Como você garante o bom funcionamento de uma empresa de teletrabalho?

À medida que uma empresa cresce, ela recruta novos funcionários, seja para a sede ou para outros escritórios.

No entanto, cada vez mais funcionários estão aproveitando os dias de teletrabalho em suas agendas. O teletrabalho significa menos trocas de mensagens, e os líderes de equipe podem ter medo de perder a coesão da equipe.

Porém, mesmo na era da transformação digital, é fundamental garantir a coesão dos grupos dentro da empresa. Todos devem estar trabalhando para atingir o mesmo objetivo e, mesmo em casa, a cultura corporativa deve permanecer intacta se quiser sobreviver.

Para isso, nada como estimular o trabalho em equipe com uma plataforma integrada que permita monitorar, descobrir e participar de um projeto em qualquer ponto de seu desenvolvimento.

Uso de software de gerenciamento de projetos para rastrear tarefas

Atualmente, cada vez mais empresas, desde PMEs familiares até grandes multinacionais, estão recorrendo a softwares externos para gerenciar seus negócios com mais eficiência.

Você sabia que, em uma pequena fábrica, às vezes há mais de dez softwares diferentes para a produção de apenas uma mesa e quatro cadeiras?

Se você administra uma empresa, sabe que a proliferação dessas ferramentas digitais leva à perda de informações e ao desperdício de tempo de trabalho.

E isso é ainda mais verdadeiro quando duas equipes estão usando dois canais diferentes para se comunicar. Como acessar as informações entre as equipes?

Um único pacote de software de gerenciamento de projetos é a melhor solução para manter o acesso às informações e facilitar a comunicação para todos.

Todos, independentemente de sua localização geográfica, de suas necessidades ou do motivo da pesquisa, podem acessar tudo, o tempo todo, sem precisar esperar que um colega responda. O acesso às informações é instantâneo em qualquer estágio do projeto.

Flexibilidade como ponta de lança da colaboração

As ferramentas de gerenciamento de projetos geralmente oferecem um alto grau de flexibilidade, tanto visualmente quanto em termos de execução de processos.

De fato, elas podem ser usadas de várias maneiras. Sejam elas usadas como lembretes das várias tarefas a serem executadas ou como verdadeiras ferramentas de treinamento para os recém-chegados, sua eficácia é inquestionável.

Entre a infinidade de pacotes de software desse tipo, você encontrará o Odoo Project. Com suas várias visualizações (Kanban, Lista, Calendário etc.), cada empresa pode criar seu próprio espaço de trabalho e organizar as tarefas da melhor maneira possível.

Uma visualização Kanban, por exemplo, mostra rapidamente quais projetos estão em andamento e quais tarefas já foram concluídas.

Qualquer pessoa pode entrar em um projeto e ver o status de cada tarefa e o progresso do projeto como um todo. Tudo isso é possível simplesmente pelos nomes das várias colunas no modo de exibição Kanban e pelas tags adicionadas a cada tarefa.

Essa visualização transparente é a melhor maneira de compartilhar informações em um espaço de tempo muito curto. E, ao mesmo tempo, todos podem acessar o que precisam sem ter que entrar em contato com o colega, que pode ainda estar dormindo.

Uma única plataforma para o trabalho em equipe

E-mail, SMS, bate-papo, intranet- há muitas maneiras de se comunicar atualmente.

Todas têm suas vantagens, mas também suas desvantagens. As desvantagens incluem a falta de acessibilidade às informações, os riscos associados ao compartilhamento de arquivos e muitas outras.

Com uma plataforma interna de gerenciamento de projetos colaborativos, a comunicação dentro da equipe responsável pelo projeto, mas também com outras equipes, torna-se mais fluida porque tudo está centralizado.

Em muitas soluções, como é o caso do Odoo, a abertura de uma tarefa em um projeto dá acesso a uma sala de bate-papo onde os funcionários podem trocar arquivos ou simplesmente dar feedback sobre o trabalho realizado.

As conversas assumem a forma de um fórum de discussão, e qualquer pessoa pode participar durante a troca. Tudo é então armazenado na memória.

Além disso, qualquer pessoa que queira se manter informada sobre as atualizações pode seguir a tarefa e receber notificações quando ela progredir no fluxo ou quando novas discussões forem iniciadas.

Essa automação da comunicação significa que você não precisa perder tempo comunicando atualizações a cada pessoa individualmente ou escrevendo longos e-mails quando algumas notificações são tudo o que você precisa.

Integração para fazer mais em menos tempo

Obviamente, o software de gerenciamento de projetos sozinho não pode substituir todas as outras soluções usadas em uma empresa.

É por isso que a integração de todas elas é a melhor maneira de obter eficiência.

Algumas soluções, como o Odoo, integram os vários pacotes de software desde o início, mas nem sempre é esse o caso.

Há muitas vantagens na integração, como a automatização de determinadas atividades em vários departamentos da empresa.

Um ótimo exemplo é a capacidade de criar uma cotação para um serviço a partir de um aplicativo de vendas e ter um projeto criado automaticamente para essa cotação. Isso economiza uma quantidade incrível de tempo e garante que nada seja perdido ao longo do caminho!

Usar um software de gerenciamento de projetos significa que você pode trabalhar com mais eficiência. Com uma única fonte de informações, acesso rápido a elas e notificações automatizadas, você nunca terá trabalhado tão rapidamente!

Por fim, a integração possibilitada pelas tecnologias atuais significa que determinados fluxos de trabalho podem ser automatizados a ponto de economizar tempo para que você possa se concentrar em outras tarefas, às vezes muito mais produtivas.