Ferramentas de colaboração software: guia de compras
O que são ferramentas de colaboração?
As ferramentas colaborativas são basicamente softwares que possuem funcionalidades com foco particular no trabalho em equipe, trocas e colaboração. Estas ferramentas são geralmente utilizadas internamente e em um espaço de trabalho online.
Principais características das ferramentas de colaboração online
- Gestão de projetos
- Gestão Eletrônica de Documentos (GED);
- Redes sociais corporativas;
- Mensagens instantâneas;
- Videoconferência;
- Gestão do conhecimento;
- Plataforma para a co-criação e inovação participativa;
- Agenda compartilhada, etc.
Tipos de ferramentas de colaboração
Ferramentas de trabalho colaborativo
Estas ferramentas permitem a criação de espaços colaborativos de acordo com o projeto, a equipe ou a tarefa a ser realizada. Geralmente, as ferramentas de colaboração são soluções de gestão bem completas:
- Agendas compartilhadas,
- Gestão de tarefas e sub-tarefas: nome, descrição, responsável, data de entrega, comentários, notificações automáticas etc;,
- Gestão de membros: modificação dos direitos de acesso aos diferentes projetos (colaboradores, clientes, fornecedores, parceiros) e às diferentes ações (apenas leitura, modificação, etc.);
- Mensagens instantâneas / chat;
- Gestão de documentos;
- Calendários indicativos, indicadores de progresso, notificações e lembretes
- Organização das reuniões e convite dos participantes,
- Relatórios do projeto.
Ferramentas de comunicação interna
Na verdade, eles são mais do que simples ferramentas de comunicação interna, estes recursos são utilizados para a gestão do conhecimento, co-criação e inovação participativa. Elas podem ser definidas como plataformas para compartilhar e trocar idéias que respondam a temas e problemas específicos.
Através de páginas de discussão: fóruns, chat, mensagens instantâneas, blogs para debate e colaboração etc., estes recursos permitem:
- Propor ideias, partilhar opiniões sobre propostas, efetuar brainstorms;
- Aos administradores: visualizar as idéias na seção de notícias, classificá-las e focar no desenvolvimento de idéias relevantes.
No final de cada campanha pode ser gerado e enviado aos participantes um relatório de desempenho.
Redes Sociais Corporativas
As redes sociais para empresas incluem as funções das redes sociais mais conhecidas de hoje (Facebook, Linkedin, Twitter, etc), focadas no mundo do trabalho. Algumas das principais características destas ferramentas para o trabalho colaborativo são
- Compartilhando informações, documentos, eventos, reuniões e muito mais na timelinel;
- Mensagens instantâneas (texto, áudio, vídeo) entre colegas;
- Videoconferências e vídeos (possibilidade de compartilhar telas);
- Perfil dos membros da rede.
Compartilhamento de arquivos ou ferramenta de colaboração
Em qualquer projeto é essencial poder compartilhar documentos e ter a possibilidade de editá-los em tempo real. A gestão eletrônica de documentos implica:
- Armazenamento online;
- Criação de documentos e pastas compartilhadas que podem ser editadas simultaneamente;
- Edição direta de documentos online, bem como backup automático;
- Transferência de arquivos grandes.
Vantagens e desvantagens das ferramentas de colaboração
Benefícios
- Centralizar a comunicação, esqueça ter 10 janelas abertas para mensagens eletrônicas, chat, gestor de tarefas, gestão de documentos, rede social corporativa, etc;
- Gerir projetos de forma colaborativa, esta funcionalidade é uma importante fonte de inovação dentro das empresas!
- Reduza o volume de e-mails enviados internamente;
- Melhorar a comunicação entre os funcionários através de mensagens instantâneas;
- Criar espaços colaborativos para cada projeto.
A organização e planejamento de projetos é incrementada, resultando numa gestão eficiente, simplificada e num aumento da produtividade.
Desvantagens do uso de ferramentas de colaboração
- A dimensão social da ferramenta pode ser uma fonte de distração, especialmente para aqueles que querem acompanhar todas as notícias.
- As mensagens instantâneas podem ser uma fonte de stress tanto para aqueles que esperam uma resposta imediata como para aqueles que querem responder instantaneamente.
As ferramentas de colaboração mais utilizadas
Google Drive
É basicamente um pacote de software interligado com o seu gmail, calendário e outros serviços do Google. Esta ferramenta permite trabalhar simultaneamente no mesmo documento e os backups são automáticos. Também facilita o armazenamento e compartilhamento de arquivos.
Projetos Zoho
Software de gestão de tarefas. Permite planejar projetos, atribuir tarefas, trocar documentos e comunicar eficazmente.
WeTransfer
Ele permite enviar e transferir arquivos grandes e requer apenas um endereço de e-mail. Não é uma ferramenta para armazenar ou trabalhar online, uma vez que os documentos não são guardados, só estão disponíveis para download por um tempo limitado.
Microsoft Office 365
É também um espaço de armazenamento criado pela Microsoft, mas mais completo do que o OneDrive. Esta ferramenta permite a criação de grupos de trabalho, edição de documentos e muitas outras opções relacionadas com o ambiente de trabalho do Microsoft Office.
Jostle
Software para redes sociais empresariais, este programa é inspirado nas funções e interfaces das redes sociais mais populares: partilha de parede, fotografia e ficheiros, chat, etc.
Dropbox
É uma ferramenta online para o armazenamento e gestão de arquivos. É possível compartilhar, transferir e utilizar em qualquer dispositivo..
OneDrive
Um serviço de armazenamento de arquivos, similar ao Dropbox, criado pela Microsoft. Tem uma versão gratuita limitada e uma versão paga com mais espaço de armazenamento.
Trello
Trello é uma ferramenta universal para a organização de projetos em empresas. Trello propõe uma abordagem específica à gestão de projetos baseada no método Kanban. Trello melhora a visibilidade do fluxo de trabalho graças a um ambiente bastante visual.
