Processos: os fundamentos de seu projeto de digitalização
"Em média, as empresas francesas levam 15 meses para mudar seus processos", é a conclusão destacada pela Teradata em um estudo recente. Os principais motivos para esses atrasos geralmente estão na inércia inerente às grandes empresas, alimentada por tecnologias antigas e barreiras culturais.
Então, como é possível acelerar a mudança e obter sucesso em seus projetos de digitalização? Uma resposta é capitalizar o que a empresa já sabe: seu know-how.
1. Fazendo um balanço
Em 2019, o estudo "Adapte-se ou desapareça: a nova realidade de um mundo hiperdigitalizado" , realizado pela Teradata entre os tomadores de decisões de TI e de negócios em organizações com mais de 1.000 funcionários, revelou um quadro global misto do nível de digitalização das empresas. De fato, apenas 10% delas afirmam ter digitalizado totalmente suas atividades ( fonte).
No entanto, as empresas estão cientes da necessidade urgente de se tornarem mais ágeis para permanecerem competitivas em seus mercados.
Levantamento de requisitos e auditorias
Onde quer que sua jornada o leve, você precisa de um ponto de partida. Os primeiros blocos de construção de seu império digital baseiam-se em ouvir, observar e transcrever o funcionamento de sua empresa.
Realizar entrevistas com funcionários, observar como as informações são gerenciadas, perguntar aos clientes sobre suas expectativas, contratar um prestador de serviços externo para dar suporte ao processo. Há muitas maneiras de dar um passo atrás e olhar para a sua organização.
Mapeamento da empresa
É impossível começar a transformar sua empresa sem um mapa completo de atividades, participantes e dados.
Se há uma coisa que as empresas dominam perfeitamente é o seu know-how. Portanto, é essencial que os diretores digitais, os gerentes de transformação digital e todos os envolvidos no sucesso do projeto elaborem esse mapa para propor soluções adequadas.
Além disso, as ferramentas, os fornecedores, os clientes e todas as partes interessadas externas também precisarão ser incluídos. O objetivo será, então, listar as interdependências e medir o impacto de mudanças futuras.
2. Liste as prioridades e os objetivos
A priorização é uma das chaves para o sucesso de sua transformação. Se, na sua avaliação, você identificou os principais pontos críticos e, portanto, os primeiros marcos a serem alcançados, você está no caminho certo. Sejamos realistas, sua transformação não funcionará com o padrão clássico de consultor, especificações, empresa de serviços de TI e entrega da solução 12 meses depois.
Priorize hoje para não repetir amanhã
Como diz o ditado, não coloque a carroça na frente dos bois. Para fazer com que suas equipes participem dos projetos, você precisa ser capaz de obter resultados rapidamente.
Um dos grandes erros em projetos de digitalização é querer digitalizar toda a organização a qualquer custo. Descobrimos que as "usinas de gás" tendem a desmotivar as equipes.
Concentre-se inicialmente nas atividades recorrentes que são consideradas demoradas. Estabeleça objetivos de curto prazo que facilitem o dia a dia da equipe operacional.
Não ignore a barreira cultural
A barreira cultural é, de longe, a mais comum e a mais difícil de superar. Não há soluções "prontas" para ajudá-lo, além da comunicação e da colaboração. O gerenciamento de mudanças deve ser parte integrante de seu plano.
Muitas ideias surgiram como resultado dessas etapas de consulta. Seus funcionários também são seus clientes, e a cultura digital deles pode ajudá-lo a encontrar soluções.
Várias empresas recorreram a tecnologias consideradas comuns por recomendação de seus funcionários. Um exemplo é o Skype, que foi usado por muito tempo por amigos e familiares, mas, com o passar do tempo, acabou entrando no ambiente de trabalho.
3. Escolhendo os participantes certos para o sucesso
O papel fundamental da digitalização
Nem todas as empresas têm a sorte de poder contar com os serviços de grandes consultorias para apoiá-las. No entanto, é possível atribuir novas missões a um de seus funcionários com um conhecimento detalhado do negócio.
Nos últimos anos, surgiu um novo perfil: o Chief Digital Officer. Responsável por estabelecer a estratégia digital da empresa, o Chief Digital Officer atua como um elo entre as linhas de negócios, a TI e a gerência sênior. Ele tem conhecimento profundo das inovações tecnológicas e é o guardião de projetos bem-sucedidos.
Gerência
Os gerentes seniores também têm um papel essencial a desempenhar. Eles devem promover mudanças e definir o rumo. Ao contrário das equipes em campo, que geralmente têm a cabeça enfiada na areia, a gerência deve fornecer uma visão estratégica e visibilidade da futura organização.
A pergunta pode parecer trivial para você, mas por que você quer digitalizar as atividades da sua empresa? As respostas a essa pergunta precisam ser compartilhadas com o restante da empresa se você quiser que seus funcionários participem.
Editores de software
Muitas vezes vistos apenas como fornecedores, os editores de software também podem desempenhar um papel importante no sucesso de seu projeto. Eles são especialistas em seu campo de atuação e têm a vantagem de possuir uma vasta experiência graças a seus clientes.
Quanto mais o fornecedor souber sobre sua organização, mais soluções ele poderá oferecer.
Na Iterop, por exemplo, descobrimos que 42% dos nossos clientes potenciais não tinham formalizado seus processos. Como resultado, nossa posição como publicador de software evoluiu e, atualmente, estamos envolvidos com a integração.
Para nos ajudar a fornecer uma estrutura para esse suporte, em parceria com a École des Mines d'Albi, criamos o método SESAME, que significa Structure d'Évaluation et Solutions d'Amélioration de la Maturité des Entreprises. Essa ferramenta de auditoria ajuda a diagnosticar o nível de maturidade de uma empresa no que diz respeito à digitalização de suas atividades e, acima de tudo, oferece recomendações adaptadas aos seus objetivos.
Estudo de caso:
O Comitê Executivo da Airbus foi um dos primeiros a experimentar o método. Com base em sua situação inicial estabelecida por meio do SESAME, a equipe de compras conseguiu implementar rapidamente o roteiro a ser seguido para aumentar seu nível de digitalização. Hoje, todos os procedimentos de compra são digitalizados.
4. Coordenar os negócios e a TI
Nomeie um piloto com dois chapéus
Pode ser difícil encontrar pessoas que entendam tanto as necessidades comerciais quanto as soluções tecnológicas para atendê-las. As empresas geralmente recorrem a um especialista interno que possa ser treinado nas novas tecnologias.
Esse novo piloto digital é o garantidor dos projetos e o intermediário privilegiado tanto para a equipe operacional quanto para a gerência.
Co-construir para inovar
Os funcionários estão no final da cadeia e, se você gastar tempo desenvolvendo novos planos de carreira ou escolhendo novas soluções sem levar em conta os hábitos deles, é provável que suas inovações tecnológicas fracassem.
Seja o que for que você queira fazer, é preciso aproveitar o know-how de suas equipes e usar a experiência delas. Tudo o que você precisa fazer é encontrar uma ferramenta simples de co-construção que permita que você se sente em torno de uma mesa e crie suas futuras inovações em conjunto.
5. BPM: a ferramenta de co-construção
Processos em papel VS processos automatizados
Ao contrário dos sistemas ERP, que geralmente são considerados muito rígidos, ou das soluções internas desenvolvidas por especialistas em TI, o software BPM (Business Process Management) é uma plataforma de construção colaborativa genuína, projetada para passar de um processo baseado em papel para um processo totalmente automatizado.
O padrão BPMN (Business Process Model and Notation) 2.0 foi criado para que um não especialista em TI possa ler e entender facilmente um diagrama de atividades. Foi graças a essa linguagem de negócios/TI que muitas equipes puderam colaborar em novos circuitos dentro da empresa.
Os benefícios do BPM
Há muito tempo confinado ao campo da qualidade, o Gerenciamento de Processos de Negócios (BPM) está gradualmente conquistando o coração e a mente de outras equipes.
No curto prazo, essa abordagem traz transparência, legibilidade e harmonização. No médio prazo, você informatiza gradualmente o mapeamento em papel de seus processos, com os atores e dados associados. A longo prazo, você facilita a digitalização contínua de seu know-how e de seus processos.
Evolução rápida e autonomia
O maior medo das empresas é ficar para trás quando os concorrentes estão oferecendo serviços cada vez mais inovadores a clientes ultraconectados. Com as soluções de BPM baseadas em seus processos, você pode evoluir suas atividades rapidamente ou em tempo real de acordo com as análises de suas equipes, as necessidades dos clientes ou os requisitos regulamentares. Você não está mais limitado por suas ferramentas: cabe a você decidir sobre a jornada do cliente, por exemplo, e como deseja digitalizá-la.
Conclusão
Em resumo, o sucesso de um projeto de digitalização depende de uma sólida compreensão dos processos da empresa, das etapas de co-construção com as equipes, da identificação de funções e responsabilidades e do desenvolvimento de uma estratégia clara.Em resumo, o sucesso de um projeto de digitalização depende de um bom entendimento dos processos da empresa, das etapas envolvidas na co-construção com as equipes, da identificação das funções de todos e da antecipação das necessidades futuras (sua capacidade de integrar a inovação de forma contínua).
Os processos são a base de suas futuras inovações, pois, se forem bem dominados, garantirão sua sobrevivência no mercado a longo prazo. Por fim, você poderá desenvolver sua empresa não em 15 meses, mas em 15 dias.
Artigo traduzido do francês