Reembolsos de despesas de funcionários: mini guia de sobrevivência

Algumas dicas simples, desde como funcionam os reembolsos de viagem até como desmaterializar os recibos

Por mais que viajar seja uma das tarefas mais glamourosas, quando você volta para casa sempre tem que lidar com uma das dores de cabeça mais tediosas: o relatório de despesas.

Como você se livra da selva de recibos e gerencia as declarações de despesas dos funcionários? Você é do time do papel ou do digital?

Aqui estão algumas dicas simples para preencher o relatório de despesas perfeito e um fac-símile de relatório de despesas em Excel para download.

ÍNDICE

• Algumas dicas simples, desde como funcionam os reembolsos de viagens até como desmaterializar seus recibos
• Então, o que é o relatório de despesas?
• Antes de mais nada: como funciona o reembolso de despesas?
• Como agilizar um processo longo e tedioso?
• N2F: para desmaterializar seus relatórios de despesas
• Infinity ZTravel: otimiza o gerenciamento de viagens
• Sarce travel: agiliza o gerenciamento de solicitações de reembolso de despesas
• Employees in the Cloud: software de gerenciamento de pessoal
• Notilus Expense: simplifica o processo de reembolso de despesas

Então, o que é reembolso de despesas de funcionários?

O relatório de despesas é o documento que lista as despesas incorridas durante uma viagem de negócios para obter o reembolso.

Os principais itens reembolsáveis são:

• Alimentação e hospedagem
• Viagem e transporte (por exemplo, por meio da tabela ACI)
• Quaisquer outras despesas incorridas conforme acordado entre as partes.

A boa notícia é que há bastante elasticidade na elaboração do relatório de despesas e a empresa tem a oportunidade de adaptá-lo às suas próprias necessidades. Obviamente, elementos quase essenciais devem ser levados em conta, como

• Dados pessoais: nome da empresa, nome e endereço da empresa, além dos dados pessoais do funcionário
• Data e local
• Lista de despesas: valor e pagamento

Outra boa notícia é que, apesar do fato de a Lei nº 205 de 27 de dezembro de 2017 ter entrado em vigor em 1º de julho de 2018, por enquanto ainda é possível obter reembolsos em dinheiro, o que não é mais possível para pagamentos de salários.

A péssima notícia, no entanto, é que, como você bem sabe, a apresentação do documento não lhe dá o direito de jogar fora todos aqueles incômodos comprovantes de despesas, que devem ser guardados por 10 anos.

Antes de mais nada: como funciona o reembolso de despesas?

Antes de entrarmos na prática, vamos tentar entender como funciona o reembolso de despesas.

Há três maneiras de lidar com os reembolsos:

• Reembolso de taxa fixa: a empresa define um valor fixo (também com base no que está estipulado no contrato). Isso não contribui para a renda do funcionário até o valor de € 46,48 por dia para viagens dentro da Itália e € 77,46 por dia para viagens ao exterior. Diferença importante com o reembolso analítico e a não dedutibilidade para fins de IRAP
• Reembolso misto: nesse caso, é concedido um reembolso das despesas incorridas mais um subsídio de viagem reduzido.
• Reembolso analítico/baseado em taxas: as despesas incorridas e documentadas são reconhecidas. De fato, para fins fiscais, o funcionário deve apresentar ao empregador um relatório de despesas, recibos e comprovantes fiscais, além da documentação dos custos incorridos para o cartão de crédito da empresa.

Como simplificar um processo longo e tedioso?

A primeira solução que vem à mente para automatizar o preenchimento de relatórios de despesas comerciais é o Excel. De fato, a Web está repleta de modelos que podem ser usados. O software muito popular do pacote Office nos oferece a possibilidade de listar os itens de despesas em ordem, mas será que esse é o método mais eficaz?

Na verdade, a resposta é não; quantas vezes mudamos os dados de lugar nas células ou colocamos aquele número a mais que altera todos os resultados? e quanto tempo leva para inserir todos os itens de despesas um a um? mas, acima de tudo, o Excel não o priva da ansiedade de guardar cada recibo.

De qualquer forma, o appvizer oferece a você um modelo de Excel para download gratuito que pode ser suficiente quando as viagens são raras.

A Receita Federal, por meio da Resolução N.96/E/2017, esclareceu que devemos aguardar a confirmação formal da conclusão do procedimento e cumprir os procedimentos de destruição estabelecidos pela empresa.

Por que, então, mudar para o software de gerenciamento de relatórios de despesas?

• Para economizar o tempo de todos os envolvidos nesses processos
• Para evitar erros
• Para poder atualizar os registros de despesas em qualquer lugar por meio de aplicativos móveis
• Obter pedidos de reembolso de despesas com mais rapidez e sem estresse

O Appvizer oferece uma comparação de software para ajudá-lo a gerenciar melhor seus relatórios de despesas.

N2F: para a desmaterialização de seus relatórios de despesas

O N2F atende a todas as empresas com soluções personalizadas de acordo com o tamanho da empresa.

Ele se destaca por seu desempenho e facilidade de uso:

• Disponível em aplicativos móveis e on-line
• Captura de recibos por meio de um escaneamento inteligente com tecnologia OCR que os arquiva com valor legal
• Verificação em tempo real do andamento do reembolso
• Gerenciamento de frotas e cálculo automático de quilometragem

Esse software foi projetado para ser de fácil utilização por todos os seus usuários: desde funcionários em viagens de negócios até a gerência. Todas as informações também podem ser acessadas de forma fácil e rápida por meio do aplicativo móvel.

Infinity ZTravel: otimize sua gestão de viagens

O Infinity ZTravel é um software modular que permite que as empresas encontrem a solução mais adequada para o gerenciamento de viagens.

• Disponível em aplicativo e desktop (licenciado e Saas)
• Desmaterialização de recibos
• Geração de documentos resumidos
• Localização de veículos

O ZTravel otimiza todo o processo de gerenciamento de viagens, integrando-se a outros softwares da linha Infinity da Zucchetti.

Sarce travel: acelera a gestão de despesas da empresa

O Sarce travel proporciona uma economia de tempo significativa nas tarefas mais comuns de gerenciamento de despesas.

• Digitalização inteligente para desmaterializar os recibos
• Contabilização de pagamentos
• Estimativa de distância simplificada

O Sarce travel é o software que simplifica e agiliza os processos de gerenciamento de reclamações de despesas por meio de um sistema escalável.

Employees in the Cloud: software de gerenciamento de pessoal

O Employees in the Cloud é um software projetado para a simplificação completa do gerenciamento de pessoal. Entre suas funcionalidades estão também as relacionadas à redução do tempo de preparação de relatórios de despesas.

• Possibilidade de anexar uma foto do recibo
• Aprovação instantânea de relatórios de despesas
• Possibilidade de registrar dados de transporte

Por meio do Employees in the Cloud, será possível que o funcionário registre as informações de viagem de forma totalmente independente.

Notilus Expense: Simplifique o processo de reembolso de despesas

O Notilus Expense oferece a possibilidade de simplificar toda a cadeia de reembolso de despesas por meio de várias funções:

• Interface com o sistema ERP da empresa
• Fluxo de trabalho completo de validação
• Geração de pagamentos