Telefonia comercial: como você pode se adaptar facilmente ao teletrabalho?

Basicamente, você conhece o cerne da questão: sua empresa não pode prescindir do telefone para operar, você tem uma instalação funcional básica em suas instalações e... seus funcionários trabalham em regime de teletrabalho uma (grande) parte do tempo!

Na verdade, a quantidade de tempo gasto pela sua equipe - especialmente a equipe de vendas - em teletrabalho tem acompanhado as sucessivas ondas de medidas restritivas nos últimos 24 meses. E como um surfista pragmático e bem informado, com uma visão clara das condições, você sabe que as ondas continuarão e que o teletrabalho se tornará um novo hábito permanente no mundo do trabalho.

Dito isso, essa aceleração não está isenta de problemas operacionais cotidianos. Esse é particularmente o caso do monitoramento e do gerenciamento de chamadas telefônicas com seus clientes e clientes potenciais, quando sua equipe de vendas e o restante dos funcionários não estão mais fisicamente no escritório todos os dias.

Então, como você pode adaptar sua telefonia comercial a essa nova organização de forma rápida e fácil? Aqui estão algumas ideias sérias e práticas que foram experimentadas e testadas!

(Re)assuma o controle dos números de telefone da sua empresa

Uma das maiores dificuldades ao introduzir o teletrabalho em sua empresa é que alguns funcionários começam a usar seus próprios telefones celulares para se comunicar com os clientes.

Quando se trata de um celular comercial, nem sempre é fácil, pois isso impõe restrições adicionais em caso de férias, ausência ou partida para garantir a continuidade das chamadas de seus clientes. Você pode se deparar rapidamente com clientes que não têm ninguém no final do telefone, geralmente em situações de alto risco (é por isso que eles estão ligando para você). Isso pode aumentar significativamente a insatisfação do cliente e gerar instabilidade internamente.

Mas quando suas equipes, sem mais nada para fazer, começam a usar seus celulares pessoais para ligar para seus clientes, é aí que as coisas ficam ainda mais quentes para a empresa. Você não tem mais nenhum controle sobre as chamadas para seus clientes e prospects!

Mas há um primeiro passo simples para se adaptar ao teletrabalho: use números de telefone virtuais conhecidos por seus clientes e clientes potenciais. A partir daí, você pode dissociar os números de telefone do equipamento utilizado. E isso torna as coisas muito mais simples, especialmente se você usar uma solução de telefonia em nuvem por trás dos números virtuais.

Assim, você pode fazer e receber chamadas de clientes usando um número de telefone comercial fixo, diretamente do seu próprio celular , por exemplo!

Adapte sua solução de telefonia ao ambiente de seus funcionários

E não o contrário! No escritório, as estações de trabalho são praticamente as mesmas. Toda a sua equipe de vendas tem um computador, uma boa conexão com a Internet e um telefone fixo e/ou celular para fazer suas chamadas.

No caso do teletrabalho, o ambiente de cada um é muito mais diferente. Alguns terão um telefone fixo em casa, enquanto muitos terão apenas o celular (e pessoal, na maioria dos casos). Alguns terão uma conexão de Internet muito boa, outros muito menos.

Como você pode garantir que todos os membros da sua equipe estejam nas melhores condições possíveis para se comunicar com os clientes por telefone ?

Desde que você tenha controle sobre os números de telefone conhecidos por todos os seus clientes, usando números virtuais, que são ideais para o teletrabalho, você pode garantir que todos em sua equipe tenham as melhores condições possíveis para se comunicar por telefone com seus clientes.O ideal é que, no teletrabalho, você possa fazer o que quiser por trás desses números, para ter a flexibilidade de que precisa.

Em termos práticos, você pode optar por uma solução de telefonia que funcione :

• com a rede telefônica, redirecionando as chamadas para linhas fixas e/ou móveis,
• e VoIP, usando um softphone para receber e fazer chamadas a partir de um navegador da Web.

Assim, você pode cobrir todas as configurações de seus funcionários:

• linhas fixas
• telefones celulares comerciais e pessoais,
• conexão à Internet de boa ou má qualidade, etc.

Para se adaptar facilmente ao teletrabalho, é uma boa ideia ter uma solução de telefonia que seja flexível o suficiente para funcionar, seja qual for o caso de uso.

Dê aos funcionários autonomia para gerenciar suas próprias chamadas

Bem, você tem melhor controle sobre seus números e tem uma solução flexível que se adapta bem ao ambiente de cada funcionário. Agora, como evitar a necessidade de chamar a equipe de TI sempre que houver a menor alteração a ser feita?

Dê a seus funcionários o poder!

A expressão talvez seja um pouco forte, então vamos dizer: equipe seus funcionários com ferramentas que lhes deem autonomia para organizar o gerenciamento de suas chamadas telefônicas.

Com uma solução em nuvem, você dá a eles acesso a interfaces móveis e da Web para que possam :

• visualizar suas chamadas
• ouvir suas mensagens
• fazer chamadas
• gerenciar sua disponibilidade (presença, férias, ausências),
• configurar a transferência de chamadas para um colega e conectar-se ao CRM, entre outras coisas.

Os e-mails têm direito a um software simples e fácil de usar, portanto, implemente o mesmo tipo de solução para as chamadas.

Com um console dedicado, cada representante de vendas é um usuário da solução de telefonia que pode atuar em suas chamadas e interagir com os outros membros da equipe. Dessa forma, cada membro da equipe pode gerenciar parte da solução de telefonia que usa diariamente para se comunicar com os clientes.

Ofereça aos gerentes os meios para monitorar suas equipes de forma eficaz

Uma das principais preocupações dos gerentes quando o teletrabalho é introduzido é ter as ferramentas certas para apoiar, monitorar, reorientar e treinar as equipes pelas quais são responsáveis.

Com uma solução em nuvem, os gerentes têm uma visão geral do gerenciamento de chamadas de suas equipes. Eles podem monitorar facilmente a atividade de cada um, usando relatórios em tempo real para garantir que as chamadas sejam atendidas ou transferidas quando isso não for possível e que todos os clientes ou clientes potenciais sejam chamados de volta.

Com o gerenciamento detalhado de usuários, ele pode acessar o registro de chamadas de cada representante de vendas e ajudá-lo a organizar seu fluxo de chamadas. Em caso de ausência imprevista (licença médica ou creche, que são relativamente frequentes no momento), o gerente pode configurar um período de ausência ativando o redirecionamento de chamadas para outro membro da equipe.

Essa transparência, aliada à autonomia individual, gera muita confiança e segurança em cada equipe. As incógnitas e suspeitas deixam de existir, e todos estão trabalhando com eficiência para atender aos clientes. É uma situação em que todos saem ganhando, tanto para os clientes quanto para o pessoal de vendas e os gerentes.

Como você pode colocar isso em prática rapidamente e a um custo razoável?

Entrando no mundo digital! E o mercado francês oferece uma variedade de soluções SaaS para telefonia comercial, que podem ajudá-lo de acordo com a natureza de suas necessidades. Essas ferramentas têm a vantagem de simplificar o trabalho diário de suas equipes ao :

• dando aos funcionários autonomia, flexibilidade e transparência;
• proporcionando controle e visibilidade para os diretores da empresa;

Para fazer isso a um custo razoável, sem ter que envolver sua equipe em um grande processo de mudança, você pode optar por uma solução que modernize sua instalação e operação atuais, sem mudar tudo. A empresa francesa Dexem, por exemplo, permite que você configure soluções em nuvem para gerenciar suas chamadas em cima da instalação existente, sem substituí-la.

Isso permite que você se adapte rápida e gradualmente ao teletrabalho, enquanto continua operando de forma eficiente no local e se beneficiando de uma série de novos recursos, para que você possa continuar a ter contato direto e humano com seus clientes por telefone.

Definitivamente, é o momento certo para se equipar!

O teletrabalho se tornou uma tendência importante e recebeu um verdadeiro impulso com as medidas introduzidas para lidar com a Covid-19. As empresas e os funcionários perceberam que é possível continuar a ter um bom desempenho com o teletrabalho "em escala".

A grande maioria dos funcionários agora é muito favorável, em modo híbrido ou em tempo integral. Alguns funcionários, de acordo com sua empresa, até decidiram se mudar para outro lugar em busca de um ambiente de vida melhor. E, é claro, muitas empresas também estão colhendo os benefícios: maior produtividade, fidelidade dos funcionários, recrutamento mais fácil, aluguéis de instalações mais baixos e assim por diante.

O teletrabalho está prestes a se tornar uma nova norma no mundo do trabalho.

Para dar suporte a essa mudança, permanecer competitivo em seus mercados e fornecer aos seus funcionários as ferramentas certas, a telefonia é essencial! É um meio de comunicação particularmente eficaz para recriar a proximidade e a confiança com o trabalho remoto. Definitivamente, este é o momento certo para se equipar!