Milhagem isenta: o que são e quais disposições legais se aplicam?

O gerenciamento de despesas comerciais relacionadas a viagens fora do escritório, incluindo viagens, refeições e acomodações, muitas vezes gera dúvidas sobre se elas se enquadram ou não no conceito de milhagem isenta.

Saber o que são essas despesas e como elas são tratadas para fins fiscais permite, por um lado, monitorá-las e controlá-las financeiramente a fim de manter o equilíbrio econômico de sua empresa. Por outro lado, você pode cumprir com suas obrigações perante a Agência Tributária.

Neste artigo, apresentamos uma classificação das despesas isentas de imposto de renda de pessoa física e detalhamos as disposições fiscais sobre o assunto.

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Quais são as despesas isentas de imposto de renda de pessoa física: ajudas de custo e viagens

De modo geral, qualquer pagamento feito por uma empresa a seus funcionários constitui uma renda auferida. Portanto, faria parte da base tributável e tributável sobre a qual o Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF) é calculado.

No entanto, o artigo 147 do Real Decreto Legislativo 8/2015 prevê a isenção de tributação no caso de determinadas contraprestações e lucros que atendam a certas condições e tenham o suporte que as justifique.

Essas isenções incluem despesas de viagem, moradia e subsistência que não excedam os limites que analisaremos mais adiante neste artigo.

No mesmo sentido, as despesas de viagem, subsistência e ajudas de custo por um período contínuo de mais de nove meses estarão sujeitas à tributação.

Tipos de despesas isentas de imposto de renda pessoal: condições a serem atendidas

Vejamos agora como as despesas devem ser justificadas para serem excluídas da base de cálculo da contribuição.

Em geral, nos casos em que a isenção não se aplica, as empresas se referem às taxas estabelecidas no acordo coletivo e usam uma folha ou nota de despesas para detalhar o valor a ser pago.

1) Despesas de viagem isentas: como justificá-las?

As despesas de milhagem referem-se às despesas incorridas por uma pessoa, geradas no âmbito de uma viagem profissional, necessárias para cumprir as tarefas e atividades de seu cargo.

Nesse sentido, a isenção se aplica quando o funcionário usa transporte público:

• usa transporte público, que deve ser comprovado por faturas ou outros documentos equivalentes (passagens aéreas, de trem, de ônibus etc.);
• caso contrário, até 0,19 euros por quilômetro percorrido.

🙋‍♀️ As despesas de viagem isentas podem incluir pedágios e estacionamento, desde que devidamente justificados.

2) Despesas com refeições e subsistência: como podem ser justificadas?

As despesas de alimentação e subsistência incluem o custo de deslocamento para um município que não seja o local de trabalho e de residência habitual da pessoa. Da mesma forma, as despesas normais de subsistência e aquelas incorridas em:

• hotéis e outros estabelecimentos de alimentação,
• restaurantes.

Em ambos os casos, é necessário ter os documentos comprobatórios que comprovem:

• dia e local da viagem,
• razão ou motivo.

🙋‍♀️ A remuneração por refeições, fora do contexto de viagens a trabalho, é feita na forma de remuneração em espécie (direito a ingressos para restaurantes ou a possibilidade de comer no restaurante da empresa).

Tabela de resumo e outras disposições sobre despesas isentas

Abaixo está um resumo das despesas isentas de impostos e os valores aplicáveis, bem como outras disposições relevantes.

Fonte: Declaração de Imposto de Renda de Pessoa Física.

A legislação também prevê outras regras especiais para definir a isenção do tributo em relação a

• pessoal de voo da companhia aérea,
• pessoal destacado no exterior,
• locais de trabalho móveis ou itinerantes
• relações de trabalho especiais de natureza dependente
• transferência de emprego,
• membros de tribunais de júri,
• membros de seções eleitorais,
• membros de instituições representativas.

Despesas isentas: atualização para 2020

Após a resolução 3972 de 2018 do Tribunal Administrativo Econômico (TEAC), ficou estabelecido que, como é a empresa que define e supervisiona a atividade de seus funcionários, é a própria empresa que deve apresentar os documentos comprobatórios que justificam as despesas com diárias e despesas de viagem.

Isso transfere a responsabilidade do funcionário, embora não o impeça de continuar fornecendo voluntariamente os documentos comprobatórios.

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Milhagem isenta: boas práticas

Agora que você agrupou e definiu as despesas isentas de IRFP, a única coisa que resta a fazer é cumprir as boas práticas contábeis.

Lembre-se de que as empresas são obrigadas a manter um registro do valor de todas as remunerações pagas aos seus funcionários. Da mesma forma, devem informá-los em cada período de liquidação.

Vamos ao trabalho!