborativo,
- gerenciamento de direitos por grupo de usuários,
- painéis de controle e rastreamento de solicitações.
FlexiGED
KnowledgeTree
O KnowledgeTree é outra referência em gerenciamento de documentos de código aberto, muito apreciado pelos departamentos de marketing e vendas.
Como muitos pacotes de software de código aberto, ele está disponível nas versões Enterprise (paga) e Community (gratuita) e permite que os usuários protejam, compartilhem, rastreiem e gerenciem documentos.
Seus recursos (para a versão Enterprise) incluem :
- vários módulos para integração perfeita ao ambiente de escritório, especialmente com o MS Office,
- comparação de documentos
- assinatura eletrônica,
- tradução da interface para diferentes idiomas, inclusive francês.
- Pesquisa de conteúdo de documentos,
- gerenciamento de fluxo de trabalho,
- gerenciamento de metadados,
- repositório de documentos com controle de versão,
- Integração com o Salesforce.
Por que escolher um EDM de código aberto?
Ao contrário das soluções proprietárias, para as quais você tradicionalmente compra uma licença e depois precisa comprar atualizações, o software gratuito ou de código aberto tem várias vantagens.
Vantagens de um EDM de código aberto
O software EDM de código aberto é :
- Econômico: você notará que não dissemos gratuito.
No entanto, ele costuma ter um custo de aquisição menor e o preço dos serviços auxiliares (atendimento ao cliente etc.) costuma ser menor porque o produto é aberto à comunidade, que compartilha seu conhecimento em fóruns, por exemplo. - Aberto, ou seja, o código é acessível e pode ser modificado para adaptá-lo às necessidades de sua empresa e a suas outras ferramentas.
- Escalável : como diz o editor Pulsar, a evolução da ferramenta não depende de sua lucratividade ou do investimento em marketing, mas de sua popularidade junto a uma comunidade.
- Alto desempenho e segurança: os desenvolvedores de código aberto aplicam todo o seu know-how para criar um produto eficaz que respeite a segurança e atenda às necessidades reais.
As configurações de permissão são usadas para gerenciar os direitos do usuário e garantir a confidencialidade dos dados.
Desvantagens de um EDM de código aberto
- Custos ocultos: em particular, é preciso levar em conta o custo de hospedagem em seus servidores quando ele é instalado "on-premises", ou seja, localmente.
- A necessidade de conhecimento especializado em desenvolvimento, o que exige um investimento em recursos humanos.
O software de código aberto é particularmente adequado para organizações que têm os recursos para mantê-lo e dar suporte internamente.
Além disso, a abertura do software é relativa de um editor para outro e pode ser limitada, a fim de manter o controle dos clientes e vender serviços de suporte.
- Sua dependência da comunidade: se o software perder alguns de seus usuários para outra solução, ele também terá de ser alterado ou a licença de código aberto terá de ser assumida.
- Falta de intuitividade: a estética da interface e a ergonomia dessas ferramentas não costumam estar no centro das preocupações dos desenvolvedores, o que pode tornar seu uso complexo para usuários menos experientes.
Alternativas aos EDMs de código aberto
As soluções de GED, sejam elas de código aberto ou não, baseiam-se em uma rede local ou na computação em nuvem, que ainda é a solução mais adequada para a desmaterialização de documentos.
É por isso que existem tantas soluções interessantes de EDM SaaS (Software as a Service) no mercado, graças à sua capacidade de fornecer acesso contínuo à documentação da empresa na nuvem, onde e quando for necessário.
Outras vantagens das soluções de EDM baseadas em SaaS no mercado incluem
- São fáceis de usar e navegar, mesmo sem conhecimento técnico avançado,
- atualização constante com as mais recentes tecnologias e normas em vigor.
EDM de código aberto ou não?
Para ser honesto, tudo depende de seus recursos humanos e das necessidades de sua empresa.
Mas, independentemente de você escolher um software de código aberto ou proprietário, o modo SaaS é logicamente adequado para o uso de seus documentos sem papel.
Não hesite em experimentá-los antes de fazer sua escolha!
Artigo traduzido do francês