Por que escolher um ERP?

A expressão ERP (Entreprise Resource Planning) é muito mencionada. Mas em que ele consiste exatamente? Quando você deve considerá-lo para sua empresa? E como identificar o que você precisa?

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O que faz um software ERP?

Os ERPs são softwares de gerenciamento que centralizam todos os fluxos de funções da empresa: contabilidade, negócios, recursos humanos, etc.

Administração de uma empresa jovem

No início, a escolha de um software ERP é bastante rara. O empresário geralmente começa organizando seu banco de dados no Excel. Quando surge a necessidade, ele acaba evoluindo para uma ferramenta adaptada ao seu trabalho: uma ferramenta de CRM (Customer Relationship Management) para gerenciamento de negócios ou um software de contabilidade para manutenção de registros. Até esse ponto, nenhum ERP é usado e, a priori, a necessidade não surge. Então, onde isso muda? Quando a empresa pode - ou deve - começar a pensar em um software ERP?

Necessidades crescentes

A necessidade de uma ferramenta de ERP se torna evidente quando:

• os problemas internos começam a se acumular
• os processos se tornam redundantes ou trabalhosos.

Digamos que um dos membros da equipe de vendas saiba que um cliente se mudou. Eles anotam o fato, mas esquecem de inserir as informações nos registros, de modo que os recibos e as correspondências continuam sendo enviados para o endereço antigo. Para promover o intercâmbio interno, as reuniões de departamento podem ter como objetivo abordar questões como essas. Mas elas correm o risco de ignorá-los. Com a cabeça no lugar, é fácil, e até comum, esquecer de transmitir informações aos colegas.

A necessidade de uma ferramenta comum

Não é o tamanho da sua empresa, mas o volume de fluxos processados que fará com que você atinja o limite que exige a implementação de um software ERP. Quando as informações inseridas por alguém da empresa se tornam acessíveis em todos os seus serviços, os problemas de transmissão de informações desaparecem instantaneamente. Mais autônomos, todos têm acesso às informações de que precisam e podem vasculhá-las, se necessário. Do ponto de vista estrutural, o ERP se torna a espinha dorsal da organização. Acessível a todos os funcionários, ele está no centro das tarefas e do progresso de cada um. É colaborativo, introduzindo maior transparência. E para a gerência e os vários chefes de serviço, ele facilita o controle das atividades. Os números, disponíveis em um único lugar, podem ser cruzados para oferecer uma visão geral concreta da situação da empresa, sob as perspectivas financeira, competitiva e humana.

Como escolher seu software ERP?

De acordo com seu setor/trabalho

As empresas em geral têm processos semelhantes: prospecção, vendas, faturamento, gestão interna... Entretanto, cada empresa funcionará de forma diferente, em maior ou menor grau. Uma agência de consultoria, por exemplo, não funcionará da mesma forma que uma empresa de construção civil: cenários de prospecção, envio de orçamentos, chamadas para propostas, faturamento por tarefa ou por hora... Alguns softwares ERP também podem ser direcionados para um ou vários setores. Assim, o IOvision é mais voltado para empresas de serviços, como agências e escritórios, enquanto o Archipelia se posiciona mais para atividades de varejo, comércio e produção.

Recursos

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Esses softwares ERP, assim como os kits de ferramentas do setor, são soluções prontas para uso. Quando você trabalha em uma área de atividade, a ferramenta é, a priori, feita para você. No entanto, é possível que, ao trabalhar em uma determinada área, você tenha seu próprio modelo de negócios ou método operacional que o diferencie de seus colegas. Nesse caso, um software pronto para uso pode não ser adequado para você. Nesse caso, você tem duas alternativas:

• optar por um ERP que atenda a seus requisitos específicos. Se você identificou que o gerenciamento de recursos humanos é fundamental para o sucesso de seu modelo, seria aconselhável optar por uma ferramenta voltada para esse elemento em particular, como o Zéphir, por exemplo.
• Opte por um software modular. Pode ser que seu pessoal de vendas esteja acostumado a trabalhar com uma ferramenta e que sua contabilidade seja gerenciada de um momento para outro. Ao optar por um ERP multifuncional, você precisaria pedir às suas equipes que mudassem seus hábitos e seu ambiente de trabalho. É uma questão delicada... E pode ser que algumas pessoas achem a nova ferramenta menos eficiente. Felizmente, cada vez mais ERPs são equipados com APIs para fazer interface com soluções de terceiros. Essa compatibilidade entre as ferramentas permite que você opte por manter a solução necessária para cada um de seus serviços, ao mesmo tempo em que unifica o sistema de computador da estrutura.

Se uma empresa pode passar sem um ERP, sempre há um momento em que ele se torna necessário. O software ERP torna os fluxos de trabalho internos mais fluidos e ajuda a aumentar a produtividade, desde que seja adequado ao setor ou a requisitos específicos.