Como o VoIP aumenta sua produtividade

Seja qual for o seu negócio, você precisa manter um contato de qualidade com seus clientes. É por isso que a telefonia comercial sempre foi um dos pilares de sua produtividade.

Sua rede telefônica precisa acompanhar o ritmo do seu trabalho e ser flexível o suficiente para acompanhar as mudanças na sua empresa. O desenvolvimento de novas tecnologias e a transformação digital reforçaram a importância estratégica de escolher a solução certa de telefonia empresarial.

Seja você uma grande empresa generalista, uma PME ou um call center, você está usando as inovações em telefonia empresarial e abandonando gradualmente a telefonia fixa tradicional. Isso é especialmente verdadeiro quando você precisa usar essa ferramenta para desenvolver suas campanhas de comunicação.

Hoje, há muitos nomes para identificar essa nova solução de telefonia empresarial: telefonia conectada à nuvem, telefonia VoIP, voz sobre IP, redes IPBX, IP Centrex, Virtual PBX. E ainda nem mencionamos as ferramentas conectadas derivadas desse sistema :).

Neste artigo, analisaremos os benefícios dessa revolução digital para a telefonia comercial.

Como, no espaço de poucos anos, o sistema PSTN foi substituído e relegado a segundo plano.

Mas, acima de tudo, quais ferramentas de telefonia conectada se tornaram um pilar de produtividade quando se trata de campanhas de chamadas.

Soluções de telefonia VoIP: um desenvolvimento benéfico

Como toda boa explicação, vamos começar definindo o assunto.

O que é VoIP?

VoIP, ou Voice Over Internet Protocol, é a tecnologia que permite a comunicação de voz pela Internet. Em termos práticos, ela :

• recebe dados de áudio, como a voz do chamador
• encapsula-os
• e, em seguida, divide-os em pequenos pacotes de dados.

Em termos simples, é o Skype, o WhatsApp ou qualquer outro sistema que permita a comunicação por voz pela Internet a partir de qualquer meio (telefone, tablet, computador).

Embora as pessoas tenham adotado o conceito imediatamente e se afastado rapidamente da telefonia tradicional, as empresas demoraram mais para aderir ao movimento.

As primeiras a aderir foram as pequenas e médias empresas (PMEs). Posteriormente, as empresas que precisavam gerenciar call centers ou centros de contato aderiram ao novo sistema de telefonia comercial.

Os benefícios do VoIP

Por que, você pode se perguntar?

Há muitos motivos, mas podemos simplificá-los em três pontos:

• Preço,
• Flexibilidade,
• Desempenho equivalente ao do sistema PSTN.

Os sistemas IPBX (virtualizados ou não) são mais baratos do que os sistemas PBX (private branch exchanges), porque são principalmente software, o que os torna muito mais flexíveis.

Um sistema VoIP pode fazer tudo o que um PBX antigo poderia fazer. Mas há uma lista muito longa de coisas que só são possíveis com o VoIP, o que o torna ideal para a maioria dos escritórios, especialmente aqueles que operam de forma híbrida.

Alguns exemplos de recursos exclusivos do VoIP:

• Webphone: não há necessidade de um aparelho telefônico caro ou de um softphone para configurar! Uma simples conexão com a Internet permite que você faça chamadas, onde quer que esteja. Inicie o Webphone a partir da interface e seu telefone estará pronto para ser usado sem nenhuma configuração.
  
  
• IVR: todas as chamadas recebidas são captadas, direcionadas para um menu de voz com um script pré-gravado, qualificadas com o toque de um botão e encaminhadas para um destino programado: um ramal, um grupo, uma caixa postal de voz, um som, etc.
  
  
• Número virtual: os números geográficos ou virtuais aprimoram sua imagem profissional e melhoram a posição de sua empresa. Isso permite que você tenha um número com o código de área de sua escolha.

Os benefícios da telefonia empresarial VoIP são particularmente atraentes com a pandemia da COVID, quando muitos funcionários agora trabalham em casa.

Se você optar pelo VoIP, tudo o que precisa fazer é baixar um cliente de softphone no PC do funcionário. Ele pode usar o computador como se fosse o telefone do escritório, em uma única etapa.

Ferramentas de VoIP para aumentar sua produtividade

É evidente que a mudança para o VoIP na telefonia comercial foi benéfica.

Mas essa tecnologia também possibilitou a criação de ferramentas conectadas que revolucionaram o gerenciamento do relacionamento com o cliente.

CRM, a ferramenta essencial

Uma empresa não precisa apenas de linhas telefônicas para manter o relacionamento com os clientes. Ela também precisa de um sistema de CRM.

Enquanto algumas empresas optam por soluções ad hoc de diferentes provedores de serviços, outras optam por soluções mais centralizadas.

A vantagem das ferramentas conectadas é que elas tornam o acompanhamento do cliente e o gerenciamento de chamadas o mais interconectado possível.

O que é um CRM?

A pergunta pode parecer simplista, mas, para destacar a interconexão essencial entre os dois, prefiro começar do início.

O Customer Relationship Management (CRM) é uma tecnologia que permite gerenciar todos os relacionamentos de sua empresa com seus clientes e prospects. O principal objetivo é melhorar as relações comerciais para expandir seus negócios.

As ferramentas de CRM agora podem ser usadas para gerenciar relacionamentos durante todo o ciclo de vida do cliente, abrangendo :

• marketing
• vendas
• comércio digital
• interações de atendimento ao cliente.

Os benefícios do CRM conectado à telefonia VoIP

Parece lógico integrar um CRM à sua solução de telefonia empresarial VoIP, para que você possa usá-lo como uma alavanca para otimizar as trocas dentro da empresa e promover um gerenciamento de relacionamento com o cliente colaborativo, eficiente e tranquilo.

Alguns provedores de telefonia empresarial IP, como a Kavkom, oferecem soluções que incluem um CRM híbrido como padrão. Isso fornece aos vários funcionários da empresa :

• uma ampla gama de meios de comunicação (e-mail, telefone, mensagens de texto, notificações, etc.),
• acesso simultâneo aos registros de clientes do CRM e a um histórico sincronizado de interações (atualizado em tempo real), garantindo que cada solicitação seja tratada com eficiência, mesmo sem um consultor dedicado.

Tudo isso é feito por meio de uma ferramenta que pode ser acessada por meio de uma simples conexão à Internet, de modo que todos os funcionários da empresa, onde quer que estejam, tenham acesso à sua estação de trabalho virtual, em um ambiente on-line seguro.

O resultado: equipes unidas, serviços conectados e clientes satisfeitos!

Pensando nisso, existem hoje ferramentas conectadas baseadas em telefonia VoIP que podem melhorar a produtividade de suas equipes no gerenciamento de suas campanhas de prospecção.

O Discador Preditivo, ou como aumentar sua produtividade

Uma das alavancas da produtividade é a automação inteligente das chamadas.

Um discador preditivo é um tipo de discador automatizado que faz chamadas telefônicas antes mesmo de os agentes estarem disponíveis.

Ele foi projetado para aumentar a eficiência dos agentes, ligando para o maior número possível de clientes potenciais. Após uma chamada não atendida, o sistema passa rapidamente para o próximo cliente em potencial.

Diferentemente de um discador automático, que divide as chamadas conectadas entre os representantes disponíveis, o Predictive Dialer disca para vários contatos de uma só vez e garante que os agentes obtenham o máximo de conectividade com o cliente.

Além disso, um bom Discador Preditivo também pode :

• gerenciar a taxa de chamadas
• detectar secretárias eletrônicas,
• qualificar chamadas,
• registrar chamadas
• inserir música de espera para o operador de telemarketing,
• integrar um webphone,
• gerenciar várias campanhas simultaneamente.

Mais uma vez, o truque é encontrar um provedor de serviços que ofereça acesso pronto para uso e onde as várias ferramentas estejam todas na mesma interface. Como o Predictive Dialer da Kavkom, que está na mesma plataforma que as linhas VoIP clássicas e o CRM.

O Predictive Dialer é, portanto, uma ferramenta indispensável para call centers ou centros de telemarketing, por exemplo, porque aumenta a produtividade dos agentes.

Indo além: Discadores Robôs

Você já ouviu falar do Robot Dialer? É uma ferramenta específica para telefonia em nuvem conectada que permite às empresas :

• Desenvolver vendas,
• criar novos leads.

Veja um exemplo: você é uma empresa de prospecção de marketing e deseja transmitir uma mensagem para uma população-alvo, coletar as respostas e também entrar em contato com o cliente potencial que atende aos seus critérios.

O Robot Dialer é a maneira ideal de alcançar milhões de clientes potenciais, graças ao seu discador automático inteligente, uma poderosa ferramenta de marketing.

Dependendo do seu provedor de serviços, esse robô pode ser configurado em maior ou menor grau e integrado aos seus sistemas de telefonia e CRM.

No que diz respeito ao robô da Kavkom, ele inclui vários recursos, como a criação de mensagens de voz personalizadas, o gerenciamento da taxa de chamadas por hora e a lista negra do RGPD.

Em conclusão

A evolução das práticas em favor das comunicações unificadas via Internet, que são mais móveis e mais econômicas, revolucionou o gerenciamento das campanhas de prospecção.

Tornou possível encontrar novas ferramentas conectadas que podem aumentar o desempenho, a eficiência e a produtividade das campanhas de chamadas, mantendo a flexibilidade.