Escolha do software: é necessária uma prova de conceito (POC)?

Alguns editores e integradores oferecem a você uma POC (Prova de Conceito) para validar a viabilidade de um projeto. Na maioria das vezes, isso é solicitado pelo cliente. Essa é uma fase de conforto para tranquilizar o cliente ou é uma operação obrigatória para reduzir o risco?

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Vantagens e desvantagens de um POC para o cliente

Há várias vantagens de uma prova de conceito (POC) para o cliente:

• Sincronização das expectativas com o fornecedor;
• Melhor controle do processo de implementação;
• Identificação de deficiências funcionais ou superestimativas;
• Uma melhor compreensão do investimento necessário. Uma estrutura mais precisa proporciona um melhor entendimento do investimento necessário para concluir a implementação;
• Avaliação do parceiro de implementação. O processo de POC inerente permite que o cliente avalie o software e o parceiro de implementação.

Há também limitações da POC que devem ser observadas. São elas:

• Flexibilidade comercial. A flexibilidade incorporada em alguns acordos de POC que permitem que o cliente opte por sair sem comprar o software raramente é considerada na realidade, já que foi feito um investimento significativo de dinheiro e tempo. Além disso, o cliente geralmente toma a decisão de embarcar em uma POC sem avaliar totalmente todas as soluções devido ao baixo risco dessa opção.
• O exercício de vendas. Dependendo dos acordos comerciais em vigor, a POC pode ser integrada ao ciclo de vendas, de modo que a capacidade do fornecedor de divulgar todas essas informações é restrita. Além disso, a documentação produzida na POC pode ter conteúdo de marketing que não agrega valor ao projeto.

Este artigo é a segunda parte de um tutorial dividido em duas partes. A primeira parte foi dedicada à análise da estrutura de uma POC e de como ela corresponde ao processo de seleção.

Vantagens e desvantagens de uma POC para o fornecedor

Aqui estão as vantagens para o fornecedor:

• Ter uma vantagem competitiva no processo de vendas. A POC é outra ferramenta na caixa de ferramentas de vendas. A POC pode ser usada para levar o cliente em potencial ao próximo estágio do processo de vendas sem que o cliente tenha que assumir um compromisso total.
• Melhor implementação e clientes satisfeitos. Um fator-chave de sucesso para qualquer VAR ou fornecedor de software é ter clientes que estejam prontos para servir como referência. Qualquer ferramenta que melhore a satisfação do cliente deve ser considerada.

Aqui estão as desvantagens para o fornecedor:

• Cronograma de vendas. A POC pode prolongar o processo de vendas. Além disso, o cronograma (importante para empresas listadas) torna-se mais incerto, o que pode levar a uma nova redução de preço.
• Solicitações de aconselhamento sobre recursos. Devido à natureza da POC, as solicitações de consultoria podem ser significativas e exigir muitos recursos. Como regra geral, são necessários consultores mais experientes para garantir que a POC resulte em um pedido de compra.

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Quando deve ser realizada uma POC?

Um POC deve ser realizado como parte do processo de seleção quando o risco de fracasso do projeto for relativamente alto. O risco pode ser medido por meio de duas variáveis-chave. Essas variáveis são a complexidade dos requisitos e o nível de especialização da equipe de seleção e implementação (MOE). Quanto mais complexos forem os requisitos do sistema, maiores serão os benefícios obtidos com uma POC. A complexidade pode ser medida pelo número e pela natureza dos módulos implementados, pelo grau de personalização, pelo número de interfaces e pela quantidade e qualidade dos dados a serem convertidos.
O número de módulos a serem implementados (por exemplo, uma implementação puramente financeira versus uma implementação financeira + distribuição + armazenamento) aumenta o escopo da implementação e, portanto, o risco. Além disso, a natureza dos módulos a serem empregados também influencia o risco. Módulos como automação da força de vendas (SFA) em um pacote de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) tendem a ter um perfil de risco mais alto do que os módulos financeiros, como contas a receber.
O nível de especialização da equipe de seleção/implementação também é um indicador importante. Os fatores a serem considerados incluem

• Conhecimento do setor
• Conhecimento dos processos comerciais existentes
• Compreensão do processo de seleção de software de alto valor
• Conhecimento do gerenciamento de fornecedores de software
• Conhecimento de sistemas ERP/CRM

Esses fatores devem ser usados para medir as habilidades da sua equipe. Uma equipe altamente qualificada reduz o fator de risco do projeto.
A tabela abaixo representa esses fatores e como determinar se uma POC é necessária para o processo de seleção:

Sobre o autor

Robert Rudd é um consultor especialista em ERP com mais de nove anos de experiência na implementação de sistemas ERP. Sua experiência também inclui suporte de TI a clientes do setor financeiro e bancário. Ele implementou sistemas de ERP em vários setores, mas é especialista em gerenciamento da cadeia de suprimentos. Rudd trabalha para a Scalable Data Systems, sediada na Austrália. A Scalable Data Systems fornece soluções empresariais para o mercado de médio porte há mais de vinte anos.