Economia e velocidade: os ingredientes (não tão secretos) da folha de pagamento digital

De todas as tarefas no mundo do trabalho, "gerar folha de pagamento" é a principal.

Se, como gerente de recursos humanos ou CFO, você está procurando uma fórmula mágica para realizar esse processo de forma correta e rápida, você veio ao lugar certo! Tudo o que você precisa saber pode ser resumido em duas palavras mágicas: folha de pagamento eletrônica.

Passar de uma folha de pagamento em papel para a implementação de uma folha de pagamento digital lhe traz vantagens como num passe de mágica! Nós as apresentamos a você neste artigo, juntamente com a "poção secreta" para obtê-las.

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O que é folha de pagamento eletrônica?

A folha de pagamento é um documento que dá suporte ao pagamento de salários, remunerações e deduções dos funcionários. A estrutura geral da folha de pagamento ou o formato da folha de pagamento deve incluir as seguintes informações legais mínimas:

• Salário bruto,
• o salário líquido,
• contribuições para a seguridade social,
• feriados pagos,
• deduções,
• horas extras, etc.

A folha de pagamento, normalmente gerada e armazenada em formato físico, agora também pode ser documentada digitalmente.

Isso significa que a folha de pagamento eletrônica é o equivalente digital do registro de pagamentos ou créditos que é arquivado em um espaço físico. Portanto, ela tem a mesma validade que a folha de pagamento física.

A folha de pagamento eletrônica, por outro lado, é o equivalente digital do registro que é arquivado em um espaço físico, que tem a mesma validade da folha de pagamento. Ela é produzida mensalmente e deve incluir as informações legais mínimas:

• Salário bruto,
• salário líquido,
• contribuições para a seguridade social,
• feriados pagos,
• deduções,
• horas extras, etc.

Por que a folha de pagamento eletrônica é importante?

A implementação da folha de pagamento eletrônica em sua empresa oferece uma série de benefícios imediatos:

• Acesso a atualizações automáticas, graças à programação e ao monitoramento constantes.
• Maior mobilidade em termos das informações disponíveis na nuvem, que podem ser consultadas em computadores, tablets e smartphones.
• A possibilidade de integrar a folha de pagamento eletrônica a outros processos de negócios, como assinatura eletrônica e faturamento eletrônico.
• Garantir a proteção dos dados.

Isso também se traduz nas vantagens específicas detalhadas abaixo.

1. automação de processos

Esqueça o fato de fazer sua folha de pagamento no Excel! Ao optar pela folha de pagamento digital e contar com um software especializado, você pode automatizar processos, concentrar-se em tarefas estratégicas e economizar tempo. O software executa para você tarefas como:

• Edição de folhas de pagamento,
• envio de boletos de pagamento,
• contagem de férias remuneradas, etc.

A folha de pagamento digital é fácil de ser transmitida para fins administrativos ou legais, pois é gerada e assinada digitalmente.

2. Economia e escalabilidade

Ao serem obrigados a gerar a folha de pagamento para toda a força de trabalho, os empregadores podem obter uma economia significativa de tempo e de custos ao optarem por uma opção que facilite a automação dos processos e evite gastos com papelada e equipamentos de TI.

Quando uma empresa conta com uma solução de TI, como um software on-line, por exemplo, ela pode adaptá-la às suas necessidades. E se, mais tarde, for necessário fazer alterações à medida que sua estrutura de negócios evolui, você pode até mesmo fazer pagamentos para à medida que suas necessidades de negócios mudam.

3. Redução de erros

A digitalização da folha de pagamento também reduz o risco de erros devido à entrada manual de dados, pois automatiza essa tarefa. Confie suas tarefas a uma solução de folha de pagamento on-line e gaste menos tempo corrigindo erros ou resolvendo disputas.

4. Transparência para a equipe

As ferramentas de folha de pagamento eletrônica integram cada vez mais o trabalho colaborativo. No caso do software de folha de pagamento, os funcionários podem acessar seus contracheques, verificar suas licenças, saldos de férias, horas extras etc.

Além disso, é possível definir direitos de acesso a diferentes módulos ou funções, de acordo com o perfil do usuário. O departamento de RH tem acesso a toda a solução, enquanto as permissões de acesso são definidas para os funcionários.

5. Conformidade regulatória

As soluções de folha de pagamento eletrônica cobrem as obrigações legais nessa área. Além disso, muitas delas oferecem gerenciamento de impostos, incluindo as diferentes taxas de impostos aplicáveis.

6. Recursos de análise e geração de relatórios

Como todos os dados são digitalizados e armazenados em um único local, as informações podem ser exportadas para gerar relatórios personalizados e sintetizados . Com os dados extraídos de cada funcionário⋅a folha de pagamento digital, é possível realizar o monitoramento ideal de tendências e indicadores.

7. Interoperabilidade

Conforme mencionado acima, as soluções ou plataformas de folha de pagamento eletrônica geralmente são muito abrangentes. Portanto, elas têm a vantagem das funcionalidades do HRIS que permitem integrar relatórios de despesas, relatórios de férias, relatórios de ausência e gerenciamento de horas extras à sua ferramenta de folha de pagamento.

Como você automatiza a folha de pagamento?

Hoje em dia, automatizar a folha de pagamento dos funcionários é bastante simples e prático, graças aos avanços da tecnologia. Lembra-se da "poção secreta" sobre a qual falamos no início deste artigo? Você está prestes a descobrir qual é ela.

1. Escolha do software de folha de pagamento

Há muitas opções no mercado que se adaptam às necessidades de sua organização, seja ela uma empresa privada ou uma administração pública.

Existem até soluções, como a do Grupo Castilla, que atendem a ambas. Ou seja, seu software de folha de pagamento não só cuida da integração contábil, dos centros de custo, dos regimes especiais ou das pensões de aposentadoria, mas também das listas de funcionários e empregos, das ofertas de emprego público e do gerenciamento de arquivos (sistemas SEPE e RED).

2. Personalizar a folha de pagamento

Dependendo das necessidades da sua empresa, você pode ter interesse em acrescentar as seguintes informações adicionais aos elementos que compõem uma folha de pagamento:

• Logotipo e imagem da empresa,
• particularidades contratuais e cargos existentes,
• setor/tipo de empresa (acordo coletivo),
• conciliação bancária,
• pagamento de horas extras,
• categoria profissional e grupo de contribuição,
• integrações com outros sistemas: contabilidade, tempo e presença, etc.

3. Incluir obrigações legais

Se você tiver uma solução para geração de folha de pagamento digital, esse aspecto estará coberto. No entanto, não se esqueça de incluir informações sobre:

• Detalhes da empresa e do funcionário⋅a,
• período de pagamento,
• contribuições e impostos,
• pagamento.

4. Programar a folha de pagamento

Isso envolve a programação do pagamento de salários e o subsequente envio da folha de pagamento por e-mail. Ela também pode ficar disponível para o funcionário em sua plataforma de folha de pagamento.

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Em resumo...

• A folha de pagamento é um documento que compila o suporte de custos e deduções que uma pessoa física recebe ao final de um período estabelecido, como resultado do vínculo empregatício que tem com seu empregador.
• O documento eletrônico equivalente ao contracheque físico é conhecido como contracheque digital e tem a mesma validade.
• As vantagens que a folha de pagamento eletrônica oferece às empresas incluem:
  • Automação e interoperabilidade de processos,
  • economia de custos e tempo,
  • conformidade com a legislação,
  • otimização dos fluxos de trabalho.
• Parte do processo de migração da folha de pagamento em papel para a folha de pagamento digital consiste na implementação de um software ou plataforma de folha de pagamento.
• A escolha certa do software de folha de pagamento depende de vários elementos, como:
  • O tamanho de sua empresa,
  • o setor de atividade,
  • o orçamento disponível.