Quando a tecnologia revoluciona as operações
Há tarefas administrativas que não agregam valor à empresa. O registro de pedidos de reembolso de despesas é uma delas. Até recentemente, essa era uma etapa necessária, mas as novas tecnologias estão mudando tudo isso. Leia todas as nossas análises de software de relatório de despesas.
Registro de declarações de despesas
O que são relatórios de despesas?
Despesas incorridas por funcionários ou gerentes no interesse da empresa e comprovadas por uma fatura ou recibo. Isso inclui despesas com :
- alimentação
- hospedagem
- viagens: bilhetes de transporte ou subsídio de milhagem se for usado um veículo particular.
Como faço uma solicitação de reembolso de despesas?
A pessoa que iniciou a despesa deve guardar o recibo. Em seguida:
- ou insere as informações em um documento em um formato específico (planilha do Excel, software ERP, etc.). Em seguida, ela envia os recibos de reembolso para o departamento de referência para validação,
- ou os enviam diretamente sem nenhuma entrada de dados prévia. Cabe então ao departamento de referência verificar, inserir e validar os dados.
Depois de validadas, as notas são reembolsadas no próximo recibo de pagamento.
Um processo trabalhoso
Em ambos os casos, a entrada de dados é um processo trabalhoso. Para um vendedor que está sempre em movimento, por exemplo, os recibos se acumulam e se danificam. Digitá-los levaria um tempo excessivo. No entanto, delegar a tarefa a um terceiro não consome menos tempo. Especialmente porque a pessoa responsável terá menos informações para contextualizar a despesa. Encontrar a data, o nome da empresa e o valor antes ou depois dos impostos será um verdadeiro exercício, e ainda mais complicado quando as informações são perdidas em recibos danificados.
Por que estamos tão ansiosos para que esse registro seja feito?
Para os funcionários, é importante manter essa opção aberta. A empresa não tem tantos cartões bancários quanto os funcionários. Portanto, haverá muitas situações em que a conta de despesas será mais prática. Além disso, no caso específico dos subsídios de milhagem, o cálculo do reembolso é mais vantajoso para o funcionário. O valor reembolsado por uma viagem é maior do que o valor gasto com gasolina e custos associados. E essa diferença não é tributável no IR (Impôt sur le Revenu): uma forma de bônus, portanto, que pode ser interessante.
Para a empresa, os reembolsos de despesas são contabilizados como despesas. Isso reduz o lucro tributável da empresa e, portanto, seu imposto sobre as sociedades. Além disso, os reembolsos não estão sujeitos a contribuições para a seguridade social. Quando representa um tipo de bônus para os funcionários, é uma forma de remuneração que está isenta das contribuições dos empregadores. Uma vantagem, portanto, tanto do ponto de vista fiscal quanto previdenciário.
Uma pitada de tecnologia e tudo fica mais claro
Aprendizado de máquina
O progresso tecnológico está levando a avanços tanto em temas importantes quanto em tarefas mais operacionais. As tecnologias de Big Data tornaram o aprendizado de máquina mais poderoso. A máquina analisa as informações com base em algoritmos. E os campos de aplicação são muitos e variados, especialmente na entrada de dados.
Algoritmos inteligentes
O aprendizado de máquina é um sistema autônomo. O programa analisa os dados :
- com base em dados históricos conhecidos: isso é conhecido como aprendizado supervisionado,
- a partir das correlações que identifica: isso é chamado de aprendizado não supervisionado.
O efeito do aprendizado alimenta a capacidade de previsão do algoritmo. Essa análise é um recurso decisivo para as tarefas operacionais das empresas.
Escanear em vez de digitar
Em uma época em que todos nós temos um smartphone, manter recibos em papel é obsoleto. Em vez de correr o risco de perdê-los ou danificá-los, é melhor fotografá-los. Dessa forma, você pode tê-los em formato digital desde o início. Esse é o primeiro passo para resolver os problemas de manutenção e armazenamento de documentos, mas também para a entrada de dados. Com um gerenciador de notas como o Expensya, o reconhecimento visual executa uma digitalização instantânea do recibo fotografado. A ferramenta detecta as principais informações: valor, fornecedor, data, e tudo o que você precisa fazer é validar para registrar o pedido de reembolso da despesa.
Desmaterialize sua gestão
Tecnologia a serviço dos profissionais
A disseminação dos smartphones e a qualidade cada vez maior de suas fotos abriram caminho para novos usos. Acrescente a isso a inteligência computacional e seus processos poderão ser modernizados. Com uma solução de declaração de despesas como a Expensya, os dados são inseridos instantaneamente na ferramenta. Não há mais maços de recibos de papel, agora é tudo digital e a inteligência artificial substitui a trabalhosa entrada manual.
A máquina melhora
O programa está apenas esperando para aprender. Em 87% dos casos, as informações que ele detecta são perfeitas em condições de "campo", ou seja, com fotos tiradas rapidamente de um telefone, mas chegam a 98,5% em condições de "laboratório", ou seja, com faturas digitalizadas. E essas proporções aumentam constantemente: quanto mais dados o software processa, mais relevantes eles se tornam. Os dados agregados são armazenados na computação em nuvem, de modo que o pacote de software não deixa o SI (Sistema de Informação) da empresa lento. E os funcionários podem usá-lo em qualquer lugar para maior conveniência.
Benefícios reais para a empresa
O registro de relatórios de despesas consome tanto tempo que algumas empresas o terceirizam. Mas, no caso da terceirização, quanto mais relatórios de despesas houver para registrar, mais caro será o serviço. Com uma solução de software inteligente, por outro lado, a relação é positiva: quanto mais dados houver, mais rápida e confiável será a análise: um círculo virtuoso a longo prazo.
Os avanços tecnológicos não estão sendo usados apenas pela NASA para conquistar o espaço. De forma mais pragmática, a tecnologia economiza tempo e energia em tarefas repetitivas ou sem valor agregado. A inteligência computacional, conforme aplicada pela Expensya ao registro de reclamações de despesas, representa um avanço operacional colossal para a administração cotidiana das empresas.
Artigo traduzido do francês