Como você divide seu projeto em tarefas usando a estrutura da EAP?

Você é um gerente de projeto e deseja estruturar suas tarefas para planejar seu projeto? Use o método WBS (Work Breakdown Structure)!

Dividir o trabalho a ser feito em entregáveis e subtarefas ajuda a organizar o projeto em um fluxograma claro e econômico.

Mas como se divide um projeto? E como fazer uma boa EAP de projeto? Você encontrará um método de quatro etapas, exemplos e ferramentas neste artigo!

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EAP: definição e objetivos

O método EAP é uma técnica de gerenciamento de projetos que envolve a divisão de um projeto principal em tarefas secundárias, que são então divididas em subtarefas. O objetivo é :

• estruturar o projeto
• identificar sua arquitetura geral
• visualizar todos os resultados esperados e as tarefas a serem executadas.

A EAP, também conhecida como OTP (organograma das tarefas do projeto) ou SDP (estrutura analítica do projeto), foi criada no guia PMBOK do Project Management Institute.

A EAP pode assumir várias formas:

• um fluxograma, a forma mais comum de EAP,
• um mapa mental
• uma lista
• um plano.

7 vantagens da EAP

• Altamente visual: em um piscar de olhos, você pode ver todo o trabalho a ser feito, as prioridades e as urgências, e limitar o risco de ser pego de surpresa à medida que o projeto avança.
• Além do gráfico de Gantt, ele ajuda as equipes a identificar melhor as dependências entre as diferentes tarefas.
• É uma excelente ferramenta de comunicação para as várias partes envolvidas e inspira confiança no cliente.
• O gerente de projeto usa a EAP para alocar o orçamento total do projeto às unidades subjacentes.
• Melhor gerenciamento de riscos: em um piscar de olhos, detecte qualquer mau funcionamento, ou seja, ramificações incompletas ou ramificações com erros.
• Antecipe quaisquer atrasos no planejamento. Uma entrega não foi produzida no prazo? É mais fácil reagir para limitar o impacto sobre as unidades de nível superior na mesma filial.
• Uma melhor distribuição de esforços entre as equipes: o roteiro do projeto fica mais claro e torna-se mais fácil reajustá-lo de acordo com as dificuldades encontradas durante o gerenciamento do projeto.

Exemplo de uma EAP

O diagrama a seguir fornece um exemplo visual de uma EAP. Ele mostra :

• o projeto em sua totalidade, também conhecido como projeto pai ;
• dividido em entregáveis, chamados de tarefas secundárias;
• divididos em subentregáveis, também conhecidos como subtarefas, dependendo do nível de granularidade necessário em relação à complexidade de cada tarefa...

... e assim por diante, até que as unidades na base do organograma sejam tão gerenciáveis quanto possível para as equipes: as tarefas no nível mais baixo, chamadas de "pacotes de trabalho" ou "unidades de trabalho", não precisam mais ser divididas.

Como você divide um projeto usando o método WBS?

Etapa 1: Definir o projeto a ser entregue

Comece no topo da estrutura, com uma visão macro de seu projeto. Defina claramente os contornos do projeto total e finalizado, aquele que você precisa entregar ao cliente.

Esse estágio lhe dá a direção a seguir e o significado de cada uma das tarefas que se seguem.

Exemplo: um projeto de criação de site para uma empresa local

Etapa 2: Identificar os principais resultados

Em seguida, identifique os principais entregáveis logo abaixo do projeto concluído. Cada entregável marca o progresso do projeto e contribui para sua conclusão.

Em nosso exemplo, os principais entregáveis, ou tarefas secundárias, são

1. análise dos requisitos do cliente
2. definição e validação do escopo do projeto,
3. planejamento do projeto,
4. design do site,
5. desenvolvimento do site,
6. a fase de testes,
7. entrada em operação,
8. manutenção.

Etapa 3: dividir os entregáveis em subentregáveis

Por fim, divida cada entregável em subentregáveis, ou subtarefas.

Nosso conselho 👉 divida as subtarefas em níveis mais finos de granularidade até que os pacotes de trabalho no nível final tenham custos suficientes e sejam gerenciáveis, tanto em termos de orçamento quanto de recursos humanos.

Vejamos novamente o nosso exemplo. A tarefa secundária "design do site" inclui várias subtarefas, como :

1. definir a estrutura do site com base no que já existe e nos novos recursos que precisam ser adicionados,
2. criar modelos para cada tipo de página,
3. pensar na navegação do site
4. criar uma carta gráfica para garantir a consistência visual do site, etc.

Etapa 4: Preencher o dicionário da EAP

Nada a ver com isso, caro Robert! O dicionário WBS é um documento que lista o conteúdo de cada pacote de trabalho. Cada pacote de trabalho tem uma entrada que inclui :

• a pessoa responsável
• os produtos a serem entregues
• o custo
• prazos e prazos,
• as principais tarefas a serem executadas
• qualquer outra informação relevante que ajude a concluir o pacote de trabalho.

Esse dicionário é útil para definir o repositório do projeto, com a estrutura da EAP e as especificações.

Como fazer uma boa EAP? Nossa orientação sobre como usá-la

Regra 1: siga a regra dos 100%

Aplicar a regra dos 100% significa considerar que um projeto principal forma um todo, contendo todos os seus "filhos".

Isso ocorre porque um conjunto de subentregáveis deve sempre exibir todo o trabalho necessário para o entregável de nível superior.

Por outro lado, a soma das unidades não deve representar mais de 100% desse nível mais alto: o método da EAP exclui qualquer tarefa que não diga respeito ao projeto.

Ilustração da regra dos 100%:

Regra nº 2: evite sobreposições

Ao criar sua EAP, certifique-se de que cada unidade seja exclusiva e não apareça várias vezes em diferentes ramificações.

Ao evitar sobreposições, essa regra o protege de qualquer confusão sobre quem é responsável pela execução de quais tarefas.

Regra nº 3: defina o nível correto de detalhamento

Como você determina isso? Para cada pacote de trabalho, estime :

• o tempo necessário para concluí-lo
• o custo associado
• os recursos necessários para realizá-lo.

Essa regra ajuda você a ser preciso em seu detalhamento: se um entregável puder ser quantificado com um alto grau de precisão, ele não precisa, a priori, de outras ramificações.

Regra nº 4: não procure simetria na estrutura da EAP

Esse princípio decorre do anterior: cada ramificação de sua EAP não precisa necessariamente ter o mesmo número de níveis, porque a profundidade do detalhamento é interrompida assim que a unidade mais baixa se mostra suficientemente quantificável.

Como resultado, a forma final de sua EAP pode ser "assimétrica".

Regra nº 5: busque os resultados em vez das ações

A melhor maneira de ver o projeto é em termos de resultados, não de elementos organizacionais ou funcionais.

Nosso conselho 👉 Defina suas várias unidades em termos de resultados e não das ações necessárias para alcançá-los. Dessa forma, você ganha flexibilidade no processo de execução de cada tarefa.

Exemplo de um fluxograma da EAP baseado em entregáveis:

Escolhendo a ferramenta certa: Excel ou software dedicado?

Às vezes, tudo o que você precisa para criar sua EAP é uma simples folha de papel, um quadro branco ou post-its. Essas ferramentas são úteis para brainstorming ou troca de ideias... mas rapidamente atingem seus limites.

Se o seu projeto for simples (poucas entregas, poucas partes interessadas), você pode usar o Excel para sua EAP. Você pode encontrar exemplos de estruturas de EAP para adaptar e personalizar na Internet.

Para projetos de médio e grande porte, ou quando as equipes estão dispersas, o uso de software é crucial para :

• construir e, acima de tudo, reforçar a qualidade visual da EAP - um dos pré-requisitos mais importantes para sua eficácia,
• gerenciar quaisquer alterações no diagrama de forma muito mais simples
• adicionar uma dimensão colaborativa e ágil ao seu projeto.

🛠️ Qual software você deve escolher para criar uma boa EAP?

• As vantagens do Lucidchart :
  • uma interface intuitiva e fácil de usar,
  • operação simples de arrastar e soltar
  • personalização do fluxograma criado com seus próprios produtos,
• As vantagens da monday.com :
  • uma ferramenta visual e intuitiva,
  • um sistema de tabelas personalizáveis para gerenciar suas tarefas e subtarefas,
  • visibilidade dos prazos para cada entregável.
• As vantagens do Gladys:
  • um painel de controle personalizável para acompanhar o tempo do projeto, o tempo gasto por pessoa, por tarefa e por projeto,
  • uma interface simples, altamente polida e adaptável à Web (que se adapta a todos os tipos de tela),
  • uma plataforma colaborativa com ferramentas adaptadas ao seu gerenciamento de projetos (Gantt, Kanban, Mindmap, etc.).

Erros comuns a serem evitados

Mesmo com a melhor vontade do mundo, uma estrutura de EAP mal projetada pode causar estragos em sua organização. Aqui estão as armadilhas mais comuns a serem evitadas.

1. Confundir tarefas com entregáveis
Nunca é demais enfatizar: a EAP é baseada em entregáveis, não em tarefas do projeto.
Uma estrutura analítica do trabalho (EAP) detalha o que precisa ser feito.
A EAP indica o que precisa ser entregue.
É uma divisão por resultado, não por ação.

2. Criação de níveis desnecessários
Uma estrutura da EAP muito granular pode retardar o gerenciamento do projeto. Cada nível deve ter uma finalidade real. Se você tiver que ir até o "nível 12.3.2.bis", é hora de tirar o pé do acelerador.

3. Esqueça a regra dos 100%
Cada elemento da EAP deve representar 100% do trabalho a ser realizado em seu nível. Não 80%, não 120%, mas 100%. O resto é irrelevante.

4. Recortar e colar sem pensar
Um exemplo encontrado on-line é tentador. Mas cada projeto é único. Uma EAP pré-fabricada pode se tornar uma armadilha se não refletir seus objetivos ou recursos reais.

5. Não envolver a equipe
Os membros da equipe precisam estar envolvidos na decomposição do projeto. Eles geralmente têm uma visão melhor do trabalho a ser feito, principalmente em determinadas fases.

6. Esquecer de atualizar a EAP
Um projeto muda. E sua estrutura da EAP precisa acompanhar esse movimento. Se ela permanecer estática, perderá todo o interesse no monitoramento em tempo real.

7. Fazer sem uma ferramenta adequada
Construir uma EAP no Excel é bom. Mas quando o projeto se torna maior, uma ferramenta de gerenciamento de projetos rapidamente se torna essencial. Ela ajuda você a :

• visualizar os níveis de
• alocar elementos
• monitorar o progresso.

Depois da EAP

O método EAP fornece uma visão geral da estrutura de um projeto no início do projeto e do curso a ser seguido para concluí-lo. Lembre-se de que outras ferramentas complementares estão disponíveis para compensar as deficiências da EAP. Por exemplo, diagramas PERT e Gantt para identificar prazos e interdependências entre as tarefas.

Equipe-se com as ferramentas certas para ganhar flexibilidade e agilidade, mas também para economizar tempo mais tarde ao gerenciar o projeto.

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Perguntas frequentes sobre o método PEP

O que é uma EAP no gerenciamento de projetos?

A EAP, ou Estrutura Analítica do Trabalho, é uma divisão hierárquica de um projeto em entregas sucessivas. Cada elemento da estrutura corresponde a uma entrega esperada, não a uma tarefa. O resultado é uma visão clara do que precisa ser produzido, em que nível e por quem.

Qual é a diferença entre a EAP e Gantt?

A estrutura da EAP divide o projeto em entregáveis. O diagrama de Gantt, por outro lado, organiza as tarefas ao longo do tempo. A primeira estrutura o conteúdo do trabalho, a segunda planeja as fases e sua duração. Eles se complementam. E não, não se trata de uma batalha entre Gantt e EAP: eles trabalham lado a lado.

A EAP deve ser usada em todos os projetos?

Não necessariamente. Se você estiver organizando uma festa de confraternização da equipe ou uma mudança de escritório, não há necessidade de usar a estrutura da EAP. Mas assim que houver várias entregas, recursos variados e gerenciamento de projetos estruturado, a EAP se torna uma aliada preciosa. Até mesmo projetos pequenos e complexos são beneficiados.

Quantos níveis são necessários em uma EAP?

Não existe um número mágico. Em geral, de 3 a 5 níveis são suficientes. O objetivo não é criar uma fábrica de gás, mas ter uma estrutura que seja clara, legível e útil para o monitoramento do trabalho. O excesso de detalhes mata a organização.

É possível criar uma EAP ágil?

Sim, mas com flexibilidade. Em um projeto ágil, a estrutura da EAP pode ser usada para mapear os principais objetivos ou entregáveis de cada sprint ou fase. Ela é então usada como uma bússola, não como um mapa fixo.