Tudo o que você precisa saber sobre as regras de viagem de negócios
As viagens de negócios são uma ferramenta de crescimento que contribui para o desenvolvimento e a humanização das empresas.
Portanto, embora estejamos evoluindo em um mundo cada vez mais desmaterializado, onde a comunicação virtual é uma brincadeira de criança, o contato humano e a intervenção no local às vezes são indispensáveis. ☝️
Um dia poderemos nos teletransportar com uma boa conexão Wi-Fi... Enquanto isso, aqui está um guia para viagens de negócios, com os regulamentos que você precisa conhecer e os métodos para otimizar... o gerenciamento digital.
Aproveite sua viagem! 🚗
Vamos revisar os conceitos básicos das viagens de negócios
O que é conhecido como viagem de negócios?
Também conhecida como viagem de negócios, uma viagem de negócios envolve a realização de uma atividade profissional, individualmente ou em grupo, fora do local habitual de trabalho ou de casa.
A duração de uma viagem de negócios varia. Ela pode ocorrer durante um dia de trabalho, mas se durar mais de 24 horas, geralmente é chamada de viagem de negócios.
Atenção: as viagens de negócios ao exterior são limitadas a:
- menos de 90 dias consecutivos ;
- menos de 180 dias por ano.
Caso contrário, a viagem deixa de ser uma designação no exterior e passa a ser uma expatriação ou um destacamento.
Qual meio de transporte devo escolher para minha viagem de negócios?
Cabe ao empregador determinar o meio de transporte usado para viagens de negócios. Entretanto, ele deve ser compatível com o estado de saúde do funcionário.
Por exemplo, se o funcionário for fisicamente incapaz de pegar um avião, deverá ser fornecido um atestado médico.
Além disso, o empregador não tem o direito de exigir que o funcionário use seu veículo pessoal. Em todo caso, o empregador é responsável pela segurança do funcionário e deve garanti-la, independentemente do meio de transporte escolhido.
É possível recusar uma viagem de negócios?
Em casos gerais
Algumas atividades envolvem a necessidade de viajar com maior ou menor regularidade. Portanto, o funcionário não pode se recusar a viajar sob o pretexto de que não há nada estipulado no contrato de trabalho.
No entanto, se houver uma cláusula de destacamento, especificando a área geográfica em questão, e a solicitação do empregador for fora dessa área, o empregado tem o direito de recusar.
Da mesma forma, se a cláusula não especificar uma área geográfica, isso não é legal.
Em caso de atividade sedentária
No caso de atividades profissionais sedentárias, a solicitação de um destacamento excepcional não constitui uma modificação do contrato de trabalho. Ela pode ser recusada por motivos pessoais (pessoa dependente), mas a recusa deve ser justificada.
Caso contrário, a recusa é considerada um ato de insubordinação punível com medidas disciplinares, se a empresa não conseguir encontrar soluções alternativas e sofrer danos em decorrência disso.
☝️ Viagens longas não podem ser motivo de recusa se as tarefas atribuídas fizerem parte do desempenho normal das funções do funcionário.
O trajeto entre a casa e o trabalho é considerado deslocamento para o trabalho?
O tempo de deslocamento é considerado tempo de trabalho? De acordo com o Artigo L3121-1 do Código do Trabalho da França, "o tempo de trabalho real é o tempo durante o qual o empregado está à disposição do empregador e executa suas instruções sem ter liberdade para buscar seus interesses pessoais".
Assim, o tempo gasto no deslocamento de casa para o local de trabalho habitual, qualquer que seja a distância, não constitui tempo de trabalho real.
Da mesma forma, um deslocamento profissional de casa para um local de trabalho não habitual não dá direito a nenhuma indenização se não exceder o tempo normal de deslocamento entre a casa e o trabalho.
Descubra tudo o que você precisa saber neste vídeo!
A questão da viagem no contrato de trabalho
Muitas pessoas estão familiarizadas com a frase cautelosa "o funcionário pode ser obrigado a viajar por motivos profissionais no desempenho de suas funções".
Entretanto, o contrato de trabalho não precisa estipular a viagem . A lei considera que, sem uma cláusula específica, a concordância do funcionário em viajar é tácita se a empresa precisar.
Entretanto, para ambas as partes, se houver previsão de viagens regulares, é preferível delimitar o escopo geográfico das viagens e as condições (duração, frequência), por meio de uma cláusula de mobilidade ocupacional. 🧳
Além disso, por uma questão de transparência e boa comunicação interna, as instruções relativas a viagens de negócios devem ser compiladas em um meio acessível aos funcionários e incluir um lembrete de
- os meios de transporte preferidos;
- a pessoa encarregada de gerenciar as viagens
- a base e os prazos para reembolso
- os documentos comprobatórios a serem apresentados
- os canais administrativos a serem seguidos, etc.
Como são contadas as horas trabalhadas na estrada? Regras impostas às empresas
Casos em que as despesas são cobertas e reembolsadas
Como vimos acima, as viagens entre a residência e o local de trabalho não são consideradas viagens de negócios.
☝️ Entretanto, deve-se observar que :
- para os trabalhadores móveis, o Tribunal de Justiça da União Europeia (TJUE) considera que o tempo gasto no trajeto entre a residência e o primeiro cliente, e entre o último cliente e a residência, deve ser contado como tempo de trabalho, apenas para fins de cálculo do período mínimo de descanso entre duas jornadas de trabalho;
- o tempo gasto no deslocamento de um local de trabalho para outro, por exemplo, entre dois clientes, é considerado como tempo de trabalho real;
- durante uma viagem de negócios, o tempo gasto no transporte (avião, trem, carona, etc.), incluindo escalas e espera para embarque, é considerado como tempo de trabalho real. Na prática, o salário é simplesmente mantido e não pode ser reduzido;
- no caso de viagens fora do horário normal de trabalho, em que o trabalhador precisa pernoitar em um hotel, esse tempo de trabalho às vezes é chamado de tempo de trabalho não produtivo efetivo. Não apenas as despesas são cobertas, mas o funcionário também pode ser compensado, por exemplo, com um valor fixo por dia ou tempo livre em vez de tempo livre. Para descobrir isso, é importante consultar os acordos coletivos e da empresa;
- para funcionários de plantão, especialmente no setor de construção e obras públicas, o tempo de deslocamento de casa durante operações excepcionais deve ser contado e pago como tempo de trabalho real;
- com relação ao deslocamento entre a empresa e o local de trabalho, é tempo de trabalho real se o trabalhador tiver que ir à empresa antes de ir ao local de trabalho.
Remuneração por viagens de negócios
Em geral...
Os empregadores são obrigados a reembolsar as despesas de viagem de negócios, até o limite de despesas estritamente necessárias, explicadas previamente ao funcionário, tais como
- custos de transporte
- despesas de acomodação
- despesas com refeições.
Se o funcionário for responsável por reservar sua própria viagem, o empregador indicará se há limites. Por exemplo, cobertura limitada à 2ª classe para o trem (o funcionário pode optar pela classe 1ʳᵉ e pagar a diferença), um pacote pré-definido para viagem, etc.
Mas em nenhum caso pode haver diferenças de tratamento entre os funcionários.
Os funcionários também têm deveres: eles devem ser capazes de justificar suas despesas e, para isso, devem manter todos os documentos que permitam o reembolso.
☝️ De acordo com o acordo coletivo, viagens de negócios fora dos dias e horários normais de trabalho, domingos ou feriados públicos dão direito a uma compensação adicional.
E quanto à compensação por viagens de longa distância?
De acordo com a URSSAF, o deslocamento de longa distância "é caracterizado pela impossibilidade de o trabalhador retornar para casa diariamente devido às suas condições de trabalho".
Portanto, um subsídio de longa distância pode ser pago para compensar os custos adicionais de alimentação e acomodação (valores em 2022):
- 19,40 por refeição ;
- 69,50 por dia para hospedagem e café da manhã em Paris e arredores;
- 51,60 por dia para hospedagem e café da manhã nas províncias.
☝️ A ajuda de custo diária para despesas de negócios é isenta de contribuições para a seguridade social até o limite das despesas mencionadas acima.
Cálculo dos subsídios de milhagem
Há vários métodos de reembolso e pagamento:
- em uma base de taxa fixa ;
- em uma base real (de acordo com a escala de milhagem da URSSAF).
Para simplificar o gerenciamento de viagens de negócios e evitar o acúmulo de pedidos de reembolso de despesas, podem ser usados cartões de pagamento. Por exemplo, os cartões de combustível estão disponíveis para despesas com gasolina.
Gestão de viagens de negócios
Quem organiza a gestão de viagens de negócios?
Também conhecida como gestão de viagens de negócios, a gestão de viagens de negócios cabe ao gestor de viagens, que gerencia todas as viagens e deslocamentos de uma empresa, em 23% das empresas em 2018.
No restante, é o departamento financeiro em 28% dos casos, Compras (24%), RH (15%) ou outros (10%).
A gestão de viagens inclui a organização, a reserva e o pagamento de viagens, inclusive :
- a definição de uma política de viagens corporativas (CTP );
- gerenciamento administrativo e contábil (cobrança, processamento, verificação de pedidos de reembolso de despesas e documentos de apoio, reembolso)
- gerenciamento de frota, se necessário
- manutenção de registros de viagens
- comparação de ofertas de serviços (transporte, franquia de bagagem, acomodação)
- Gerenciamento de riscos relacionados a viagens ;
- cumprimento de formalidades como vistos, seguros etc.
6 pacotes de software para facilitar o gerenciamento de despesas
Pontos fortes e benefícios do software de gerenciamento de despesas
É difícil compreender a complexidade das regulamentações em vigor, as especificidades de cada setor de atividade e as áreas cinzentas legais. Entre tolerância, jurisprudência e exceções, recomendamos que você consulte um especialista em direito trabalhista, tanto para a elaboração de contratos quanto para responder a perguntas específicas sobre viagens de negócios.
Também recomendamos que você se equipe com uma ferramenta de gerenciamento de despesas, com o objetivo de economizar tempo e cumprir as disposições legais na medida do possível.
☁️ Na nuvem, no modo SaaS, eles têm a vantagem de estar atualizados com as regulamentações mais recentes e de poder incorporar as especificidades dos acordos coletivos e a política de viagens da empresa, se houver. Acima de tudo, eles podem ser acessados de qualquer lugar, o que os torna muito práticos quando se está em trânsito.
Qual software escolher?
Aqui estão 6 programas que você pode experimentar:
- ⚒️ Expensya ▷ Digitalize e automatize todo o seu processo de despesas comerciais. Evite a entrada manual de dados sujeita a erros, substituindo o papel pelo arquivo digital com valor de evidência, e integre seus dados ao software de contabilidade, folha de pagamento ou ERP.
- ⚒️ Kizeo Forms ▷ Benefícios? A coleta de informações não é apenas desmaterializada, mas também pode ser completamente configurada a partir do momento em que o formulário é criado, com a seleção dos campos obrigatórios a serem preenchidos.
- ⚒️ Rydoo ▷ Também equipado com tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres, o editor oferece o gerenciamento tradicional de relatórios de despesas com o Rydoo Expense, bem como o gerenciamento de viagens de negócios com o Rydoo Travel.
- ⚒️ Silae Expense ▷ Seus pontos fortes? Aprendizado de inteligência artificial que otimiza a ferramenta, um cofre digital com valor probatório em caso de auditoria e um ecossistema de conectores para uma solução do tipo ERP.
- ⚒️ Skipr ▷ Gerencie todas as suas viagens de negócios com simplicidade e flexibilidade, do planejamento ao pagamento. Essa solução inovadora e ecologicamente responsável reduz sua carga de trabalho administrativo e se torna aliada de seus funcionários.
- ⚒️ Soldo ▷ Uma verdadeira solução pronta para o gerenciamento de despesas de viagem. Com sua plataforma SaaS, seu aplicativo móvel e sua gama de cartões físicos ou virtuais ou cartões de combustível, é ideal para PMEs que desejam aumentar a eficiência no processamento de suas despesas e acompanhar todas as suas transações em tempo real.
3 pacotes de software para preparar suas viagens de negócios e antecipar suas despesas
- ⚒️ Bolt Business ▷ Planeje as viagens de negócios de suas equipes e mantenha-as sob controle com limites de gastos personalizados. Acompanhe as viagens em tempo real e beneficie-se do faturamento mensal simplificado. Não há necessidade de gerenciar os pedidos de reembolso de despesas após a viagem! Tudo simplificado, dentro do seu orçamento e integrado à sua contabilidade.
- ⚒️ Mooncard ▷ O Mooncard vai além, oferecendo uma interface de software para gerenciamento e análise financeira e contábil, bem como (e acima de tudo!) um cartão de pagamento e um cartão de combustível configuráveis. Portanto, não há mais necessidade de gerenciar os pedidos de reembolso de despesas. As equipes financeiras economizam tempo e controlam sua tesouraria.
- ⚒️ Navan ▷ uma solução indispensável para qualquer empresa que deseje otimizar o gerenciamento de viagens de negócios, graças a: reservas simplificadas, gerenciamento automatizado de despesas e uma visão geral das viagens de negócios.
O que precisamos saber sobre viagens de negócios?
Como você deve ter notado, as leis que regem as viagens de negócios são bastante claras no que diz respeito às obrigações. Você precisa saber o que está envolvido para fazer a melhor provisão possível para os vários acordos de compensação e reembolso, caso contrário, não será possível garantir a conformidade com a legislação.
O uso do software certo pode ajudá-lo a organizar e gerenciar esse processo da forma mais eficiente possível. Ele é a chave para a conformidade.
Você chegou ao seu destino! 🚖
Artigo traduzido do espanhol