Como os erros humanos nos processos de negócios podem ser evitados na medida do possível?
Quem nunca ouviu a expressão "errar é humano"? E com razão: todos nós temos o direito de cometer erros. Estresse, fadiga, pressão ou uma força de trabalho reduzida são fatores que podem exacerbar esse problema. Mesmo que a maioria desses erros não seja intencional, eles podem custar caro para sua empresa. Vamos dar uma olhada em como o IRISPowerscan pode ajudar você e seus funcionários!
Evitar erros humanos
Independentemente de sua empresa ser composta por duas ou dezenas de pessoas, os erros humanos podem assumir muitas formas e ter muitas causas.
Quando falamos de erros humanos, as primeiras coisas que vêm à mente são:
- Erros de codificação,
- erros de ortografia ou de digitação,
- e, por fim, descuidos.
Todos nós somos confrontados, apesar de nós mesmos, com esses tipos de problemas. E por um bom motivo: também queremos que tudo seja cada vez mais rápido.
Muitos de nós trabalham com duas telas, redigitando de uma tela para a outra dados extraídos de documentos digitalizados, mas não indexados. Pior ainda, se não tivermos duas telas, é prática comum anotar em uma folha de papel os dados que precisam ser copiados e, em seguida, mudar de programa para redigitar os dados que transcrevemos à mão.
Não é preciso dizer que essas práticas são comuns em muitas empresas, e muitas pessoas se reconhecerão ou reconhecerão colegas nessas situações.
Embora esses erros possam ser inofensivos, em alguns casos eles podem colocar a empresa em risco. Um erro em um arquivo pode ser crítico. Imagine que você tenha cometido um erro em um extrato de ações, em contratos ou em documentos de clientes. O impacto em sua empresa e em terceiros pode ser considerável.
Imagine também que, com base nesses mesmos dados imprecisos, você esteja elaborando relatórios usados para tomar decisões financeiras ou estratégicas... A precisão dos dados inseridos é uma prioridade real.
No contexto dos processos comerciais, quer estejamos falando de processos de compras, vendas ou logística, a desmaterialização e a indexação de documentos, bem como a captura de dados, são cruciais.
Com o IRISPowerscan, você tem uma solução completa que lhe permitirá gerenciar todos os documentos recebidos e processar seu conteúdo como desejar.
Como evitar erros em sua contabilidade?
Vamos dar um exemplo concreto: todos os dias você recebe faturas de fornecedores. Algumas são recebidas digitalmente, outras são digitalizadas. Em seguida, você precisa salvar esses documentos, nomeá-los para que possa encontrá-los facilmente, se necessário, e, por fim, inserir os dados dessas faturas em seu sistema contábil ou ERP.
A boa notícia é que o IRISPowerscan fará tudo isso para você. O software permitirá que você automatize o gerenciamento dos documentos recebidos. Dependendo das regras definidas, suas faturas serão renomeadas e salvas onde você desejar. Finalmente, após a validação, os dados extraídos podem ser enviados diretamente para o seu ERP.
Estamos usando as faturas aqui como exemplo, mas o mesmo se aplica a qualquer tipo de documento. Quer estejamos falando de contratos, notas de despacho, documentos de identidade ou prescrições médicas, o IRISPowerscan reconhecerá qualquer documento, desde que seja digital.
O desafio de coletar e gerenciar dados de formulários
Outro exemplo muito revelador é o gerenciamento de formulários ou pesquisas de satisfação. Você já realizou uma pesquisa em campo com clientes potenciais ou clientes e gostaria de ver as tendências que surgiram?
Processar esse tipo de dados manualmente é simples quando se trata de 10 formulários, mas quando se quer uma amostra representativa, é preciso encarar os fatos: isso não é suficiente. O número de horas gastas na codificação dessas pesquisas é enorme, e aqui também há um risco real de erro.
Com o IRISPowerscan, você pode gerenciar o modelo do seu formulário e configurar a detecção das caixas marcadas pelos entrevistados. O software pode, então, gerar os resultados de forma inteligente no formato desejado.
Graças ao tempo que você economiza na codificação, é possível analisar os dados detalhadamente. Supondo que você exporte no formato Excel, poderá retrabalhar os dados como desejar, inserindo gráficos ou usando tabelas dinâmicas. Tudo o que resta a você fazer é implementar as ações decorrentes dos resultados.
Gerenciamento de dados confidenciais: 0 tolerância a erros
Um exemplo final: documentos de identidade. Em muitas áreas, os documentos de identidade precisam ser escaneados ou codificados, e os dados extraídos precisam ser enviados para servidores seguros ou softwares adaptados. Estamos falando aqui de receber visitantes, alugar carros, assinar contratos, registros médicos...
Não é preciso dizer que, quando se trata de respeitar a privacidade e os dados confidenciais, a segurança é imprescindível. Mas também não é preciso dizer que, nesses casos específicos, a precisão dos dados é essencial.
O IRISPowerscan permite processar dados de passaportes, carteiras de habilitação, cartões de saúde e carteiras de identidade. Com apenas alguns cliques, esses dados podem ser extraídos e exportados para um servidor SFTP, por exemplo.
E o que dizer do elemento humano?
Cada vez mais ouvimos falar de setores em que a digitalização e a automação estão substituindo o elemento humano.
Sejamos claros: o IRISPowerscan não vai substituir o ser humano. O software tem como objetivo otimizar os processos comerciais, permitindo que as pessoas se dediquem totalmente a outras tarefas menos operacionais. Não se trata de substituir uma pessoa por um software. Por exemplo, alguns dados críticos exigem validação humana.
O IRISPowerscan também permite que você facilite a transferência de habilidades e garanta a continuidade de seus negócios. Alguém está mudando de emprego ou deixando sua empresa? É claro que essa pessoa precisará ser treinada na ferramenta, mas a facilidade de uso permitirá que você administre seus negócios no dia a dia e a nova pessoa no cargo não ficará estressada com processos complexos. Uma situação em que todos saem ganhando, você e seu novo funcionário!
Você está convencido ou gostaria de saber mais?
Não hesite em consultar a ficha de produto do IRISPowerscan e solicitar uma demonstração on-line gratuita de 15 minutos. Teremos o maior prazer em ajudá-lo e explicar como podemos atender às suas necessidades.
Artigo traduzido do francês