10 boas práticas de teletrabalho a serem observadas

Quais são as melhores práticas de teletrabalho que você precisa conhecer para tornar esse novo ambiente de trabalho um sucesso total?

Entre as novas aspirações profissionais e o confinamento, o home office se intensificou nos últimos meses, oferecendo uma série de vantagens: economia, flexibilidade, aumento da produtividade e assim por diante.

Mas o período de confinamento teve um aspecto especial: o teletrabalho foi, às vezes, imposto, total e realizado em coabitação com a família e os amigos. Mais uma razão para dar uma olhada nas melhores práticas para evitar as armadilhas!

Há 10 delas, e nós as revelamos a você neste artigo.

1: Elabore uma carta de teletrabalho

Para definir uma estrutura e estabelecer regras claras, recomenda-se que as empresas elaborem uma carta de boas práticas de teletrabalho. Ao definir as condições para o trabalho em home office, o empregador fica mais tranquilo e todos os funcionários têm o mesmo nível de informação.

Essa carta pode, por exemplo, abranger a definição de :

• quais dias podem ser teletrabalhados, já que algumas empresas preferem manter dias presenciais obrigatórios para preservar a coesão da equipe
• possíveis locais de trabalho. O funcionário precisa trabalhar em casa? É possível trabalhar remotamente na casa de um amigo ou em um espaço de coworking?
• Intervalos de tempo durante os quais todos devem permanecer conectados;
• Regras de comunicação. Quais canais devem ser usados? O funcionário deve ter permissão para não ser incomodado enquanto estiver realizando tarefas que exijam um alto nível de concentração?
• etc.

2: Adote boas práticas de gerenciamento do teletrabalho

Se você for um gerente, terá que adotar várias práticas para proporcionar uma melhor experiência de teletrabalho tanto para o funcionário quanto para a empresa.

Aqui estão algumas práticas recomendadas para aprender a gerenciar à distância:

• Evite o microgerenciamento. O microgerenciamento já não é recomendado em circunstâncias normais, mas ainda mais no teletrabalho, em que alguns gerentes sentem a necessidade de controlar tudo.
  Então, como você pode fazer isso? Defina os objetivos e os prazos de suas equipes e deixe que elas se organizem para cumpri-los dentro do prazo.
  
• Preste atenção à comunicação. Seja sempre claro sobre os objetivos e os desafios das tarefas atribuídas à sua equipe. Estabeleça também estruturas para suas trocas, definindo antecipadamente a recorrência de pontos e sua finalidade.
  
• Dê responsabilidade e confiança. É um fato bem conhecido que um funcionário que se sente capacitado é mais comprometido e produtivo. Portanto, mesmo quando estiver trabalhando remotamente, deposite sua confiança nas pessoas!
  
• Mantenha-se disponível. Mesmo que você dê certa liberdade às suas equipes, mantenha-se disponível e receptivo quando elas precisarem de seu apoio.
  
• Seja um bom ouvinte. Alguns funcionários às vezes encontram dificuldades, principalmente quando são forçados a trabalhar à distância. Por exemplo, alguns pais tiveram que conciliar seus deveres profissionais com seus filhos devido ao confinamento. Demonstre empatia e adapte-se, por exemplo, ajustando os horários das reuniões.
  
• Ajude-os a se familiarizar com as ferramentas. Por fim, observe que o apoio gerencial também entra em jogo quando se trata de se familiarizar com as ferramentas digitais. Embora elas sejam absolutamente essenciais nesse contexto, lembre-se de que alguns teletrabalhadores têm muita dificuldade em usá-las.

3: Use as ferramentas certas para colaborar

Trabalhar em casa exige que você possa continuar a se comunicar e colaborar com a sua equipe, sem que o mundo virtual se torne uma barreira.

Para isso, é importante usar ferramentas profissionais projetadas para facilitar e proteger as trocas e os processos.

Por exemplo:

• 🛠️ Software de comunicação → como o Slack, essas ferramentas são recomendadas para a comunicação espontânea, quando você precisa desbloquear uma situação ou trazer à tona uma dificuldade, por exemplo. Elas também permitem que você permaneça conectado à empresa e acessível, um sinal de confiança para seus gerentes.
  
• 🛠️ Software de videoconferência → soluções como o Zoom são essenciais para a realização de reuniões de trabalho remotas e outras reuniões individuais. Além disso, elas ajudam a humanizar os relacionamentos à distância, um benefício para pessoas isoladas.
  
• 🛠️ Software de gerenciamento de documentos → com uma ferramenta como o Google Drive, você pode criar, compartilhar e armazenar seus documentos de trabalho. Também é possível colaborar remotamente com o mesmo texto, planilha etc.
  
• 🛠️ Software de gerenciamento de projetos → soluções de gerenciamento de projetos, como o Project Monitor, permitem alocar e monitorar diferentes tarefas e atribuições, além de organizar o trabalho e os recursos em geral.
  
• 🛠️ Plataformas colaborativas → esses pacotes de software, como o SharePlace, vão ainda mais longe, oferecendo uma ampla gama de funções de colaboração e comunicação (gerenciamento de projetos, gerenciamento de tarefas, gerenciamento de documentos, mensagens etc.).

O Barômetro da Transformação Digital, realizado pela Appvizer em novembro de 2020, destaca a importância de estar bem equipado para trabalhar efetivamente em casa:

4: Garantir a segurança de TI

O confinamento causado pela pandemia de Covid-19 levou a um aumento nos ataques cibernéticos... ainda mais em um contexto em que muitas empresas não estão treinando suficientemente seus funcionários sobre os riscos de TI.

Aqui estão algumas boas práticas que devem ser observadas:

• Se sua empresa tiver uma carta de segurança de TI, respeite-a escrupulosamente, especialmente se você trabalha em casa.
  
• Use somente os equipamentos fornecidos pela empresa e nunca suas ferramentas pessoais. Seu computador de trabalho já está configurado para garantir a segurança, principalmente em termos de software antivírus. Da mesma forma, não instale aplicativos que não sejam autorizados pela sua empresa.
  
• Proteja seu acesso às várias ferramentas da empresa. Recomendamos o uso de um gerenciador de senhas, como o LockPass. 100% francês e certificado pela ANSSI, esse software permite centralizar todos os identificadores da sua organização, compartilhar alguns deles e simplificar o acesso aos seus aplicativos.
  
• Certifique-se de instalar as diversas atualizações, que são oferecidas com frequência para corrigir brechas de segurança.
  
• Fique atento às tentativas de phishing. Desconfie, por exemplo, de e-mails e anexos de remetentes desconhecidos.

5: Obtenha o equipamento certo

Embora tenhamos visto que, antes de mais nada, você deve usar o computador ou o telefone celular fornecido pela empresa, também sugerimos que você tenha :

• uma tela externa, útil se você estiver trabalhando com várias guias ;
• um fone de ouvido e um microfone, para que você possa fazer videoconferências, especialmente se estiver trabalhando perto da família e dos amigos;
• e, é claro, uma boa conexão Wi-Fi.

6: Trabalhe em um espaço dedicado

Na medida do possível (porque não estamos todos no mesmo barco), crie um espaço de trabalho real em sua casa. Evite realizar suas tarefas na cama ou no sofá, pois isso o obriga a adotar posições não muito ergonômicas e não recomendadas para a sua saúde.

A solução ideal é dedicar um cômodo da sua casa ao teletrabalho ou, pelo menos, uma escrivaninha. Isso não só será bom para sua postura e produtividade, mas também criará o limite necessário entre sua vida profissional e pessoal.

7: Estabeleça algumas regras para você

A organização em casa exige disciplina... tanto para você quanto para as pessoas ao seu redor.

Por exemplo, estabeleça metas diárias e semanais para si mesmo e tente cumpri-las. Estabeleça horários rígidos para si mesmo (especialmente horários de início e término), com intervalos, assim como faria no escritório.

Ao mesmo tempo, estabeleça regras com as pessoas que moram com você para que não seja incomodado o tempo todo durante o trabalho. Em especial, comunique seus horários de reunião ou os horários em que você precisa de concentração máxima. E, é claro, planeje intervalos conjuntos com elas, como na hora do almoço.

8: Estruture seu dia de trabalho

Saber por onde começar às vezes é mais complicado no teletrabalho do que no trabalho presencial. É por isso que sugerimos que você estruture seu dia, usando um diário on-line, por exemplo. Isso permite que você :

• planejar tarefas urgentes ou que exijam mais concentração pela manhã, antes de se sentir cansado;
• evitar a multitarefa, uma prática conhecida por ter um sério impacto na produtividade;
• avisar seus colegas quando não quiser ser incomodado;
• reserve um tempo para os intervalos, que são essenciais para recarregar suas baterias.

Você já ouviu falar do método Pomodoro? Essa técnica consiste em organizar seu dia da seguinte forma: 5 minutos de intervalo a cada 25 minutos de trabalho. O resultado? Você consegue se concentrar intensamente na conclusão de uma tarefa de cada vez.

Nº 9: Crie momentos de convívio com seus colegas

A comunicação informal é um dos pilares da empresa. E a boa notícia é que é possível replicar isso no teletrabalho!

Sua empresa não deve se privar disso, pois os momentos de convívio e as trocas espontâneas não só mantêm o vínculo social entre os funcionários, como também evitam que algumas pessoas se isolem se forem obrigadas a trabalhar à distância. Incentivo, comemoração de vitórias, atualização de notícias... mais do que nunca precisamos disso no home office.

Então, por que não introduzir intervalos virtuais para o café? Ou criar um pequeno ritual de saudação matinal, por exemplo?

10: Desconecte-se!

Não devemos nos esquecer de que a fronteira entre o trabalho e a vida privada se torna tênue quando você faz teletrabalho. É por isso que você precisa aprender a se desconectar:

• Está fora de questão verificar seus e-mails à noite, após o dia de trabalho. O direito de se desconectar também se aplica em casa!
• Aproveite o intervalo do almoço para fazer exercícios ou meditar. Você logo verá os benefícios para sua saúde física e mental.
• Ouça seu corpo. Quando surgir a necessidade, faça uma pausa para tomar uma xícara de chá ou esticar as pernas.

Todos esses momentos de desconexão são oportunidades para recarregar as baterias e voltar ainda mais produtivo para que você possa realizar suas tarefas da maneira mais eficaz possível.