Sua lista de tarefas parece interminável? Experimente um destes 12 aplicativos para organizar suas tarefas

A lista de tarefas é uma ferramenta simples e particularmente eficaz para gerenciar sua lista de tarefas. Organize, classifique e priorize suas tarefas... Como você pode fazer uma boa lista de tarefas para acabar com a procrastinação e finalmente riscar suas tarefas da lista?

Este artigo responde a essa pergunta, fornecendo algumas dicas importantes e uma seleção de aplicativos de listas de tarefas para lhe dar tranquilidade. Reserve um tempo para ler este artigo e, em seguida, risque essa tarefa de sua lista 😉.

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Lista de tarefas: 1 definição, 8 benefícios

"To do" significa "fazer" em inglês. Portanto, uma to-do list é uma lista de coisas a fazer. Por extensão, associamos a to-do list ao gerenciamento minimalista de tarefas, que deve ser simples de implementar e eficaz para alcançar os resultados esperados.

Fazer listas de tarefas traz vários benefícios, como :

• não se esquecer mais de coisas a fazer
• saber onde você está em relação à sua lista de tarefas e às suas tarefas diárias;
• ter uma ideia clara do que precisa ser feito;
• ser eficiente em sua organização pessoal;
• manter o controle do que foi feito para poder relatar o que foi feito;
• dividir um trabalho ou projeto em tarefas menores e mais gerenciáveis;
• organizar-se melhor como parte de uma equipe, alocando tarefas;
• parar de procrastinar.

Em um contexto profissional, o que se busca, acima de tudo, é a produtividade coletiva e a serenidade.

Observação: é muito complicado detalhar tarefas sem prejudicar a legibilidade do arquivo. O Excel é adequado para pequenas tarefas, mas rapidamente mostra suas limitações.

Seleção de 12 pacotes de software de gerenciamento de tarefas para lidar com sua lista de tarefas

Se uma lista de tarefas em papel ou digital do Excel não for suficiente para você, temos o software de lista de tarefas de que você precisa para gerenciar suas tarefas (e muito mais!) de forma colaborativa e em movimento.

Tabela comparativa dos 12 principais softwares de listas de tarefas

Asana

Você tem mil coisas para fazer e apenas uma cabeça para se lembrar de todas elas? Boas notícias: a Asana tem várias. Criada para equipes que lidam com projetos, tarefas e objetivos, a Asana é uma ferramenta de gerenciamento de trabalho ultra-visual e fácil de usar.

Durante o seu dia, você pode criar listas de tarefas, organizá-las por prioridade, atribuí-las aos seus colegas (ou a você mesmo, se for multitarefa) e acompanhar o progresso em tempo real. A Asana se adapta à sua maneira de trabalhar, como um bom e velho caderno de anotações, com lista, cronograma e visualizações de gráficos no estilo Kanban:

🛠️ Principais recursos para criar uma lista de tarefas:

• criar tarefas com subtarefas e prazos;
• classificar tarefas por projeto, rótulo ou prioridade;
• atribuição a um ou mais membros da equipe;
• visualização de lista, cronograma ou tabela;
• possibilidade de adicionar notas, anexos e comentários;
• integração com o Google Calendar para manter o controle das tarefas do dia;
• automação de ações repetitivas (regras personalizadas);
• notificações e lembretes para que você não se esqueça de nada.

Asana

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Gerenciamento de trabalho, projetos, e tarefas

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Beesbusy

Quer uma ferramenta que gerencie sua agenda sem fazer você suar frio? 🐝 O Beesbusy faz o trabalho sem zumbidos desnecessários. Projetada tanto para profissionais quanto para iniciantes, essa ferramenta de gerenciamento de projetos , criada na França, tem como foco a clareza e a simplicidade.

Você pode criar suas listas de tarefas com apenas alguns cliques, planejar suas atribuições e monitorar o progresso em tempo real. E bônus: tudo isso com uma interface colorida que não fará com que você queira fugir.

🛠️ Principais recursos para criar uma lista de tarefas:

• criação de tarefas, subtarefas e listas de verificação;
• visualização de lista, diário ou Gantt para organizar o trabalho;
• adicionar notas, anexos e comentários;
• atribuição de tarefas por usuário ou por projeto;
• gerenciamento do tempo estimado e do tempo restante;
• notificações para mantê-lo no horário, mesmo nas tardes de sexta-feira;
• sincronização com sua agenda global para evitar duplicação.

Beesbusy

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Ferramenta Ágil para Gestão de Projetos

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Canva

Conhecemos o Canva por seus designs chamativos. Mas você sabia que ele também pode funcionar como uma lista de tarefas? Entre duas criações do Instagram, você pode organizar suas tarefas, anotar seus objetivos e planejar seu trabalho.

A melhor parte? Liberdade total. Você começa com um modelo ou uma página em branco e, em seguida, personaliza tudo: cores, blocos , tipografia. Uma espécie de bloco de notas visual que faz você querer marcar as tarefas do dia.

🛠️ Principais recursos para criar uma lista de tarefas:

• modelos prontos para uso para criar listas de tarefas esteticamente agradáveis;
• capacidade de adicionar blocos personalizados: notas, prazos, marcadores de prioridade etc;
• interface simples e intuitiva de arrastar e soltar
• exportação para PDF, imagem ou link para compartilhar sua agenda;
• sincronização com o aplicativo móvel para gerenciamento de tempo em movimento;
• acesso a uma biblioteca de recursos visuais para ilustrar seus projetos;
• função colaborativa para criar uma lista de tarefas em conjunto.

Canva

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Design Gráfico Acessível e Intuitivo para Todos

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Faça isso amanhã

Procrastinadores de todo o mundo, alegrem-se! O Do it Tomorrow transforma sua tendência a procrastinar em um método de organização.

A interface imita um caderno real. À esquerda, suas tarefas do dia. À direita, as que você está (oficialmente) adiando para amanhã. Minimalista, vintage e 100% seguro de si.

Sem gadgets. Apenas uma lista simples, para priorizar o que é importante sem ficar preso ao que é urgente. E, às vezes, não fazer nada imediatamente é uma excelente estratégia. Sim, é verdade.

🛠️ Principais recursos para criar uma lista de tarefas:

• interface com duas colunas: hoje e amanhã;
• adição rápida de tarefas, sem necessidade de conta ou registro;
• arrastar e soltar para mover as tarefas de um dia para o outro;
• sincronização entre o aplicativo da Web e o aplicativo móvel;
• design simples, no estilo de caderno;
• ideal para gerenciar anotações simples sem sobrecarga;
• disponível em uma versão gratuita.

Easynote

Precisa de uma ferramenta que combine listas de tarefas, gerenciamento de projetos e uma interface zen? O Easynote preenche todos os requisitos... sem fazer você suar muito.

Projetado para equipes e freelancers, o Easynote oferece uma interface clara, fluida e, acima de tudo, altamente flexível. Você pode criar uma lista de tarefas no site , adicionar notas e prazos a elas ou conectá-las a outros projetos em andamento. E tudo permanece em sincronia.

É um pouco como o bloco de notas que teria ido para a faculdade de administração 👨‍🎓.

🛠️ Principais recursos para criar uma lista de tarefas:

• criação de tarefas simples ou complexas, com subtarefas;
• organização por lista, cronograma ou visualização Kanban;
• adição de notas, documentos e comentários;
• gerenciamento de dependências entre tarefas;
• controle do tempo gasto em cada tarefa;
• notificações automáticas para garantir o cumprimento dos objetivos.

Easynote

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Otimização de gestão com software colaborativo

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Google Keep, no pacote Google WorkSpace

Você gosta de coisas simples, rápidas e eficientes? O Google Keep é o bloco de notas digital que acompanha seu ritmo. Sem frescuras, apenas o essencial para registrar suas ideias e criar listas de tarefas em um piscar de olhos.

O aplicativo abre com um clique, você escreve o que precisa ser feito, adiciona um lembrete, uma cor e pronto. É o equivalente digital de um post-it, mas sincronizado em todos os seus dispositivos.

🛠️ Principais recursos para criar uma lista de tarefas:

• criação rápida de notas, listas ou memorandos de voz;
• caixa de seleção para cada tarefa concluída (satisfatório, não é?);
• lembretes com base em data, hora ou local;
• cores e rótulos para organizar as tarefas;
• sincronização com o Google Drive e integração com o pacote Google Workspace;
• acessível via celular, tablet, navegador ou até mesmo assistente de voz;
• perfeito para gerenciar um dia agitado ou estruturar um projeto leve.

Google Keep

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Notas e Listas Efetivas com Organizador Digital

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Microsoft To Do

O sucessor oficial do Wunderlist assumiu o controle... e não se contentou em ficar de fora. O Microsoft To Do oferece uma experiência fluida e clara que, acima de tudo, está bem integrada ao ecossistema do Microsoft 365.

O aplicativo é perfeito para gerenciar as tarefas do dia a dia, desde um simples lembrete para levar o lixo para fora até a coordenação de um projeto de equipe. Com sua interface organizada, opções bem pensadas e sincronização instantânea, ele é tudo o que você espera de uma boa ferramenta de gerenciamento de tempo .

Uma menção especial deve ser feita à visualização "My Day", que ajuda a manter o controle sem se afogar em listas intermináveis.

🛠️ Principais recursos para criar uma lista de tarefas:

• criação de tarefas com subtarefas, prazos, lembretes e repetições;
• agrupamento por lista, tema ou objetivo;
• Função "My day" para planejar suas tarefas importantes;
• adicionar notas, anexos e etapas marcáveis;
• sincronização com o Outlook e o Microsoft 365;
• Interface simples e atraente, acessível em todos os dispositivos;
• gratuito e sem anúncios, mesmo na versão completa.

Microsoft To Do

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Organização Eficiente com Software de Tarefas

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monday.com

A monday.com transforma suas tarefas em blocos coloridos e dinâmicos que (quase) fazem você querer trabalhar no fim de semana.

É uma ferramenta de gerenciamento de trabalho ultra-visual desenvolvida para equipes que lidam com vários projetos, prazos e clientes. Cada linha se torna uma tarefa a ser seguida, atribuída, comentada e validada. Tudo é sincronizado, desde sua agenda até suas reuniões no Zoom. E se você é o tipo de pessoa que gosta de automatizar tudo, vai adorar os fluxos de trabalho personalizados.

🛠️ Principais recursos para criar uma lista de tarefas:

• Criação de tarefas personalizáveis com prazos, rótulos, prioridades e status;
• Visualização como uma lista, quadro Kanban, calendário ou linha do tempo;
• adicionar notas, comentários, arquivos e links externos;
• automações para criar, mover ou atribuir tarefas sem levantar um dedo;
• Acompanhamento do progresso com codificação por cores e filtros de projeto;
• integrações com mais de 40 ferramentas (Google Calendar, Slack, Trello, Zoom, etc.);
• Versão gratuita disponível para pequenos grupos ou freelancers que desejam eficiência sem gastar muito.

monday.com

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A plataforma mais intuitiva para gerir projetos e equipes

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TickTick

Um nome que faz você vibrar e uma interface que o ajuda a não perder mais nenhum minuto. O TickTick é o aplicativo que combina listas de tarefas, planejamento e até mesmo um toque zen com um timer Pomodoro integrado.

Ele é leve, fluido e surpreendentemente completo. Perfeito para cérebros com mil ideias por segundo. Você organiza suas listas de tarefas, prioriza-as e categoriza-as, e as assinala às dezenas (com satisfação).

E o melhor de tudo? A ergonomia móvel impecável. Use-o entre duas estações de metrô ou em uma fila.

🛠️ Principais recursos para criar uma lista de tarefas:

• criação rápida de tarefas com prioridades, subtarefas e lembretes;
• organização por listas, pastas ou etiquetas personalizadas;
• visualização de calendário, diário ou planejamento semanal;
• adição de notas, arquivos e comentários;
• cronômetro Pomodoro incorporado para um gerenciamento mais eficiente do tempo;
• sincronização com vários dispositivos (Web, celular, tablet, smartwatch).

TickTick

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Organização Eficiente com Software de Produtividade

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Todoist

O nome já diz tudo: você tem coisas a fazer e o Todoist está aqui para organizá-las. Simples, elegante e, acima de tudo, formidavelmente eficaz, o Todoist é um dos pesos pesados da lista de tarefas digital.

Seu ponto forte? A clareza. Você insere uma tarefa, adiciona um prazo e uma prioridade, e ela vai para a sua agenda. O sistema de filtros e rótulos ajuda você a se manter no caminho certo, mesmo quando a carga mental parece uma montanha.

É o companheiro ideal para o seu dia a dia, seja você um profissional organizado... ou um campeão de post-its perdidos.

🛠️ Principais recursos para criar uma lista de tarefas:

• adição rápida de tarefas usando linguagem natural ("amanhã às 15h", "toda segunda-feira");
• classificação por projetos, listas e níveis de prioridade;
• visualização de calendário, lista ou tabela, dependendo de suas necessidades;
• adicionar notas, comentários, arquivos e links;
• lembretes, notificações e metas diárias;
• controle de produtividade com pontuações e tendências;
• versão gratuita altamente funcional, versão premium para profissionais de varejo.

Todoist

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Organização e Produtividade: Gerenciador de Tarefas Inteligente

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Trello

Você é fã de post-its e quadros brancos? Se sim, o Trello é a versão digital e colaborativa para você. Esse software transforma seus projetos em colunas visuais que são fáceis de mover, organizar e compartilhar.

Cada tarefa se torna um cartão. Você o arrasta de uma lista para a outra - "A fazer", "Em andamento", "Concluído" - como um profissional de classificação organizado. Tudo com rótulos, prazos, listas de verificação e até mesmo gifs (sim, gifs são bons para motivação).

Seja trabalhando sozinho ou em equipe, é uma excelente ferramenta para organizar seu trabalho sem dores de cabeça.

🛠️ Principais recursos para criar uma lista de tarefas:

• tabelas personalizáveis com listas e cartões de arrastar e soltar;
• criação de tarefas com descrições, prazos, listas de verificação e anexos;
• organização por projeto, tema ou fluxo de trabalho;
• integração com o Google Drive, Slack, Agenda, etc. ;
• adicionar notas, comentários e membros da equipe;
• automações que economizam tempo por meio do Butler;
• disponível em uma versão gratuita, ideal para quem está começando.

Trello

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Gerencie projetos com mais colaboração e produtividade

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Wimi

Um projeto, várias partes interessadas, uma montanha de tarefas para controlar? O Wimi está lá para organizar a bagunça. Esse aplicativo francês reúne todas as ferramentas de que uma equipe precisa para se manter coordenada: listas de tarefas, documentos, mensagens e até mesmo uma unidade segura.

O Wimi é como a sua agenda, o seu bloco de notas e o seu gerenciador de planejamento, tudo sob o mesmo teto. Você pode centralizar as informações, acompanhar as tarefas em tempo real e colaborar sem complicações desnecessárias.

🛠️ Principais recursos para criar uma lista de tarefas:

• criação de tarefas com prazos, status e atribuição por membro;
• organização em listas, por pasta ou por projeto;
• adição de notas, arquivos, comentários e listas de verificação;
• Visualizações de Gantt, calendário e Kanban para uma visão geral clara do trabalho;
• gerenciamento avançado de direitos e confidencialidade;
• sincronização com suas ferramentas (Google, Office, etc.).

Wimi

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A suíte colaborativa segura e soberana

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Qual aplicativo de lista de tarefas devo escolher?

Tabela de resumo das 12 ferramentas de lista de tarefas

Nosso conselho para sua escolha

A escolha de um aplicativode lista de tarefas não se trata apenas de marcar uma caixa. Trata-se de encontrar a ferramenta certa para a sua maneira de trabalhar, sua carga mental de trabalho... e seu estresse nas manhãs de segunda-feira.

Aqui estão algumas dicas para evitar a perda de tempo testando 15 aplicativos antes de encontrar o certo:

1. Comece com simplicidade

Não há necessidade de mirar no foguete Apollo se tudo o que você quer é uma lista de tarefas para sua casa. O Google Keep, o Microsoft To Do ou o TickTick são perfeitos para começar sem uma fábrica de gás.

2. Pense em "equipe" se estiver colaborando

Você gerencia projetos, agendas compartilhadas ou clientes? Recorra ao Asana, Trello, monday.com ou Beesbusy.
Eles oferecem várias visualizações, opções de delegação e funções de rastreamento de atribuições.

3. Dê uma olhada em seu ecossistema

Já está no Google? 👉 O Keep se integra perfeitamente.
Já está no Microsoft 365? 👉 O Microsoft To Do será mais natural.
É fã de design? 👉 O Canva vai encantá-lo visualmente.

4. Experimente as versões gratuitas

A maioria das ferramentas oferece um pacote gratuito. É ideal para ver se o aplicativo se encaixa no seu uso diário.

5. Priorize a usabilidade

Uma ferramenta muito complexa não será usada. É melhor ter um método simples que você possa aplicar do que um monstro cheio de recursos que você abandona depois de uma semana.

Como você pode aproveitar ao máximo seu software de lista de tarefas?

Em primeiro lugar, crie listas claras, não listas de pendências. Um projeto, uma lista. Não misture suas consultas médicas com as entregas de seus clientes. Organize suas tarefas como faria com suas meias: em pares, não soltas.

E planeje seu dia todas as manhãs. Antes de começar a ler seus e-mails, abra seu aplicativo e selecione as tarefas realmente importantes. A função "Meu dia" no Microsoft To Do, por exemplo, é perfeita para isso.

Não use lembretes em excesso. O excesso de notificações acaba com a notificação. Não crie uma agenda que toque mais do que o despertador. Seja estratégico.

Agrupe, classifique e arquive. Use pastas, etiquetas e filtros. Mantenha sua lista de tarefas legível e fluida, mesmo que esteja gerenciando dez projetos ao mesmo tempo.

Automatize o que pode ser automatizado. Se sua ferramenta permite regras, modelos ou automação (olá Asana, monday.com ou Trello), use-os. A economia de 3 minutos por tarefa pode se acumular rapidamente no final do mês.

E acima de tudo... marque. Pode parecer bobagem, mas marcar uma tarefa concluída lhe dá satisfação instantânea.

Como fazer uma lista de tarefas eficaz? 5 dicas importantes

Dica 1: Divida as tarefas em sua lista

Identifique e diferencie entre tarefas rápidas e trabalho de fundo e equilibre a carga de trabalho que elas representam.

É claro que é bom riscar as tarefas e a sensação de realização é muito maior, mas você também precisa dedicar tempo às tarefas demoradas, pois são elas que o levam longe e lhe dão uma visão de longo prazo.

Para manter o prazer de riscar tarefas, divida o trabalho em tarefas menores (riscar = prazer = motivação para continuar).

Dica 2: Priorize as tarefas importantes

Defina, para cada dia, no máximo uma tarefa prioritária, várias tarefas secundárias e tarefas pequenas e menos importantes.

Exemplo:

• Tarefa prioritária: fazer as contas do mês;
• Tarefas secundárias: reabastecer o estoque e alterar os preços no site;
• Pequenas tarefas: esvaziar as lixeiras, regar as plantas, comprar post-its.

A priorização de tarefas é essencial. Use um método simples: posicione as tarefas em uma matriz com dois eixos: ganho e esforço. Recomenda-se, então, que você dê prioridade às tarefas em verde e coloque as tarefas em vermelho por último:

Dica 3: Avalie o tempo e o esforço

No método de gerenciamento de projetos Agile Scrum, é aconselhável estimar quanto tempo você gastará em uma tarefa. Isso o ajuda a priorizar as tarefas e a saber o que é razoavelmente possível fazer em um dia ou em uma semana.

Por exemplo, em um dia de trabalho de 7 horas, é possível realizar uma tarefa de 4 horas e 2 tarefas de 1,5 horas.

ℹ️ É aconselhável reservar entre 10% e 20% do seu dia para lidar com circunstâncias imprevistas, o que também dá às tarefas planejadas uma chance maior de serem concluídas.

Dica 4: Concentre-se em tarefas factíveis

É contraproducente impor a si mesmo tarefas que exijam mais recursos e tempo do que você tem.

Outro erro comum é colocar objetivos em sua lista de tarefas em vez de um plano de ação (to do = coisas a fazer, não objetivos a alcançar).

Exemplo: "passar no meu exame" é um objetivo. É melhor se concentrar em 4 tarefas realizáveis, como: comprar o livro, ler o livro, praticar, fazer um exame simulado.

Dica 5: Crie uma lista de tarefas agradável e visual

Preste tanta atenção à forma da sua lista de tarefas quanto ao seu conteúdo: por exemplo, as cores são uma boa maneira de identificar rapidamente a importância ou a urgência de uma tarefa, ou quem é responsável por uma tarefa no caso de trabalho em equipe.

O quadro Kanban também permite que você veja o progresso das tarefas, desde sua criação até sua conclusão (da esquerda para a direita).

Por fim, você pode agrupar as tarefas que faz sentido realizar consecutivamente para aumentar a produtividade.

Exemplo de uma lista de tarefas para download gratuito (Excel)

O Excel permite que você liste tarefas de forma organizada, filtre-as e pesquise uma tarefa rapidamente. Aqui está um exemplo de lista de tarefas em formato Excel para você baixar gratuitamente:

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Lista de tarefas, em resumo

Um último conselho: releia regularmente sua lista de tarefas de cima a baixo para atualizá-la e reorganizá-la, se necessário. Você também terá a agradável sensação de estar no controle de sua agenda.

Escolher uma ferramenta eficaz que seja adaptada às suas restrições orçamentárias e ao seu nível de exigência é particularmente útil para fazer sua lista de tarefas.

Bloco de notas virtual ou gerenciador de tarefas on-line real, a escolha é sua! ✨