Quando a tecnologia revoluciona as funções
Tarefas administrativas inúteis são adicionadas às empresas. O registro de relatórios de despesas é uma delas. Se isso se tornou gradualmente uma etapa obrigatória, as novas tecnologias estão mudando isso atualmente.
Inserção de relatórios de despesas
O que é um relatório de despesas?
São despesas incorridas por funcionários ou gerentes, em benefício da empresa e comprovadas por uma fatura ou recibo. Os itens a seguir consistem em despesas:
- alimentação
- hospedagem
- transporte: recibos/ bilhetes de viagem e subsídio de milhagem para um veículo pessoal.
Como criar um relatório de despesas?
A pessoa que incorreu na despesa deve guardar o recibo. Em seguida:
- ela insere pessoalmente as informações em um documento em um formato dedicado (tabela do Excel, software ERP...) e, em seguida, transmite os documentos de reembolso ao serviço de referência para validação,
- ou transmitem as informações diretamente sem inseri-las primeiro. Em seguida, cabe ao serviço de referência verificar, inserir e validar os dados. Após a validação, os relatórios estão sujeitos a reembolso por meio do seguinte recibo de pagamento.
Um processo trabalhoso
Ambas as formas são incômodas. Para um vendedor que está sempre em movimento, por exemplo, os recibos se acumulam e se danificam. Inserir as informações levaria muito tempo, e delegar essa tarefa a um terceiro não é menos demorado. De fato, a pessoa responsável teria ainda menos informações contextuais para reembolsar a despesa. Encontrar, a cada vez, a data, o nome da marca, o valor antes dos impostos e o valor com todos os impostos incluídos seria realmente exigente - ainda mais quando as informações são baseadas em recibos danificados.
Por que insistimos tanto em inserir essas informações?
Com relação aos funcionários, é importante manter essa opção. A empresa tem menos cartões de crédito do que funcionários. Portanto, há várias situações em que o relatório de despesas seria mais prático. Além disso, em casos específicos de subsídio de quilometragem, o cálculo do reembolso acaba sendo mais vantajoso para o funcionário. O valor reembolsado por uma viagem é maior do que o gasto com gasolina e taxas associadas. E na França, essa diferença não é tributável pelo imposto de renda: um tipo de bônus que pode ser interessante.
Para a empresa, os reembolsos dos relatórios de despesas são categorizados como despesas, o que diminui o lucro tributável da empresa, reduzindo seu imposto corporativo. Além disso, o reembolso não está sujeito a contribuições para a seguridade social. Portanto, ele representa um tipo de bônus para os funcionários e um tipo de reembolso isento de contribuições do empregador. Portanto, uma vantagem tanto em nível financeiro quanto corporativo.
Uma pitada de tecnologia e tudo se ilumina
Aprendizado de máquina
O progresso tecnológico está impulsionando avanços em grandes áreas, como tarefas operacionais. As tecnologias de Big Data tornaram o aprendizado de máquina mais poderoso. A máquina analisa as informações com base em algoritmos. E as diversas áreas de aplicação dizem respeito à entrada de dados em particular.
Algoritmos inteligentes
O aprendizado de máquina é um sistema autônomo. O programa analisa os dados, seja:
- com base no histórico conhecido: isso é chamado de aprendizado supervisionado,
- ou com base em correlações que ele identifica: isso é chamado de aprendizado não supervisionado.
Examinar em vez de digitar
Em uma época em que todos nós temos smartphones, guardar recibos de papel é obsoleto. Em vez de correr o risco de perdê-los ou danificá-los, basta fotografá-los. Dessa forma, teremos os recibos em formato digital - um primeiro passo para resolver os problemas de conservação e armazenamento, mas também de registro. Em uma ferramenta de gerenciamento de relatórios como o Expensya, o reconhecimento visual escaneia instantaneamente o recibo fotografado. A ferramenta detecta as principais informações: valor, fornecedor, data, e tudo o que você precisa fazer é validar o relatório de despesas registrado.
Digitalize sua gestão
Tecnologia a serviço dos profissionais
A disseminação dos smartphones e a crescente qualidade de suas fotos abriram caminho para um novo uso. Acrescente a inteligência computacional e seus processos se modernizarão. Não há mais entrada manual - em uma solução de relatórios de despesas como o Expensya, os dados são transmitidos imediatamente na ferramenta. Isso significa o fim dos maços de recibos de papel, com a digitalização e a inteligência artificial substituindo os trabalhosos registros manuais.
A máquina está melhorando
O programa só precisa aprender. Em 87% dos casos, as informações detectadas são perfeitas com as condições de "campo", ou seja, com as fotos tiradas rapidamente com um telefone. O programa atinge 98,5% em condições de "laboratório", ou seja, quando as faturas são digitalizadas. E esses números continuam aumentando: quanto mais dados o software acumula, mais preciso ele se torna. Os dados agregados são mantidos em computação em nuvem, de modo que o pacote de software não torna o sistema de computadores da empresa mais lento. E os funcionários podem usá-lo em qualquer lugar para maior facilidade.
Um ganho real para a empresa
O registro de relatórios de despesas é tão demorado que algumas empresas o terceirizam. Porém, com a subcontratação, quanto maior o número de relatórios de despesas a serem inseridos, mais cara é a entrega. Com uma solução de software inteligente, a análise fica mais rápida e mais confiável: um ciclo virtuoso a longo prazo.
O progresso tecnológico não serve apenas para a exploração espacial da NASA. De forma muito mais pragmática, a tecnologia economiza tempo e energia em tarefas repetitivas ou tarefas sem valor agregado. A inteligência computacional, aplicada pela Expensa com a entrada de relatórios de despesas, consiste em um progresso operacional colossal para o funcionamento diário das empresas. Para saber mais, consulte nossos guias de gerenciamento de relatórios de despesas.
ARTICLE.GENERATION_TRANSLATION_FROM_UK